Dernière mise à jour le 6 novembre 2026
Chaque membre de l’équipe devrait saisir son temps, car les coûts des missions, les devis et les décisions d’embauche reposent tous sur le total des heures, et un trou dans le relevé fausse chacun d’eux. Laissez une personne de côté et une mission déficitaire peut sembler rentable. La personne laissée de côté est souvent la plus coûteuse.
Que se passe-t-il si seuls certains saisissent leur temps ?
Si seuls certains saisissent leur temps, chaque mission paraît moins chère qu’elle ne l’a été, et vous reportez cette erreur sur le devis suivant.
Voici un exemple inventé. Un studio de design de six personnes remporte une mission au forfait de 18 000 € et vise 100 € gagnés pour chaque heure passée. Les collaborateurs saisissent 150 heures. Le dirigeant en passe environ 60 de plus en réunions clients et en relectures, et ne les saisit pas parce que « je ne suis pas facturable ».
| Heures comptées | Gain par heure | Par rapport à la cible de 100 € | |
|---|---|---|---|
| Heures des collaborateurs seulement | 150 | 120,00 € | 3 000 € au-dessus |
| Heures de tous | 210 | 85,71 € | 3 000 € en dessous |
C’est la même mission. La première ligne dit que le prix était juste. La seconde dit que la prochaine mission du même type devrait être proposée à 21 000 €, soit environ 17 % de plus. Et dans la réalité, personne ne connaîtrait ces 60 heures. Elles n’apparaissent dans ce tableau que parce que l’exemple est inventé.
Le guide sur les heures budgétées et les heures réelles montre comment tenir cette comparaison à jour pendant une mission, et honoraires forfaitaires ou à l’heure traite de ce que cela signifie pour votre tarification.
Que peut décider une entreprise quand tout le monde saisit son temps ?
Quand tout le monde saisit son temps, une entreprise peut répondre à plusieurs questions qui reposent sinon sur l’opinion. Chacune demande une tranche différente du même relevé, et chacune dérape à sa manière quand des heures manquent.
| Décision | Les heures de qui il faut | Sans elles |
|---|---|---|
| Ce forfait est-il rentable ? | Tous ceux de la mission | La mission paraît meilleure qu’elle ne l’a été |
| Que proposer la prochaine fois ? | Tous, par étape | Vous chiffrez de mémoire, et la mémoire oublie les révisions |
| Pouvons-nous prendre cette mission en mars ? | Tous, y compris le temps interne | Vous surchargez les personnes que vous ne pouvez pas remplacer |
| Faut-il embaucher ? | Tous, y compris l’administratif | Vous embauchez sur une impression d’être occupé |
| Nos taux sont-ils bons ? | Tous, heures payées et non payées | Votre taux horaire facturé repose sur une supposition de la part facturable |
| Avons-nous facturé ce que nous avons travaillé ? | Quiconque sur une mission horaire | Des heures n’arrivent jamais sur la facture |
Cette dernière ligne est celle à laquelle on pense le plus souvent, et c’est la plus petite des six. Si c’est votre principale préoccupation, lisez ensuite comment suivre les heures facturables.
Le personnel non facturable doit-il aussi saisir son temps ?
Oui, le personnel non facturable doit saisir son temps, mais de façon bien plus grossière que les personnes qui travaillent sur des missions clients. Un comptable ou un responsable administratif a besoin de trois ou quatre codes, comme finances, bureau, appui commercial et administration client, et de quelques minutes par jour.
Leurs heures remplissent deux fonctions. Elles distinguent être occupé et être occupé par du travail payé, car une entreprise où l’administratif a discrètement doublé ressemble à une où les ventes ont doublé. Elles montrent aussi quels clients coûtent plus que la facture ne le suggère, quand un compte demande une quantité disproportionnée de relances et de corrections. Sans cela, ces clients paraissent aussi rentables que les autres. Le guide sur les heures facturables et non facturables propose une façon de mettre en place cette séparation.
