Planification des ressources d’une équipe de services : qui est libre, qui est surchargé

La planification des ressources d’une équipe de services consiste à comparer, semaine après semaine, les heures disponibles de chaque personne avec les heures déjà promises aux projets. Disponible moins réservé montre qui est libre, et un nombre négatif montre qui est surchargé. Pour une petite équipe, une grille de tableur mise à jour chaque semaine fait l’affaire.

C’est une méthode que vous appliquez vous-même. ERPFlow ne planifie pas les ressources, et la dernière section dit ce qu’il affiche.

Comment calculer les heures disponibles d’une personne ?

Les heures disponibles d’une personne sont ses heures contractuelles, moins les congés et les jours fériés, moins une marge réaliste pour le travail interne. Une designer à 37,5 heures, avec un jour férié dans la semaine et 5 heures de réunions internes et d’administratif, a 25 heures à planifier. Planifier sur 37,5 est la façon dont un planning s’effondre dès le mercredi.

La marge est le chiffre que les gens devinent. Mesurez-la plutôt : demandez à l’équipe de noter son temps interne pendant un mois, puis servez-vous-en. Si vous tenez un suivi des congés, il vous donne directement la colonne des congés.

Comment voir qui est libre et qui est surchargé ?

Voyez qui est libre et qui est surchargé en mettant une ligne par personne et une colonne par projet dans une grille hebdomadaire, puis en soustrayant les heures réservées des heures disponibles. Voici une semaine inventée dans un studio de quatre personnes. « Reste » est disponible moins réservé.

Lisez les lignes et ignorez le bas à droite. Le total de l’équipe dit que 19 heures sont libres, ce qui laisse croire que tout va bien. En fait, la directrice de création est en dépassement de 6 heures, et l’essentiel du temps libre appartient à un développeur junior qui ne peut pas reprendre du travail de design.

La solution est visible dans la grille : déplacer 6 heures de design vers la designer à temps partiel, qui lui reste alors 1 heure. La demi-heure de dépassement du développeur ne vaut pas une réunion.

Que faire quand quelqu’un est surchargé ?

Quand quelqu’un est surchargé, essayez les options dans l’ordre de ce qu’elles vous coûtent, de la moins chère à la plus chère.

Il existe une septième option, et c’est ce qui arrive quand personne ne décide : la personne travaille tard et la marge interne tombe discrètement à zéro. Cela fait passer une semaine. Faites-le pendant un trimestre et la formation, l’administratif et les gens eux-mêmes en pâtissent.

Si vous devez décaler la date d’un client, demandez tôt et donnez-lui un choix :

Nous planifions les deux prochaines semaines, et la revue de design prévue le 14 tombe en même temps qu’une autre échéance. Nous pouvons la livrer le 18 sans changement de coût, ou tenir le 14 en ajoutant une deuxième designer au tarif convenu. Que préférez-vous ?

Avant de confier du travail à une personne moins chère, vérifiez ce que cela fait à la marge de la mission. La réponse diffère entre travail à l’heure et travail au forfait, comme le montre le guide sur la rentabilité d’un projet par personne.

Comment planifier un travail qui n’est pas encore confirmé ?

Planifiez le travail non confirmé en le gardant sur une ligne distincte et en testant le plan avec la mission puis sans elle, plutôt qu’en en réservant un pourcentage. Une probabilité de 50 % pour une mission de 40 heures ne veut pas dire 20 heures la semaine prochaine. Cela veut dire soit rien, soit 40 heures, et un plan bâti sur 20 est faux dans les deux cas.

Avec la semaine ci-dessus, l’équipe a 19 heures libres. Si cette mission de 40 heures arrive, il vous manque 21 heures : décidez donc dès maintenant ce que vous feriez, quel travail se déplace, ou quel prestataire vous appelleriez. Si elle n’arrive pas, rien ne change. Une fois que le client signe, elle passe dans les colonnes réservées.

Jusqu’où une équipe de services doit-elle planifier à l’avance ?

Une petite équipe de services doit planifier environ deux semaines en détail, projet par projet, et six à huit semaines en totaux approximatifs. Au-delà, le plan reflète surtout ce que vous espérez vendre. Le guide du modèle de planification de la capacité donne la disposition pour regarder plusieurs semaines à l’avance.

Une fois par mois, comparez ce que vous aviez réservé avec les heures réellement passées. Si les missions prennent systématiquement 20 % de plus que prévu, votre grille sous-estime les heures réservées d’autant : les gens sont donc moins libres qu’elle ne le montre, et la correction se trouve dans vos estimations. Budget et heures réelles montre comment faire cette comparaison sur une mission au forfait, et le taux d’occupation vous donne le regard en arrière sur toute l’équipe.

Voir qui est absent et qui est réservé dans ERPFlow

ERPFlow ne fait pas de planification des ressources. Il n’a ni rapports de capacité ou de taux d’occupation, ni planning de roulement, ni moyen de réserver les heures d’une personne sur un projet : la grille et ses calculs restent donc dans votre tableur.

Ce qu’ERPFlow affiche est une donnée utile pour la grille :

• Le calendrier d’une personne : l’onglet Calendrier d’une fiche Personnel affiche les heures réservables, les réservations, les congés et les jours fériés, par semaine ou par mois. Les heures réservables et les réservations viennent des pages de réservation : quelqu’un qui n’y figure pas n’a donc pas d’heures réservables à montrer. Chaque rôle ne voit que ce qui lui est permis.
• Qui est absent : Congés a un calendrier de l’équipe, une grille mensuelle avec une ligne par membre du personnel, les absences dessinées en barres et les jours fériés hachurés. Une absence approuvée retire aussi cette personne des créneaux ouverts d’une page de réservation configurable.
• Ce qui arrive à échéance : les cartes de projet indiquent qui est assigné et quand chacune est due, et passent à l’orange puis au rouge à l’approche d’une échéance. Rien n’additionne le nombre d’heures que cela engage pour quiconque.