Comment les agences d’intérim et de recrutement facturent leurs clients

Les agences d’intérim facturent leurs clients pour les travailleurs temporaires chaque semaine ou chaque quinzaine, en multipliant les heures validées sur la feuille de temps par un taux de facturation convenu. Les agences de recrutement facturent des honoraires de placement uniques, généralement un pourcentage du salaire du candidat, lorsque celui-ci accepte l’offre ou prend son poste. Les recherches exclusives se facturent par échéances à mesure que la recherche avance.

Quelle facture chaque type d’agence envoie-t-il ?

Chaque type d’agence facture quelque chose de différent : la facture, son moment et les justificatifs qui la soutiennent changent donc.

Comment fonctionne une facture d’intérim ?

Une facture d’intérim facture les heures validées au taux de facturation convenu, ligne par ligne, pour une semaine précise. Voici un exemple inventé de facture hebdomadaire pour un client d’entrepôt, avec 20 % de TVA.

Ce qui rend ces factures faciles à payer, c’est la piste de références : le bon de commande ou le centre de coût du client, la date de fin de semaine et une feuille de temps validée derrière chaque ligne. Si le client a validé les heures, il reste peu de choses à discuter. S’il ne l’a pas fait, la facture reviendra. Un modèle de feuille de temps d’équipe vous donne une présentation qui alimente une ligne comme celle-ci.

Les grands clients peuvent gérer le processus eux-mêmes via un système de gestion des fournisseurs, parfois avec autofacturation, c’est-à-dire que le client établit la facture en votre nom. L’article 224 de la directive TVA l’autorise moyennant un accord préalable et une procédure d’acceptation de chaque facture, et la facture doit porter la mention « Autofacturation » (« Self-billing » dans la version anglaise, article 226, point 10 bis).

Quelle différence y a-t-il entre coefficient de majoration et marge ?

Le coefficient de majoration mesure le taux de facturation par rapport à la rémunération du travailleur, tandis que la marge mesure ce qui reste par rapport au taux de facturation, et les agences qui annoncent l’un en pensant à l’autre sont une source fréquente de mauvaise tarification.

Avec des chiffres inventés pour le même taux de facturation de 24 € :

Une majoration de 60 % paraît généreuse. Elle laisse 6 € de l’heure pour payer vos bureaux, vos consultants et tout client qui règle en retard. L’intérim a aussi un décalage de trésorerie que des honoraires de recrutement n’ont pas : avec un paiement à 30 jours, vous pouvez payer quatre ou cinq paies hebdomadaires avant que le premier règlement du client n’arrive. Fixez vos conditions de paiement en en tenant compte.

Comment fonctionne une facture d’honoraires de placement ?

Une facture d’honoraires de placement facture une seule fois une embauche réussie, généralement sous forme de pourcentage du salaire convenu du candidat. Le niveau des honoraires relève du commerce et de vos conditions générales : les chiffres ci-dessous sont donc inventés.

Des honoraires de 20 % sur un salaire de 48 000 € font 9 600 €, plus 1 920 € de TVA à 20 %, soit 11 520 € au total. Définissez le « salaire » dans vos conditions avant d’en avoir besoin : selon que la définition inclut la prime, la commission ou une allocation voiture, les honoraires peuvent varier de plus que le pourcentage négocié.

Honoraires de placement : Responsable des opérations, candidat J. Exemple, date de début : 1er février 2027. 20 % du salaire de base annuel convenu de 48 000 €, selon les conditions générales datées du 5 octobre 2026. Conditions de remboursement : article 7.

Remboursements partiels. De nombreuses conditions prévoient le remboursement d’une partie des honoraires si la recrue part tôt. Voici un barème dégressif inventé sur ces honoraires de 9 600 €.

Un remboursement réduit une facture déjà émise : il passe donc normalement par un avoir plutôt que par la modification de la facture d’origine.

Recherche exclusive. Des honoraires de recherche exclusive sont répartis sur la durée de la recherche. Exemple inventé : 30 % d’un salaire de 75 000 € font 22 500 €, facturés en trois échéances de 7 500 € : à la mission, à la présentation de la liste restreinte et au placement. Le mécanisme est celui de la facturation à l’avancement, avec une recherche à la place d’un projet.

Quelle TVA s’applique à la facture d’une agence ?

