Comment facturer un client (pas à pas)

Pour facturer un client, convenez du prix et des conditions de paiement, puis émettez un document portant un numéro unique, les coordonnées des deux parties, la date d’émission, la description du travail, les montants et la TVA éventuelle, une date d’échéance et le moyen de paiement. Envoyez-le en PDF à la personne qui règle les factures, puis suivez-le jusqu’au paiement.

Une facture remplit deux fonctions. Elle réclame de l’argent et, pour une entreprise assujettie à la TVA, elle constitue aussi un justificatif fiscal que votre client peut utiliser pour récupérer la TVA. La fonction fiscale détermine ce qu’elle doit mentionner. La fonction d’encaissement, c’est à vous de la soigner, car les règles de TVA n’exigent ni date d’échéance ni coordonnées bancaires.

Quelles mentions une facture doit-elle contenir ?

Une facture de TVA de l’UE doit contenir les mentions listées à l’article 226 de la directive TVA. Les voici dans l’ordre où vous les remplissez, avec le numéro du point et l’erreur que chacune attire.

Cette liste, c’est ce que le droit de la TVA exige. La date d’échéance et vos coordonnées de paiement n’y figurent pas, et vous en avez pourtant besoin. Une facture sans elles peut être parfaitement valable et rester impayée.

La liste change dans quelques situations :

• Au Royaume-Uni, le guide TVA de la HMRC donne une liste très proche au paragraphe 16.3.1 et demande le moment de la prestation, appelé « tax point ».
• Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, vous ne facturez pas de TVA et n’émettez pas de facture de TVA. La liste de GOV.UK pour les factures ordinaires demande néanmoins un numéro unique, les coordonnées des deux parties, une description claire, la date de la prestation, la date de la facture et les montants.
• Pour les petits montants, les pays de l’UE doivent autoriser une facture simplifiée jusqu’à 100 € (article 220 bis, avec des exceptions pour certaines ventes transfrontalières). Le Royaume-Uni en autorise une jusqu’à 250 £ si le client est d’accord (paragraphe 16.6.1 du guide de la HMRC).
• Votre pays peut ajouter d’autres mentions. L’article 226 ne couvre que la TVA. Le droit des sociétés ou le droit fiscal peut imposer d’autres mentions, comme un numéro d’immatriculation ; demandez-le une fois à votre expert-comptable et intégrez la réponse à votre modèle.

Chaque champ est expliqué en détail dans les champs d’un modèle de facture de TVA.

Comment facturer un client, étape par étape

1. Convenez d’abord du prix et des conditions. Mettez le périmètre, le prix et le délai de paiement dans un devis ou dans un e-mail auquel le client a répondu. Une facture est un mauvais endroit pour qu’un client découvre ce que coûte une prestation.
2. Réunissez les informations de facturation avant d’en avoir besoin. Il vous faut la dénomination légale, l’adresse de facturation, un numéro de TVA s’il y en a un, un éventuel numéro de bon de commande et l’adresse où envoyer les factures. La personne qui vous a engagé ne les connaît souvent pas : demandez-lui de se renseigner.
3. Choisissez le moment de facturation. À la fin de la mission, à un acompte, par étapes ou chaque mois. Le tableau plus bas vous aide à choisir.
4. Rédigez les lignes pour qu’un inconnu puisse les valider. Quelqu’un de la comptabilité qui ne vous a jamais rencontré validera « Enseigne de façade, 2,4 m, posée le 10 avril ». « Signalétique » provoque une question.
5. Calculez la taxe ligne par ligne. Les ventes nationales prennent normalement votre taux local. Pour tout ce qui passe une frontière, lisez d’abord comment facturer des clients de l’UE ou comment facturer des clients à l’international.
6. Fixez les dates. La date d’émission est aujourd’hui. Donnez une vraie date d’échéance, calculée à partir de vos conditions de paiement, car « 28 avril 2026 » laisse moins de place à la discussion que « net 14 jours ».
7. Indiquez comment payer. Donnez le titulaire du compte, l’IBAN et le BIC, et demandez le numéro de facture comme référence du virement pour rapprocher l’argent à son arrivée.
8. Émettez-la, puis n’y touchez plus. C’est à ce moment que le numéro est attribué et que la facture devient définitive. Une erreur découverte plus tard donne lieu à un avoir ou à une annulation suivie d’une nouvelle émission, jamais à une modification discrète.
9. Envoyez-la à la bonne boîte de réception. Envoyez le PDF par e-mail à l’adresse de la comptabilité, avec votre contact en copie, accompagné d’un court e-mail qui donne le numéro, le montant et l’échéance dès les premières lignes. Vérifiez qu’un PDF suffit, car certains pays exigent désormais des factures électroniques structurées. La Belgique l’impose entre entreprises assujetties à la TVA depuis le 1er janvier 2026.
10. Enregistrez le paiement ou relancez. Notez l’échéance. Si l’argent n’est pas arrivé le lendemain, lancez votre série de relances.

