Inviter votre équipe dans ERPFlow

Pour inviter votre équipe dans ERPFlow, ouvrez Paramètres > Membres, saisissez l’adresse e-mail de chaque personne, choisissez un rôle (Admin ou Membre) et appuyez sur Envoyer l’invitation. Le lien reçu par e-mail est valable 7 jours. Il vous faut une offre payante pour ajouter quelqu’un, car l’offre Free couvre un seul membre.

Comment inviter quelqu’un dans ERPFlow ?

Vous invitez quelqu’un dans ERPFlow depuis Paramètres > Membres, et seuls le propriétaire ou un admin peuvent le faire.

1. Vérifiez que vous avez une place libre. Paramètres > Abonnement indique les membres en place par rapport à votre plafond de places.
2. Envoyez l’invitation. Sous Inviter un coéquipier, saisissez l’adresse e-mail, choisissez le rôle et sélectionnez Envoyer l’invitation. Seul le propriétaire peut inviter quelqu’un directement comme admin.
3. La personne rejoint. Elle suit le lien de l’e-mail et se connecte avec l’adresse invitée. Si elle n’a pas de compte, elle en crée un sur place. Quelqu’un qui est déjà connecté avec une adresse e-mail vérifiée voit aussi l’invitation sur sa page d’accueil, avec un bouton Accepter en un clic.
4. Terminez la configuration. Attribuez un rôle personnalisé si vous en utilisez, et reliez la personne à sa fiche du personnel.

Prévenez les gens d’un piège : l’invitation appartient à l’adresse que vous avez saisie. Quelqu’un invité à une adresse professionnelle qui se connecte avec un compte Google personnel se voit dire que l’invitation a été envoyée à une autre adresse. Un court message préalable évite les allers-retours :

Je vous ai invité sur notre compte ERPFlow à l’adresse [e-mail professionnel]. Cherchez l’e-mail d’ERPFlow, suivez le lien et connectez-vous avec cette même adresse. Le lien est valable 7 jours. Si rien n’est arrivé d’ici demain, dites-le-moi et je le renverrai.

Combien de personnes pouvez-vous inviter selon l’offre ERPFlow ?

Le nombre de personnes que vous pouvez inviter selon une offre ERPFlow est celui des membres qu’elle comprend, plus les places supplémentaires que vous achetez. Les prix s’entendent par mois, en euros, hors TVA.

Les invitations en attente comptent aussi. Les membres et les invitations non expirées s’additionnent : vous ne pouvez donc pas mettre des invitations en file d’attente au-delà de votre plafond. Une invitation expirée n’occupe aucune place, mais la renvoyer reprend la place, et un renvoi au plafond est refusé.

Voici ce que paie une équipe pour les seules places, calculé à partir de ce tableau :

À partir de 13 membres, Business coûte le moins cher en places. Mais les places ne sont souvent pas ce qui décide. Starter autorise 15 factures par mois, Growth 30, et Business lève les plafonds mensuels : comparez donc les limites de la page des tarifs avec ce que vous émettez réellement. Un changement d’offre ou du nombre de places après votre premier paiement s’applique immédiatement, la différence étant calculée au prorata.

Un nouveau venu doit-il être Admin ou Membre ?

Un nouveau venu doit être Membre, sauf s’il doit diriger l’organisation avec vous. Un admin détient toutes les permissions de l’application, invite et retire des membres, gère l’abonnement, modifie les taux de taxe et les catégories, et lit le journal d’activité.

L’erreur est de croire que Membre signifie limité. Dans une organisation nouvellement créée, le rôle Membre démarre avec voir et gérer sur Prospects, Clients, Devis, Commandes, Factures, Produits, Services, Fournisseurs, Actifs, Dépenses, Revenus, Personnel, Emplacements, Notes, Projets, Signets, Congés et Réservation. Gérer couvre la création, la modification et la suppression. Le rôle démarre sans les salaires, les informations sensibles du personnel, les formulaires de capture de prospects, les intégrations, le journal d’activité et la gestion des rôles.

