Dernière mise à jour le 6 novembre 2026
Pour transformer un devis en facture, attendez que le client l’ait accepté, copiez les lignes et les prix convenus dans une nouvelle facture, ajoutez ce que seule une facture porte (son propre numéro, une date d’émission et une date d’échéance), puis envoyez-la. Un logiciel de facturation fait la copie à votre place : les deux documents ne peuvent donc pas se contredire.
Le devis est une offre. La facture est une demande de paiement et, dans la plupart des pays, un document fiscal. L’essentiel de ce qui suit découle de cette différence.
Qu’est-ce qui change entre un devis et une facture ?
Les lignes et les prix passent d’un document à l’autre. Presque tout ce qui les entoure change.
| Devis | Facture | |
|---|---|---|
| Objet | Propose un prix | Demande un paiement |
| Numéro | Issu de la séquence des devis | Nouveau numéro issu de la séquence des factures |
| Date qui compte | Valable jusqu’au | Date d’échéance |
| Coordonnées du client | Un nom de contact peut suffire | Dénomination légale et adresse complètes, plus le numéro de TVA si nécessaire |
| Modifiable ? | Oui, jusqu’à l’acceptation | Non. Une facture envoyée se corrige, elle ne se modifie jamais |
| Effet fiscal | Aucun | Crée en général une dette de TVA |
Les coordonnées du client sont la ligne que l’on oublie. Un devis peut partir à « Maria chez Bloom Studio ». La facture doit nommer l’entité juridique, sinon la comptabilité la renverra.
Quand faut-il transformer le devis ?
Transformez-le quand arrive le moment de facturation convenu. Ce n’est pas toujours le moment où le client dit oui.
- Petites missions rapides : facturez la totalité quand le travail est terminé.
- Missions plus importantes : facturez un acompte à l’acceptation et le solde à la fin.
- Projets longs : facturez aux étapes convenues. Notre guide sur la facturation à l’avancement explique comment les définir.
Quelle que soit la méthode, écrivez les étapes sur le devis lui-même. Une facture d’acompte est bien plus facile à envoyer quand le client a déjà vu « 30 % à l’acceptation » au-dessus de sa signature.
Comment transformer un devis en facture, étape par étape
- Confirmez l’acceptation. Conservez l’exemplaire signé ou l’e-mail qui dit oui.
- Vérifiez que le devis est toujours valable. S’il a expiré, confirmez le prix avant de le facturer.
- Copiez les lignes. Utilisez l’action de conversion de votre logiciel plutôt que de ressaisir.
- Complétez les coordonnées du client. Dénomination légale, adresse de facturation, et numéro de TVA s’il en a un.
- Ajoutez sa référence. Demandez s’il a besoin d’un numéro de bon de commande sur la facture. Beaucoup de grands clients ne peuvent pas payer sans.
- Fixez les dates. Prenez la date du jour comme date d’émission et les conditions de paiement convenues pour la date d’échéance.
- Vérifiez le taux de taxe. La TVA suit en général le taux en vigueur à la date de la prestation, pas à celle du devis : une mission devisée avant un changement de taux peut demander le nouveau taux.
- Émettez et envoyez. C’est l’étape qui donne à la facture son numéro et la rend définitive.
Un exemple détaillé : un devis, deux factures
Voici un exemple inventé. Une entreprise de rénovation établit un devis de 4 800 € plus 20 % de TVA, avec 30 % dus à l’acceptation et le solde à la fin.
| Document | Net | TVA (20 %) | Total |
|---|---|---|---|
| Devis QUO-2026-0042 | 4 800 € | 960 € | 5 760 € |
| Facture 1 : acompte, 30 % | 1 440 € | 288 € | 1 728 € |
| Facture 2 : solde, 70 % | 3 360 € | 672 € | 4 032 € |
| Les factures ensemble | 4 800 € | 960 € | 5 760 € |
Vérifiez cette dernière ligne à chaque fois. Si les factures ne totalisent pas le devis, soit une ligne a été oubliée, soit la mission a changé et les documents ne le montrent pas encore. La façon dont la TVA s’applique à l’acompte varie selon les pays, et le guide sur les factures d’acompte et de solde la détaille.
Que faire si la mission a changé après l’acceptation du devis ?
Laissez le devis accepté tranquille et ajoutez le changement à la facture sur sa propre ligne. Libellez-la pour que personne n’ait à poser la question, par exemple « Supplément : câblage électrique du couloir, convenu par e-mail le 14 mars ».
Si le changement est important, envoyez un court nouveau devis pour le travail supplémentaire et transformez-le aussi. Cela prend quelques minutes, et le client a approuvé le surcoût avant de le voir sur une facture.
Les erreurs qui font renvoyer les factures
- Un prix ressaisi. Un chiffre de travers et la comptabilité du client bloque le paiement.
- Pas de numéro de bon de commande, alors que le client en a besoin.
- Le nom du contact au lieu de celui de la société.
- Un devis expiré facturé à l’ancien prix, alors que vos coûts ou leur périmètre ont bougé.
- Modifier le devis après l’acceptation. Vous ne pouvez plus alors montrer ce qui avait été convenu.
Transformer un devis en facture dans ERPFlow
Dans ERPFlow, ouvrez le devis, choisissez Convertir en facture, et le client et les lignes sont copiés dans un nouveau brouillon de facture. Le brouillon est daté du jour et arrive à échéance après le délai de paiement du devis. Le devis reste tel qu’il était, et les deux documents sont liés : chacun affiche l’autre sous Documents liés.
- Pour facturer par étapes, convertissez une fois par étape. Chaque conversion crée un nouveau brouillon du devis entier, que vous réduisez à la part de cette étape avant d’émettre.
- Si le devis a été envoyé à un prospect, ERPFlow vous demande d’abord de transformer le prospect en client, puis fait la conversion dans la même étape.
- Si vous livrez avant de facturer, convertissez le devis en commande, puis la commande en facture. Les commandes font partie des forfaits payants.
- Quand vous émettez le brouillon, il reçoit son numéro, par exemple
INV-2026-0042, et devient définitif.
Dans ERPFlow, les clients ne peuvent ni accepter un devis en ligne ni le signer électroniquement. Vous marquez vous-même le devis comme accepté, et vous pouvez y joindre l’exemplaire signé.