La saisie du temps vaut-elle ce qu’elle coûte ?
La saisie du temps vaut généralement la peine pour une entreprise qui vend des heures ou des forfaits, et vous pouvez le tester par un calcul avec vos propres chiffres.
En voici un, inventé. Six personnes passent 5 minutes par jour à saisir leur temps, sur 230 jours ouvrés. Cela fait 6 900 minutes, soit 115 heures par an. À un coût interne de 50 € de l’heure, le relevé coûte 5 750 € par an. La mission ci-dessus a été sous-estimée de 3 000 € : en repérer deux comme elle par an paie le tout. Si vous ne parvenez pas à imaginer deux missions de ce genre, vous n’en avez peut-être pas besoin.
| Votre activité | La saisie par mission vaut-elle la peine ? |
|---|---|
| Conseil ou autre travail horaire | Oui. Le relevé est la base de la facture |
| Projets au forfait, comme la conception ou les agences de marketing | Oui. C’est ainsi que vous apprenez quoi proposer |
| Contrats récurrents mensuels | Oui. Il montre quel contrat est trop servi |
| Commerces ou cafés par équipes | Rarement. Le planning et la caisse vous en disent plus |
| Une personne seule qui vend des produits à prix fixe | Rarement. Il n’y a qu’une personne à interroger |
Il y a un dernier test. Si personne ne regardera le relevé dans le mois qui suit son écriture, arrêtez de le recueillir jusqu’à ce que quelqu’un le fasse. Un temps saisi et jamais lu est une taxe sur votre équipe.
Comment faire saisir son temps sans ressentiment ?
Les gens saisissent leur temps de façon fiable quand ils voient à quoi cela sert et que la personne au sommet le fait aussi. En pratique, cela se résume à quelques habitudes.
- Commencez par les dirigeants. Une règle qui exempte le patron dit à tous les autres que cela n’a pas d’importance.
- Saisissez le jour même. Reconstituer une semaine le vendredi après-midi, c’est de la devinette avec des décimales.
- N’exigez pas une fausse précision. Le quart d’heure suffit pour la plupart des travaux, et le tableau des unités de facturation convertit les minutes en unités.
- Montrez les résultats. Une fois par mois, montrez les heures d’une mission face à ses honoraires. Les gens tiennent des relevés dont ils ont vu l’usage.
- Ne punissez jamais un chiffre honnête. Reprochez à quelqu’un d’avoir saisi 30 heures sur une tâche de 20 heures et, la fois suivante, vous obtiendrez 20, et vos coûts de mission seront faux à partir de là.
Voici une formulation à adapter pour l’annonce :
À partir de lundi, tout le monde saisit ses heures, moi compris. Quelques minutes en fin de journée suffisent : projet, tâche et heures. Nous le faisons pour chiffrer correctement les missions et voir quand nous prenons trop de travail. Ce n’est pas pour contrôler le temps que met chacun, et personne n’aura d’ennuis pour un chiffre honnête.
Mettez ensuite les règles par écrit avec une politique de feuilles de temps, et utilisez un modèle de feuille de temps d’équipe pour la présentation.
Comment saisir son temps dans ERPFlow ?
ERPFlow n’a ni chronomètre ni feuilles de temps aujourd’hui. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt.
Ce que propose ERPFlow aujourd’hui est un champ de temps passé sur chaque carte de Projets, saisi en heures et minutes. Les totaux s’additionnent par projet et, lorsqu’un tableau est lié à un client, par client. Cela vous dit combien de temps une mission a pris dans l’ensemble. Cela n’enregistre pas qui a passé les heures : le relevé par personne que ce guide défend doit donc vivre dans un tableur.
Le temps enregistré ne devient pas non plus des lignes de facture. Le travail horaire se met sur une facture sous forme d’une quantité et d’un taux que vous saisissez vous-même. Le guide sur la saisie du temps en tant que membre de l’équipe montre comment fonctionnent les cartes.