Une facture complète, détaillée

Voici un exemple inventé : un fabricant d’enseignes qui facture à un café une nouvelle enseigne de façade, avec une TVA de 20 % à titre d’illustration.

Trois choix sont délibérés sur cette facture. La date de la prestation apparaît parce qu’elle diffère de la date d’émission. Si vous facturez le jour où vous terminez, une seule date remplit les deux rôles. Le travail de conception indique des heures et un taux, car la HMRC considère un taux horaire comme le prix unitaire d’un service (paragraphe 16.3.2), alors que l’enseigne est un article unique à son prix complet. Et le numéro de commande du client figure sur la facture parce que certains services comptables ne libèrent pas le paiement sans lui.

Quand faut-il envoyer une facture ?

Vous devez envoyer une facture dès que le moment de facturation convenu arrive, car les délais de paiement courent généralement à partir de la date de la facture ou de sa réception par le client.

Les règles de TVA fixent la limite extrême. Au Royaume-Uni, vous émettez normalement une facture de TVA dans les 30 jours suivant le « tax point » (paragraphe 16.2.3 du guide de la HMRC). Dans l’UE, les prestations de services transfrontalières soumises à l’autoliquidation doivent être facturées au plus tard le 15e jour du mois suivant (article 222), et chaque pays peut fixer des limites pour les autres opérations.

Que se passe-t-il si la facture n’a pas de date d’échéance convenue ?

Une facture sans date de paiement convenue est considérée comme en retard 30 jours après sa réception par le client, ou 30 jours après la livraison si celle-ci est postérieure, pour les clients professionnels dans l’UE (article 3 de la directive concernant la lutte contre le retard de paiement) et au Royaume-Uni (GOV.UK).

Si vous voulez 14 jours, convenez donc de 14 jours avant de commencer. L’imprimer pour la première fois sur la facture pèse moins que de l’avoir dans le devis que le client a accepté. Entre entreprises, les délais convenus peuvent aller jusqu’à 60 jours, et au-delà seulement s’ils sont expressément convenus et équitables.

Pourquoi des factures sont-elles renvoyées ?

Les factures sont renvoyées le plus souvent parce que la comptabilité n’arrive pas à les rapprocher d’un élément déjà validé. Voici les points à vérifier avant d’appuyer sur envoyer :

• La mauvaise entité juridique. Le contrat est avec une société holding et la facture porte le nom du magasin.
• Pas de numéro de bon de commande, alors que le système du client refuse une facture qui n’en a pas.
• Une description que personne ne peut valider. La personne qui paie n’était pas à la réunion.
• Un total différent de celui du devis, sans ligne qui explique pourquoi.
• Un numéro de TVA manquant ou erroné, qui peut empêcher le client de récupérer la TVA.
• La mauvaise boîte de réception. Votre contact est en congé, et la facture aussi.

Facturer ses clients dans ERPFlow

Dans ERPFlow, une facture commence par un brouillon rattaché à une fiche client. Vous ajoutez des lignes en choisissant un service ou un produit pour remplir la description et le prix, avec une remise facultative et un taux de taxe sur chaque ligne. La date d’échéance démarre à 14 jours après la date d’émission, et vous pouvez la modifier. Votre dénomination légale, votre numéro de TVA, votre adresse et vos coordonnées bancaires proviennent de Paramètres > Infos de l’entreprise.

Émettre attribue à la facture son numéro, par exemple INV-2026-0042, et la rend définitive. Envoyer par e-mail envoie le PDF, dans l’une des 19 langues, et enregistre l’envoi. Ensuite, Enregistrer un paiement suit les paiements complets ou partiels, le filtre En retard montre ce qui est en retard, et Envoyer un rappel de paiement envoie un rappel par e-mail, une facture à la fois.

Il y a des limites à connaître. ERPFlow n’a pas de champ distinct pour la date de la prestation : quand cette date diffère de la date d’émission, indiquez-la dans la description de la ligne ou dans Notes. Il n’y a pas de paiement en ligne par carte. ERPFlow ne vérifie pas les numéros de TVA dans VIES et ne choisit pas un taux d’après le pays du client. Les factures électroniques s’exportent en XML Peppol BIS Billing 3.0 que vous transmettez à votre opérateur de facturation électronique ; ERPFlow ne les envoie pas lui-même sur le réseau Peppol.