Dernière mise à jour le 6 novembre 2026
Pour suivre les heures facturables par projet, donnez à chaque projet son propre code avant le début du travail, faites nommer un seul projet à chaque saisie de temps, notez la date, la personne, la tâche et les heures, et marquez chaque saisie comme facturée quand elle arrive sur une facture. Les totaux par projet montrent alors ce qui a été travaillé, facturé et laissé non facturé.
Les règles générales de saisie des heures figurent dans comment suivre les heures facturables. Ce guide traite de ce qui change quand le projet est l’unité de votre suivi.
Pourquoi suivre les heures facturables par projet plutôt que par client ?
Suivre les heures facturables par projet compte parce qu’un même client peut avoir plusieurs missions à des conditions différentes, et un total par client cache ce que fait chacune. Voici un exemple inventé : un client a un projet de site web au forfait avec un budget de 40 heures, et un contrat de support facturé à l’heure. En un mois, vous saisissez 60 heures pour ce client.
Par client, 60 heures ressemblent à un bon mois. Par projet, c’est 52 heures sur le site, soit 12 de plus qu’un budget que personne ne paiera, et seulement 8 heures que vous pouvez facturer. Ces deux constats appellent des conversations différentes, et un total par client n’en déclenche aucune.
Comment configurer un projet pour le suivi du temps ?
Pour configurer un projet pour le suivi du temps, rédigez une courte fiche avant que quiconque saisisse une heure. C’est tout ce dont une petite entreprise a besoin :
| Champ | Exemple | Ce qu’il décide |
|---|---|---|
| Code | P-105 | Ce que les gens saisissent à chaque entrée. Voir la numérotation des projets |
| Client | Alder Foods | Sur quelle facture cela va |
| Mode de facturation | Régie, plafonnée | Si les heures sont facturées ou seulement mesurées |
| Taux | 110 € de l’heure | Ce que vaut chaque heure facturée |
| Budget d’heures | 80 | L’alerte précoce |
| Statut | Ouvert | Quand il indique Clos, personne ne doit plus y saisir |
Le statut fait plus qu’il n’y paraît. Sans lui, les gens continuent de saisir sur le dernier projet dont ils se souviennent, et des heures atterrissent sur une mission facturée et close en juin.
Que contient la saisie de temps d’un projet ?
La saisie de temps d’un projet demande la date, la personne, le code du projet, la tâche, les heures, un indicateur facturable et, plus tard, le numéro de facture. Deux règles la gardent fiable :
- Une saisie, un projet. Si une journée a couvert trois projets, cela fait trois saisies.
- Pas de code, pas de supposition. Le travail qui n’appartient à aucun projet va sur un code interne, jamais sur le projet ouvert le plus proche.
Gardez aussi le temps de projet non facturable, comme les reprises ou une revue interne, avec son indicateur. Vous ne pouvez pas le facturer, mais il fait partie de ce que la mission a demandé. Les règles de cet indicateur figurent dans heures facturables et non facturables.
Comment voir les heures facturées et non facturées par projet ?
Pour voir les heures facturées et non facturées par projet, tenez un tableau courant, une ligne par projet, reconstruit chaque mois à partir de vos saisies. Dans ce tableau inventé, chaque ligne doit respecter une somme : heures travaillées = facturées + dépréciées + non facturées.
| Projet | Taux | Budget d’heures | Travaillées | Facturées | Dépréciées | Non facturées | Budget restant |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| P-104 Audit | 90 € | 60 | 52,5 | 40,0 | 1,5 | 11,0 | 7,5 |
| P-105 Refonte de marque | 110 € | 80 | 78,0 | 64,0 | 0 | 14,0 | 2,0 |
| P-106 Support | 75 € | aucun | 17,25 | 17,25 | 0 | 0 | s. o. |
Chaque colonne vous demande d’agir :
- Non facturées : P-104 a 990 € de travail en attente de facture (11 heures à 90 €) et P-105 en a 1 540 € (14 à 110 €). Cela fait 2 530 € de travail effectué mais non réclamé. Si vous le portez dans vos comptes, il doit figurer dans un rapport d’en-cours (WIP).
- Budget restant : P-105 a consommé 97,5 % de ses heures. S’il est plafonné, prévenez le client avant d’atteindre 80 et faites d’abord accepter tout complément.
- Dépréciées : P-104 a offert 1,5 heure. Ce n’est rien sur un projet. La même raison répétée sur dix projets signifie que vos estimations sont à revoir, comme l’explique dépréciation ou perte sur créance.
Sur un projet au forfait, la colonne Facturées ne s’applique pas, car la facture porte le forfait ou une de ses étapes. Gardez Travaillées et Budget restant, et utilisez le guide sur le budget par rapport aux heures réelles.
Comment éviter que des heures de projet soient facturées deux fois ou oubliées ?
Pour éviter que des heures de projet soient facturées deux fois ou oubliées, écrivez le numéro de facture sur chaque saisie au moment de la facturer, et faites la somme ci-dessus avant chaque tournée de facturation. Une saisie avec un numéro a été facturée. Une saisie sans numéro ne l’a pas été, et elle sera encore là le mois suivant.
Corrigez les erreurs selon la distance qu’elles ont parcourue. Avant la facturation, recodez la saisie sur le bon projet. Après la facturation, ne touchez pas à la saisie et corrigez correctement la facture, avec un avoir ou une facture rectifiée, car le relevé de temps doit rester d’accord avec ce que vous avez envoyé.
Suivre les heures par projet dans ERPFlow
ERPFlow n’a aujourd’hui ni chronomètre ni feuilles de temps. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt. Il n’a pas non plus de taux ni de budgets de projet, de rapports de temps par personne, ni d’indicateur « facturé » sur les heures : le tableau courant ci-dessus reste donc dans votre tableur.
Ce qu’ERPFlow fait aujourd’hui, c’est garder des heures sur un projet. Le fonctionnement des projets en fait le tour complet :
- Le projet : un projet est un tableau dont vous nommez les colonnes. Liez-le à un client et il apparaît sur la fiche de ce client.
- Les heures : chaque carte a un champ Temps passé, saisi en heures et minutes. La liste des projets totalise les cartes et le temps passé de chaque projet, cartes archivées comprises, et l’onglet Projets du client les totalise sur tous les tableaux.
- Les limites : une carte contient un seul chiffre, sans date et sans répartition par personne ; utilisez donc une carte par tâche ou par période de facturation.
- Séparer facturé et non facturé : ajoutez des colonnes comme « À facturer » et « Facturé » et déplacez les cartes. Le tableau ne totalise pas une colonne, mais l’export CSV donne le projet, la colonne et le temps passé de chaque carte en minutes, qu’un tableur peut additionner.
- Le facturer : le temps des cartes ne devient pas des lignes de facture. Lisez le total, puis sur la facture choisissez un service qui porte votre prix horaire et saisissez les heures comme quantité. Vous pouvez lier la facture au projet sous Documents liés.
Les projets illimités sont inclus dans tous les forfaits, bien que le forfait Free plafonne les cartes à 10 au total, archivées comprises.