Si c’est trop pour votre entreprise, réduisez-le avant d’envoyer les invitations. Le rôle Membre intégré est modifiable dans Paramètres > Rôles, et une modification s’applique à tous ceux qui le détiennent.

Comment les rôles personnalisés fonctionnent-ils avec les invitations ?

Un rôle personnalisé dans ERPFlow s’attribue une fois la personne arrivée, car une invitation propose seulement Admin ou Membre. Créez le rôle dans Paramètres > Rôles avec une clé et un nom. Il démarre sans rien d’accordé. Ouvrez Modifier les permissions et activez ce dont le rôle a besoin : chaque interrupteur prend effet au moment où vous le basculez, sans bouton d’enregistrement. Utilisez ensuite Attribuer à un membre dans le même panneau.

Tant que vous ne l’avez pas attribué, la personne a ce que votre rôle Membre accorde. Pour quelqu’un qui doit voir très peu, comme un comptable temporaire, préparez le rôle et attribuez-le dès qu’il accepte. La page rôles et permissions liste ce qui peut être contrôlé.

Que faire si une invitation a expiré ou n’est jamais arrivée ?

Une invitation ERPFlow expirée ou perdue se règle avec Renvoyer, sous Invitations en attente dans Paramètres > Membres. Les invitations expirent 7 jours après leur envoi, et la liste les marque Expirée. Renvoyer envoie un nouveau lien valable 7 jours de plus et désactive l’ancien : dites donc à la personne d’utiliser l’e-mail le plus récent. Annuler supprime une invitation et son lien.

Inviter de nouveau la même adresse est refusé tant que son invitation est valide. Une fois qu’elle a expiré, une nouvelle invitation la remplace simplement.

Les fiches du personnel ont-elles besoin d’une place ?

Les fiches du personnel n’ont pas besoin de place, car un membre et une fiche du personnel sont deux choses différentes dans ERPFlow. Un membre se connecte et utilise l’application. Une fiche du personnel est le dossier RH de quelqu’un que vous planifiez et rémunérez, et cette personne n’a pas besoin de compte. Les fiches du personnel ont leur propre limite : 1 en Free, 3 en Starter, 6 en Growth et aucun plafond en Business.

Quelqu’un qui a besoin des deux obtient les deux. Créer un membre du personnel sur la ligne d’un membre remplit une nouvelle fiche à partir de son compte et relie les deux, et Lier à un membre du personnel… relie une fiche créée plus tôt. Toute personne qui prend des congés a besoin d’une fiche du personnel, qu’elle se connecte ou non, car les congés sont déposés dans la liste du Personnel.

Une fois les personnes en place, tout membre qui peut voir Projets voit les mêmes tableaux. Les guides sur le fonctionnement des projets et sur la saisie du temps sur une carte sont les prochains à leur envoyer.

Comment gérer les accès de votre équipe dans ERPFlow ?

Les propriétaires et les admins modifient les rôles et retirent des membres dans Paramètres > Membres. Retirer quelqu’un met fin immédiatement à son accès, et sa fiche du personnel reste avec son historique. Un admin peut faire passer des personnes de Membre à Admin et inversement, mais ne peut pas modifier ni retirer un autre admin, ce que seul le propriétaire peut faire. Une organisation a un seul propriétaire, qui passe la main avec Transférer la propriété dans Paramètres > Organisation et devient admin. Les intégrations connectées n’occupent pas de place.

Certaines choses qu’ERPFlow ne fait pas. La connexion se fait par e-mail et mot de passe ou par Google, sans SAML ni SCIM. L’authentification à deux facteurs est un choix de chaque personne, et personne ne peut l’imposer aux autres. Les permissions s’appliquent par domaine, pas par enregistrement ni par emplacement : un rôle qui peut voir les factures voit toutes les factures, et il n’existe pas de tableaux de projet privés.