Temps par tâche : où sont passées les heures de chacun, mois par mois

Un rapport du temps par tâche montre combien d’heures chaque personne a passées sur chaque type de travail au cours d’un mois donné, avec les totaux. Vous le construisez à partir de lignes de feuilles de temps comportant une date, une personne, un projet et un code de tâche, avec un tableau croisé dynamique. Comparez quelques mois et vous voyez où dérivent les heures.

À quoi ressemble un rapport du temps par tâche ?

Un rapport du temps par tâche a les tâches en lignes, les personnes en colonnes, et un total et un pourcentage à droite. En voici un inventé pour mars, pour un cabinet de design de trois personnes avec un temps partiel :

Lire en travers vous montre qui fait quoi. Anna porte les trois quarts des propositions et plus de la moitié des visites de chantier. Lire en descendant vous montre comment le mois d’une personne a été employé. Ben a passé un quart du sien en révisions.

Des besoins différents demandent des découpages différents des mêmes données : ne confondez donc pas ce rapport avec les heures budgétées et les heures réelles, qui comparent les heures au plan d’une mission, ni avec le taux d’occupation, qui mesure la part facturable.

Comment lire le temps par tâche mois par mois ?

Pour lire le temps par tâche mois par mois, mettez la part de chaque tâche sur une ligne et cherchez une tendance régulière plutôt qu’un seul mois bizarre. Une part corrige les mois comptant plus ou moins d’heures, ce que ne font pas les heures brutes.

Voici le même cabinet inventé, en suivant une tâche sur quatre mois :

Les révisions ont plus que doublé alors que le total des heures restait stable. Les 109 heures d’avril sont 57 de plus que les 52 de janvier. À un coût interne inventé de 60 € de l’heure, cela fait 3 420 € de coût supplémentaire en un mois, et sur du travail au forfait personne ne les paie. Aucun rapport de mission ne montre cela, car chaque mission prise individuellement ne semble dépasser que légèrement.

Le remède habituel est commercial. Obtenez une validation à chaque étape, et facturez les modifications faites après. Le guide sur les prestations additionnelles explique comment les convenir et les facturer.

Ce sont des points de départ, pas des diagnostics. Interrogez la personne avant de décider de ce que signifie un chiffre.

Comment construire un rapport du temps par tâche ?

Vous construisez un rapport du temps par tâche en gardant une ligne par ligne de feuille de temps et en les résumant, jamais en saisissant des totaux dans un tableau mensuel. Une liste à plat peut ensuite être découpée de toutes les façons, alors qu’un résumé ne peut pas être démonté.

La colonne Mois est une formule, comme =TEXT(A2,"yyyy-mm"), pour que personne ne la saisisse. Insérez ensuite un tableau croisé dynamique avec la Tâche en lignes, la Personne en colonnes, les Heures en valeurs et le Mois comme filtre, ou utilisez une formule pour chaque cellule :

=SUMIFS(Hours, Person, "Anna", Task, "Drawings", Month, "2026-03")

Utilisez une liste déroulante pour la colonne des tâches. Un tableau croisé dynamique traite « Révisions », « révisions » et « Révision » comme des tâches différentes, ce qui fait plus de dégâts à ces rapports que n’importe quoi d’autre. Le modèle de feuille de temps d’équipe propose une présentation hebdomadaire pour recueillir ces lignes.

Combien de codes de tâche faut-il avoir ?

Entre 6 et 12 codes de tâche, partagés par tous les projets, est une fourchette raisonnable pour une petite entreprise. Le critère pour chaque code est de savoir si vous pouvez nommer une décision qu’il ferait changer. « Révisions » réussit, car un chiffre élevé change la façon dont vous validez les étapes. « Impression » échoue généralement, car vous ne ferez rien de différent quel que soit son chiffre.

Utilisez les mêmes codes sur chaque projet, et gardez le projet dans sa propre colonne. Un code comme « Plans Riverside » mélange les deux, et vous ne pourrez jamais additionner les plans de toutes les missions. Incluez un code Administratif, sinon ce temps sera caché dans la mission client que les gens avaient ouverte par hasard. Laissez ensuite la liste tranquille pendant quelques mois, car un code que vous renommez en cours de route casse la comparaison que vous construisez.

Comment obtenir le temps par tâche depuis ERPFlow ?

ERPFlow n’a ni rapport du temps par tâche ni rapport de temps par personne. ERPFlow n’a ni chronomètre ni feuilles de temps aujourd’hui. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt, mais cela ne couvre pas un rapport comme celui-ci : la méthode ci-dessus reste donc dans un tableur.

Ce qui s’en approche le plus aujourd’hui est le champ de temps passé d’une carte dans Projets, saisi en heures et minutes. Si chaque carte est une tâche, vous obtenez un total par tâche. La liste des tableaux totalise le temps par projet, et la page du client le totalise sur tous ses tableaux.

Vous pouvez aussi exporter les cartes en CSV, avec le titre, la description, le projet, la colonne, l’échéance et le temps passé en minutes. Le fichier n’inclut ni les personnes attribuées ni les dates, car une carte contient un total courant et non des saisies datées. Vous voyez donc le temps par carte, mais pas qui l’a passé, ni en quel mois. Pour obtenir un chiffre mensuel approximatif par carte, exportez à chaque fin de mois et soustrayez les minutes du fichier précédent de celles du fichier actuel.