TVA sur les frais refacturés et les débours

La plupart des frais refacturés portent de la TVA. Si vous avez acheté quelque chose pour exercer votre propre métier, comme un déplacement, cela fait partie de votre prestation, et vous facturez donc la TVA dessus à votre taux normal. Un vrai débours, payé en tant que mandataire de votre client et répercuté au coût exact, reste en dehors de votre TVA. Le critère est de savoir qui a reçu la prestation.

Ce guide traite de la TVA. Le volet facturation, y compris la façon de présenter et de formuler les lignes de frais pour un client, figure dans le guide sur la facturation des frais refacturables.

Quelle est la différence entre une refacturation et un débours ?

La différence entre une refacturation et un débours tient à l’auteur de l’achat. Si le tiers vous a fourni la prestation, répercuter le coût est une refacturation. Si le tiers a fourni votre client et que vous avez seulement payé en son nom, cela peut être un débours.

Le droit de l’UE trace la même ligne. L’article 78, point b), de la directive TVA inclut dans votre base d’imposition les frais accessoires facturés au client, comme le transport et l’assurance. L’article 79, point c), n’exclut que les remboursements de dépenses « engagées au nom et pour le compte du client » et inscrites dans un compte d’attente, et il exige la preuve du montant réel tout en vous interdisant de déduire la TVA correspondante. Les règles nationales varient dans le détail : vérifiez les vôtres.

Quand peut-on traiter un coût comme un débours ?

Vous ne pouvez traiter un coût comme un débours que si toutes les conditions sont remplies, et au Royaume-Uni, la section 25.1 de la VAT Notice 700 de HMRC en énumère huit :

1. Vous avez agi en tant que mandataire de votre client lorsque vous avez payé le tiers.
2. Votre client a reçu et utilisé les biens ou les services.
3. Votre client était responsable du paiement du tiers.
4. Votre client vous a autorisé à payer en son nom.
5. Votre client savait qu’un tiers fournirait les biens ou les services.
6. Vous indiquez le coût séparément sur votre facture.
7. Vous ne récupérez que le montant exact que vous avez payé.
8. Les biens ou les services s’ajoutent clairement à ce que vous fournissez vous-même.

La condition 2 écarte la plupart des candidats, car ceux qui utilisent le train, le téléphone et l’affranchissement sont généralement vous. Le guide de HMRC sur les coûts et les débours et la Notice 700 donnent ces exemples.

Les exemples d’avocats montrent à quel point la ligne est étroite, et les cabinets juridiques la rencontrent en permanence. Appeler une ligne « débours » sur votre facture n’en fait pas un pour la TVA.

Un exemple chiffré : une facture avec les deux

Voici un exemple inventé, avec la règle britannique et son taux de 20 %. Un consultant facture 4 000 £ d’honoraires et trois coûts :

• Des billets de train de 180 £, sur lesquels aucune TVA n’a été facturée.
• Un hôtel à 250 £ plus 50 £ de TVA, sur une facture avec TVA au nom du consultant.
• Des frais de dépôt légal de 120 £ dus par le client, que le consultant a payés avec son autorisation.

Les billets de train portent de la TVA même si le consultant n’en a payé aucune, car HMRC précise que vous facturez la TVA sur les refacturations « que vous ayez payé de la TVA ou non » (« whether you paid any VAT or not »). Le consultant récupère les 50 £ de l’hôtel de la manière habituelle. Le débours figure sous la ligne de TVA, détaillé à part, comme dans l’exemple de facture de HMRC.

Comment éviter de facturer de la TVA sur de la TVA ?

Vous évitez de facturer de la TVA sur de la TVA en refacturant le coût hors TVA lorsque vous pouvez récupérer la TVA que vous avez payée. C’est l’erreur la plus fréquente ici, et elle vient du fait de prendre le total du reçu pour le coût.

Dans la version erronée, le client paie 60 £ de trop. Le consultant a en outre récupéré 50 £, et il a donc gagné de l’argent sur une dépense qu’il voulait répercuter au coût.

Si vous ne pouvez pas récupérer la TVA, par exemple parce que vous n’êtes pas assujetti à la TVA, le montant TTC est bien votre coût, et les calculs changent. Voir la FAQ ci-dessous.

Vaut-il la peine de traiter un coût comme un débours ?

Traiter un coût comme un débours ne vaut généralement la peine que lorsque le fournisseur n’a pas facturé de TVA ou que votre client ne peut pas récupérer la TVA. HMRC le dit directement. Un débours vous empêche de récupérer la TVA, et votre client peut ne pas pouvoir la récupérer non plus sans une facture avec TVA valide.

Conservez les preuves. La Notice 700, section 25.1.2, demande de détenir un document comme un bon de commande ou une copie de facture montrant que vous pouviez exclure le paiement, et de pouvoir démontrer que vous n’avez pas récupéré la TVA. Une ligne que vous pouvez copier sur la facture :

Débours, payé en votre nom avec votre autorisation, au coût réel sans TVA ajoutée : [fournisseur, référence, date]. Copie de la facture du fournisseur jointe.

Et les frais sur une facture transfrontalière ?

Les frais sur une facture transfrontalière suivent normalement le service principal, car une refacturation fait partie de votre propre prestation. Si vos honoraires facturés à une entreprise d’un autre pays de l’UE relèvent de l’autoliquidation, la refacturation y est aussi soumise et ne porte aucune TVA de votre part. Elle entre dans le même montant HT.

La TVA étrangère que vous avez payée en chemin est une autre question. La TVA d’un hôtel dans un autre pays de l’UE ne figure pas sur votre déclaration habituelle. Vous la réclamez en ligne auprès de votre propre administration fiscale, et certains pays refusent le remboursement de certains coûts, comme la restauration, les divertissements et le carburant. Pour une refacturation, c’est donc ce que vous pouvez récupérer qui détermine votre coût réel.

Facturer refacturations et débours dans ERPFlow

ERPFlow enregistre votre côté d’une dépense et vous permet de la facturer, mais il ne relie pas les deux. Les dépenses conservent le fournisseur, la catégorie, la TVA et un justificatif joint. Elles ne sont pas liées aux clients ni aux travaux : rien ne passe donc dans une facture tout seul, et ERPFlow n’affiche ni coût ni marge par client. Il n’a pas non plus de notes de frais de salariés, de circuit d’approbation ni de suivi kilométrique.

• Ajoutez chaque coût comme une ligne de facture, avec une description claire et le montant hors TVA.
• Les refacturations prennent votre taux de taxe normal, que démarre déjà une nouvelle ligne.
• Les débours ne prennent pas de TVA. Videz le taux de taxe de cette ligne, et commencez sa description par « Débours : » pour qu’elle soit détaillée.
• Joignez le justificatif à la facture sous forme de fichier.

ERPFlow ne teste pas si un coût remplit les conditions : les huit conditions restent donc de votre côté. Une ligne de débours compte dans le sous-total et le total de la facture comme n’importe quelle autre ligne, et il n’y a pas de sous-total distinct pour les débours : ajoutez-en un dans les Notes si vous voulez le détailler. Le traitement en compte d’attente de l’article 79, point c), relève de votre comptabilité : indiquez donc à votre expert-comptable de quelles lignes il s’agit. L’export XML Peppol traite toute ligne sans taxe comme étant à taux zéro : interrogez donc votre opérateur de facturation électronique avant d’envoyer un débours de cette façon.