Les mentions d’un modèle de facture avec TVA, expliquées

Un modèle de facture avec TVA doit reprendre chaque mention de l’article 226 de la directive TVA de l’UE : date d’émission, numéro séquentiel, nom et adresse des deux parties, votre numéro de TVA, ce qui a été fourni, la date de livraison si elle diffère, le montant HT par taux, le prix unitaire, le taux de TVA et le montant de TVA. Ajoutez le numéro de TVA du client et toute mention obligatoire lorsque cela s’impose.

Quelles mentions un modèle de facture avec TVA doit-il comporter ?

Un modèle de facture avec TVA doit comporter les éléments de l’article 226 de la directive TVA, qui précise que « seules les mentions suivantes sont exigées aux fins de la TVA » (« only the following details are required for VAT purposes »). La Commission européenne publie la même liste en termes plus simples.

Le point 4 et les autres mentions conditionnelles viennent ensuite, car toutes les factures ne les portent pas.

Quelles mentions n’apparaissent que sur certaines factures avec TVA ?

Les mentions conditionnelles n’apparaissent sur une facture avec TVA que lorsque la vente l’exige, et en omettre une alors qu’elle s’applique est un vrai défaut.

Un modèle de facture avec TVA rempli

Voici un exemple inventé, rempli. Les sociétés sont fictives, le numéro de TVA est un espace réservé, et les deux taux servent à l’arithmétique.

Facture INV-2026-0042. Émise le 12 mars 2026. Fournie du 1er au 28 février 2026.

De : Harbour Studio Ltd, 1 Quay Street, Exampletown. Numéro de TVA XX000000000.

À : Tern Books Ltd, 4 Mill Road, Exampletown.

Le tableau récapitulatif, c’est le point 8 à l’œuvre. Le comptable d’un client peut le reporter directement dans la déclaration de TVA sans additionner les lignes.

La date d’échéance est-elle obligatoire sur une facture avec TVA ?

Une date d’échéance n’est pas obligatoire sur une facture avec TVA, pas plus que des coordonnées bancaires ou un logo. Aucun de ces éléments ne figure à l’article 226. Vous voudrez pourtant les indiquer, car c’est ainsi que vous êtes payé, et notre guide sur les conditions de paiement propose des formulations. Le droit des sociétés de votre pays peut ajouter ses propres éléments, comme un numéro d’immatriculation : demandez à votre expert-comptable ce que votre forme juridique exige.

La Commission précise que les entreprises peuvent toujours ajouter des informations en plus de la liste obligatoire : des ajouts ne posent donc aucun problème. Les numéros de bon de commande et les références de projet y trouvent aussi leur place.

Quand peut-on utiliser une facture simplifiée avec TVA ?

Une facture simplifiée avec TVA est permise pour de petits montants : jusqu’à 100 € dans l’UE, ou jusqu’à 400 € lorsqu’un pays a choisi cette option au titre de l’article 238. Elle exige seulement la date d’émission, votre identité, le type de biens ou de services, et le montant de TVA ou les informations nécessaires pour le calculer.

Elle n’est pas disponible pour tout. Les notes de la Commission l’excluent pour les ventes à distance, les ventes exonérées de biens vers d’autres pays de l’UE et les ventes transfrontalières en autoliquidation, quel que soit le montant.

En quoi les factures avec TVA britanniques diffèrent-elles ?

Les factures avec TVA britanniques suivent la section 4 de la Notice 700/21 de HMRC, qui correspond de près à la liste de l’UE mais diffère par endroits :

• La facture indique le moment de la prestation, en plus de la date d’émission lorsque les deux diffèrent.
• La TVA totale doit être exprimée en livres sterling, même si tout le reste est dans une autre devise.
• Le taux de tout escompte accordé doit être indiqué.
• Vous émettez normalement la facture dans les 30 jours suivant la prestation.
• Une facture simplifiée est possible jusqu’à 250 £ TVA comprise, et elle ne peut pas comporter de prestations exonérées.

Une entreprise nord-irlandaise qui vend des biens à un client de l’UE doit aussi faire figurer sur la facture le préfixe XI et le numéro de TVA européen du client.

Remplir une facture avec TVA dans ERPFlow

Dans ERPFlow, le PDF de la facture est construit à partir de l’enregistrement : il n’y a donc aucun modèle à remplir ni à maintenir. Il imprime votre raison sociale, votre adresse et votre numéro de TVA, les mêmes éléments pour le client, les dates d’émission et d’échéance, ainsi que la quantité, le prix unitaire, la remise et le taux de taxe de chaque ligne. Les totaux affichent une ligne de taxe par type et par taux. L’émission attribue un numéro tel que INV-2026-0042 et rend la facture définitive, avec les coordonnées des deux parties figées.

Certaines mentions demandent un coup de main de votre part, car ERPFlow n’a pas d’emplacement dédié pour elles :

• Date de livraison ou de prestation. Il n’y a pas de champ distinct. Indiquez-la dans la description de la ligne ou dans les Notes lorsqu’elle diffère de la date d’émission.
• Montant HT par taux. Les totaux donnent la taxe par taux et un seul sous-total. Sur une facture à taux unique, ce sous-total suffit. Sur une facture à taux multiples, chaque ligne affiche son propre montant, et vous pouvez ajouter le HT par taux dans les Notes si votre expert-comptable veut le récapitulatif ci-dessus.
• TVA en monnaie nationale. Le PDF n’affiche que la devise propre au document : une facture en devise étrangère avec TVA nécessite donc ce chiffre dans les Notes.
• Mentions comme « Comptabilité de caisse » ou « Autofacturation ». Elles vont aussi dans les Notes. « Autoliquidation » s’imprime toute seule lorsqu’une ligne utilise un taux de ce type.

ERPFlow ne décide pas du taux ni de la mention applicables à une vente : cette vérification reste de votre côté. Pour corriger une facture émise, utilisez Marquer comme annulée et Dupliquer, comme l’explique le guide sur l’avoir, car ERPFlow n’a pas de document d’avoir distinct.