La TVA sur la facture d’une agence dépend de la question de savoir si l’agence fournit le travailleur ou se contente de le présenter. Le HMRC trace clairement cette ligne dans la VAT Notice 700/34 :

• Fourniture de personnel en tant que principal : la TVA est due sur la totalité de la facturation, y compris les coûts de personnel refacturés au client (paragraphe 2.3). Dans la facture ci-dessus, il s’agit de la TVA sur la totalité des 3 048 €, et non sur la marge de l’agence.
• Intervention en qualité d’agent, en présentant un travailleur qui contracte directement avec le client : il s’agit d’un service de mise en relation, et la TVA est due sur les honoraires de l’agence (paragraphe 5.1.2).

Le coût de la TVA sur la totalité de la facturation retombe sur les clients qui ne peuvent pas la récupérer : attendez-vous à cette discussion avec eux. Chaque pays arrive à ses propres réponses, vérifiez donc la vôtre. Pour les clients à l’étranger, consultez le guide sur la facturation de clients de l’UE.

Quelles règles sur le travail temporaire influencent la facture ?

Les règles sur le travail temporaire influencent la facture surtout par le taux de facturation et les frais de transfert. Elles varient selon les pays et évoluent : voyez-y des repères à vérifier auprès d’un conseiller.

• Égalité de traitement : dans l’UE, l’article 5 de la directive 2008/104/CE prévoit que les conditions essentielles de travail et d’emploi d’un intérimaire doivent être au moins celles qui s’appliqueraient s’il avait été recruté directement, et les droits nationaux la transposent de manières différentes. Au Royaume-Uni, le droit équivalent s’ouvre après 12 semaines calendaires continues dans le même poste chez le même utilisateur. Si la rémunération augmente à ce moment-là, vos conditions doivent permettre au taux de facturation de suivre.
• Passage en emploi permanent : le droit de l’UE frappe de nullité les clauses qui empêchent un client d’embaucher un intérimaire après une mission, tout en autorisant l’agence à recevoir une indemnisation raisonnable pour ses services (article 6, paragraphe 2). Au Royaume-Uni, des frais de transfert ne peuvent être facturés que dans des conditions précises, et ils doivent figurer dans votre contrat avec l’utilisateur.
• Frais facturés aux travailleurs : l’article 6, paragraphe 3, de la même directive interdit aux agences de facturer aux travailleurs des frais pour organiser leur recrutement par le client.
• Autorisation : certains pays et secteurs exigent qu’une agence détienne une licence. Vérifiez avant de facturer un client dans un nouveau pays.

Le gouvernement britannique a mené une consultation sur des modifications de ce cadre : vérifiez donc la situation actuelle sur place.

Comment facturer des clients d’intérim et de recrutement dans ERPFlow ?

ERPFlow n’a ni chronomètre ni feuilles de temps aujourd’hui. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt. Il n’a ni paie, ni planification des équipes, ni suivi des candidats : il s’occupe donc de la facture, pas du placement.

• Les taux : ajoutez chaque poste comme service avec l’unité hr et son taux de facturation. Les taux qui diffèrent d’un client à l’autre se saisissent directement sur la ligne.
• Les factures hebdomadaires : saisissez les heures validées comme quantité sur une ligne de facture, et indiquez la semaine et le travailleur dans la description. Dupliquer copie la facture de la semaine précédente dans un nouveau brouillon, ce qui évite de ressaisir les lignes. Une facture récurrente ne convient pas ici, car ses lignes sont identiques à chaque émission.
• Les références : le champ Numéro de commande reçoit le bon de commande du client et s’imprime sur le PDF.
• Les feuilles de temps comme justificatifs : joignez la feuille de temps validée à la facture. Les pièces jointes restent dans votre fiche et ne sont pas envoyées par e-mail avec la facture : envoyez donc la feuille de temps séparément si le client la souhaite.
• Les honoraires de placement : une seule ligne sur une facture, avec la formulation ci-dessus dans la description.
• Les remboursements partiels : ERPFlow n’a pas de document d’avoir. Marquer comme annulée et Dupliquer couvrent une annulation complète suivie d’une nouvelle émission, mais un remboursement partiel nécessite un avoir établi depuis votre système de comptabilité.

La fiche client de chaque client affiche le chiffre d’affaires net et le solde dû. ERPFlow n’affichera pas de marge par travailleur, par client ou par placement.