Dernière mise à jour le 6 novembre 2026
Règles et chiffres issus d’autres sources vérifiés le 6 novembre 2026. Ils évoluent : confirmez-les auprès de la source avant de vous y fier.
Informations générales, pas un conseil fiscal ou juridique. Les règles dépendent de votre pays et de votre situation : faites vérifier par votre expert-comptable tout point ayant une conséquence fiscale ou juridique.
Une politique de feuilles de temps pour une entreprise de projets dit qui saisit son temps, dans quelle unité, avant quand, sur quels codes, qui valide et comment les erreurs se corrigent. Elle tient sur une page. L’exemple ci-dessous est prêt à copier : changez les mots entre crochets, et vérifiez les points sur le temps de travail au regard du droit de votre propre pays.
Que doit couvrir une politique de feuilles de temps ?
Une politique de feuilles de temps doit couvrir les décisions que les gens prendraient sinon chacun différemment. Ces valeurs par défaut conviennent à une entreprise d’environ 5 à 20 personnes, et l’exemple plus bas les reprend.
| Décision | Valeur par défaut raisonnable |
|---|---|
| Qui saisit | Tout le monde, dirigeants compris |
| Unité | 15 minutes, ou 6 si un contrat client l’exige |
| Quand on saisit | Chaque jour |
| Quand on remet | 10 h 00 le premier jour ouvré de la semaine suivante |
| Qui valide | Une personne désignée pour chacun |
| Modifications après validation | Seulement avec un motif consigné |
Si vous en êtes encore à plaider pour la saisie du temps, commencez par pourquoi chaque membre de l’équipe devrait saisir son temps.
Exemple de politique de feuilles de temps à copier
Cet exemple de politique de feuilles de temps est écrit pour une entreprise inventée. Remplacez les crochets, supprimez ce qui ne s’applique pas, et faites-le lire par quelqu’un qui connaît votre droit du travail avant diffusion.
1. À qui elle s’applique. À toute personne qui travaille pour [Entreprise], dirigeants et personnel à temps partiel compris. Les prestataires qui nous facturent à l’heure suivent les articles 3 à 6.
2. Quoi saisir. Saisissez tout le temps que vous travaillez, facturable ou non, sur un code de projet ou un code interne. Si vous l’avez travaillé, saisissez-le, y compris le temps au-delà de vos heures contractuelles.
3. Comment le saisir. Saisissez au quart d’heure le plus proche. Chaque ligne comporte un code, une tâche et les heures. N’arrondissez pas une journée vers le haut ou vers le bas pour atteindre un objectif.
4. Descriptions. Sur les lignes facturables, écrivez quelque chose que le client pourrait lire : « Plan du niveau 2 révisé après les remarques du client », et non « plans ».
5. Échéances. Saisissez chaque jour. Remettez votre semaine avant 10 h 00 le premier jour ouvré de la semaine suivante. Si vous êtes absent, remettez-la avant de partir.
6. Codes internes. Utilisez ADMIN, SALES, TRAINING ou LEAVE. Demandez à [nom] avant d’en ajouter un. Ne mettez jamais du travail interne sur le code d’un client.
7. Heures supplémentaires. Convenez des heures supplémentaires avec votre responsable avant de les effectuer. Si elles ont tout de même lieu, saisissez-les. Une heure non convenue reste une heure que vous avez travaillée.
8. Validation. [Validateur] contrôle votre feuille de temps avant la fin de [jour]. Si elle vous est renvoyée, la note dira pourquoi. Corrigez-la et remettez-la de nouveau dans un jour ouvré.
9. Corrections. Modifiez vos propres lignes librement jusqu’à la remise. Après validation, demandez à [Validateur]. Nous consignons l’ancien chiffre, le nouveau, le motif et la date, et personne ne modifie vos heures sans vous le dire.
10. Comment nous utilisons les feuilles de temps. Nous les utilisons pour facturer les clients, pour calculer le coût et le prix des projets, pour planifier les charges de travail et pour tenir les relevés du temps de travail. Votre validateur, les responsables de projet et [la finance] peuvent voir vos heures. Nous les conservons [durée]. Nous ne les utilisons pas pour surveiller la façon dont vous passez chaque minute de la journée.
11. Feuilles de temps en retard. Nous vous relancerons le jour même. Les retards répétés relèvent de votre responsable. Une feuille de temps en retard n’empêche pas le versement de votre salaire.
Les articles sur la validation et les corrections forment un processus à part entière, et le processus de validation des feuilles de temps explique comment les faire fonctionner semaine après semaine.
Une feuille de temps est-elle la même chose qu’un relevé du temps de travail ?
Une feuille de temps n’est pas automatiquement un relevé du temps de travail, même si un seul document peut remplir les deux fonctions s’il est conçu pour cela.
