Dernière mise à jour le 6 novembre 2026
Un suivi du temps facturable pratique pour experts-comptables fixe une base d’honoraires par mission, note le temps chaque jour par client et par tâche, clôture le journal chaque mois, compare les heures aux honoraires, puis facture ou déprécie avant l’ouverture de la période suivante. Notez aussi le travail au forfait, car ce journal vous montre quels honoraires ne sont pas rentables.
Pourquoi un expert-comptable doit-il noter son temps sur le travail au forfait ?
Noter le temps sur le travail au forfait vous dit ce que chaque forfait rapporte réellement à l’heure. Le client ne le voit jamais, et cela ne change pas la facture. C’est pour vous.
Deux clients au même forfait mensuel peuvent demander des temps très différents, généralement à cause de l’état de leurs pièces. Vous ne le saurez pas en regardant les factures. Le guide sur la facturation au forfait en comptabilité explique comment fixer ces honoraires au départ. Celui-ci couvre la routine qui montre s’ils fonctionnent.
À quoi un expert-comptable doit-il rattacher son temps ?
Rattachez le temps au client, à la prestation et à la période, pour qu’un chiffre puisse ensuite être comparé aux honoraires qui le couvrent. Une courte liste de codes suffit :
| Code | Couvre | Base d’honoraires habituelle |
|---|---|---|
| BK | Tenue comptable mensuelle | Forfait mensuel |
| VAT | Préparation et dépôt des déclarations de TVA | Forfait, par déclaration |
| PAY | Cycles de paie | Forfait, par cycle ou par salarié |
| YE | Comptes annuels | Forfait annuel |
| TAX | Déclarations d’impôt | Forfait annuel |
| QRY | Questions courantes, relances pour obtenir les pièces | Inclus dans le forfait, noté quand même |
| ADV | Conseil hors forfait | À l’heure |
Une saisie se lit alors « Client A, VAT, T1 2026, 1,5 heure, rapprochement du journal des achats ». QRY est le code qui rembourse l’effort, car il isole les clients qui vous coûtent le plus en relances.
La routine mensuelle, étape par étape
- Chaque jour : chacun note son temps par client, code et période, appels brefs compris. Le guide du journal de temps donne les colonnes.
- Chaque vendredi : comblez les trous tant que la semaine est fraîche.
- Premier jour ouvré : clôturez le mois précédent. Les saisies tardives demandent l’accord du relecteur.
- Avant le 3e jour ouvré : le relecteur compare les heures aux honoraires et signale tout ce qui sort du périmètre. Pour chaque signalement, décidez de le facturer, de l’absorber ou d’en parler au client.
- Avant le 5e jour ouvré : émettez les factures du mois : honoraires forfaitaires, conseil à l’heure et suppléments convenus.
- Le même jour : mettez à jour votre état des travaux en cours (WIP) avec ce qui a été gagné mais pas encore facturé.
- Chaque trimestre : comparez les honoraires de chaque client à 12 mois glissants d’heures.
Les jours sont une suggestion. Ce qui compte, c’est que la relecture précède la facturation, et que le mois se clôture à une date connue, pour que les chiffres cessent de bouger.
Comment éviter que le travail hors périmètre ne fuie ?
Le travail hors périmètre fuit parce qu’un client pose une question rapide et que personne ne consulte la lettre de mission. Il faut deux choses : une lettre qui énumère ce que couvrent les honoraires, traitée dans la section honoraires d’une lettre de mission, et un e-mail envoyé avant le début du travail.
Cela sort de nos honoraires mensuels, qui couvrent la tenue comptable et les déclarations de TVA. J’estime environ 3 heures à 85 € de l’heure, soit 255 € hors TVA. Puis-je y aller ?
C’est un e-mail court, et les clients s’opposent rarement à ce qu’on leur demande d’abord. Ce à quoi ils s’opposent, c’est à une surprise sur la facture. Gardez la réponse avec les saisies de temps.
Un exemple chiffré : ce que rapporte chaque forfait à l’heure
Voici un exemple inventé. Un petit cabinet veut que son travail au forfait rapporte au moins 75 € de l’heure, un chiffre établi avec la méthode du taux horaire facturé.
| Client | Honoraires mensuels | Heures ce mois-ci | Honoraires par heure | Par rapport à 75 € |
|---|---|---|---|---|
| A | 450 € | 5,5 | 81,82 € | +6,82 € |
| B | 300 € | 6,0 | 50,00 € | −25,00 € |
| C | 900 € | 10,0 | 90,00 € | +15,00 € |
| Les trois | 1 650 € | 21,5 | 76,74 € | +1,74 € |
Le total semble correct, et c'est ainsi que le client B reste caché. À 6 heures par mois, le client B demande des honoraires de 450 € (6 × 75 €), ou alors le travail doit descendre à 4 heures (300 € ÷ 75 €).
Un seul mois prouve peu en comptabilité, car la clôture annuelle et les trimestres de TVA concentrent les heures sur certains mois. Comparez les honoraires à 12 mois glissants d’heures avant d’en parler à qui que ce soit. Si ce sont les heures QRY la cause, une discussion pour obtenir les pièces à temps peut régler le problème sans toucher aux honoraires.
Que faire du temps qu’on ne peut pas facturer ?
Du temps à l’heure que vous décidez de ne pas facturer est une dépréciation, et une facture que vous ne pouvez pas recouvrer est une perte sur créance. Dépréciation et passage en perte explique comment enregistrer chacun.
Un dépassement sur un forfait n’est ni l’un ni l’autre. Rien n’allait être facturé pour cela : il entre donc simplement dans la révision des honoraires. Résistez à l’envie de l’effacer du journal, car c’est la preuve dont vous aurez besoin au moment du renouvellement des honoraires.
Appliquer cette méthode dans ERPFlow
ERPFlow n’a aujourd’hui ni chronomètre ni feuilles de temps, et le temps d’une carte ne devient pas des lignes de facture. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt. ERPFlow gère le cabinet plutôt que la comptabilité de vos clients, et n’est pas un grand livre. Voici comment la méthode s’y adapte aujourd’hui :
- Travail et échéances : un tableau de projet par client, lié à sa fiche client, avec une carte par tâche et par période, comme « Déclaration de TVA, T1 2026 ». Chaque carte a une échéance et des responsables. Le lien client est porté par le tableau : un tableau par client vous donne donc un total de temps par client.
- Temps : saisi dans le champ Temps passé de chaque carte, avec des totaux par tableau et par client. Il n’y a ni codes de tâche ni rapports par personne. Le temps n’a pas de date non plus, et c’est pourquoi une carte par période est ce qui sépare mars d’avril.
- Honoraires forfaitaires : les factures récurrentes s’émettent selon un calendrier, mensuel ou tous les trois mois par exemple, une facture par client à chaque cycle, envoyée par e-mail ou laissée en brouillon. Elles facturent et n’encaissent jamais.
- Conseil à l’heure : un service avec votre tarif horaire sur une facture ordinaire, avec les heures saisies comme quantité.
- La relecture : l’onglet Analytique d’un client affiche le chiffre d’affaires, et l’onglet Projets affiche le temps. Diviser l’un par l’autre est un calcul que vous faites vous-même, car ERPFlow n’a ni taux, ni budgets, ni coût ou marge par client. Il n’a pas non plus d’état des travaux en cours.