Dans l’UE, la Cour de justice a jugé dans l’affaire C-55/18, CCOO contre Deutsche Bank (14 mai 2019) que les États membres doivent imposer aux employeurs de mettre en place « un système objectif, fiable et accessible » mesurant le temps de travail quotidien de chaque travailleur. Chaque État membre décide de la forme de ce système : le détail se trouve donc dans votre droit national.
En Grande-Bretagne, l’article 9 des Working Time Regulations 1998 exige des registres permettant de démontrer le respect des limites du temps de travail, conservés pendant deux ans. Depuis le 1er janvier 2024, un employeur n’est pas tenu d’enregistrer les heures quotidiennes de chaque travailleur s’il peut démontrer ce respect sans le faire.
Le critère pratique est simple. Une feuille de temps de projet ne peut servir de relevé du temps de travail que si elle saisit toutes les heures réellement travaillées, y compris les heures supplémentaires que personne ne facturera jamais. Une feuille plafonnée à 8 heures par jour, ou préremplie avec les heures contractuelles, n’y satisfait pas. C’est pourquoi l’article 2 dit de tout saisir.
Les feuilles de temps sont aussi des données personnelles au sens du RGPD. Le personnel doit savoir pourquoi vous recueillez ses heures, qui les voit et combien de temps vous les conservez, ce à quoi sert l’article 10. Les durées de conservation varient selon la finalité, car les règles fiscales et les contrats clients peuvent durer plus longtemps que celles sur le temps de travail : interrogez donc votre comptable avant de remplir ce crochet.
Quel degré de rigueur pour une politique de feuilles de temps ?
Une politique de feuilles de temps doit être aussi rigoureuse que votre facturation l’exige, et pas davantage. L’entreprise qui envoie des heures à ses clients a besoin de beaucoup plus de détail par ligne que celle qui ne fait que chiffrer ses propres missions.
| Votre mode de facturation | Unité | Détail de la ligne | Pourquoi |
|---|---|---|---|
| Horaire, le client voit les heures | 6 ou 15 minutes | Lisible par le client | La feuille de temps appuie la facture |
| Forfait par étape | 15 ou 30 minutes | Étape et tâche | Il vous faut le coût par étape, pas un récit |
| Contrat récurrent mensuel | 15 minutes | Client et tâche | Vous comparez les heures à ce que couvrent les honoraires |
| Un mélange de ces modes | La plus stricte d’entre elles, pour tout le monde | Lisible par le client | Les gens ne changent pas d’habitudes mission par mission |
Pour l’unité, le tableau des unités de facturation montre l’effet de chaque choix sur une facture. Pour le mode de facturation, voir facturation horaire ou récurrente pour un consultant.
Quelles erreurs de politique de feuilles de temps causent le plus d’ennuis ?
Les erreurs de politique de feuilles de temps qui causent le plus d’ennuis sont celles qui faussent les chiffres sans que personne ne s’en aperçoive.
- Exempter les dirigeants. Leurs heures sont souvent les plus coûteuses de l’entreprise, et tous les autres remarquent l’exemption.
- « Pas de feuille de temps, pas de paie. » Cela semble dissuasif, et dans de nombreux pays c’est un problème juridique. Relancez la feuille de temps et versez le salaire.
- Quarante codes. Les gens choisissent le premier qui semble proche, et le rapport ne veut plus rien dire. N’ajoutez un code que si vous pouvez nommer la décision qu’il fera changer.
- Traiter un dépassement comme une faute. Les gens réagissent en rognant les heures, et vos coûts de mission sont faux à partir de là. Un dépassement est une information sur le devis.
- Une politique que personne ne fait appliquer. Si les feuilles de temps ne sont pas lues pendant un mois, l’entreprise a dit aux gens qu’elles n’ont pas d’importance. Utilisez un modèle de feuille de temps d’équipe simple et contrôlez-le chaque semaine.
Comment faire fonctionner une politique de feuilles de temps avec ERPFlow ?
ERPFlow n’a ni chronomètre ni feuilles de temps aujourd’hui. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt. ERPFlow n’a pas non plus de validation des feuilles de temps : cette politique fonctionne donc sur un tableur, et ne dépend d’aucun logiciel en particulier.
Quelques éléments d’ERPFlow l’accompagnent. Une carte de Projets a un champ de temps passé saisi en heures et minutes, qui se totalise par projet et par client mais n’enregistre pas qui a passé le temps ni quand. Les Congés gèrent les demandes d’absence et leur validation : vous pouvez donc vérifier une ligne LEAVE par rapport à une demande validée. Les Signets donnent à l’équipe un endroit partagé où conserver le lien vers la politique. Les heures que vous facturez vont sur la facture sous forme d’une quantité et d’un taux que vous saisissez vous-même.