Comment facturer un forfait mensuel (prestation récurrente)

Pour facturer un forfait mensuel, émettez une facture du montant convenu à la même date chaque mois, nommez la période couverte et fixez l’échéance prévue par votre contrat. Facturez le travail hors forfait sur sa propre ligne. Facturer d’avance, pour que le paiement arrive avant le début du mois, est l’habitude la plus sûre.

Que doit dire la facture d’un forfait mensuel ?

La facture d’un forfait mensuel doit porter tout ce que porte une facture normale, plus la période couverte, le contrat sur lequel elle repose et les éventuels suppléments. La période est ce que l’on oublie, et la comptabilité d’un client ne peut pas imputer une facture au bon mois sans elle.

Voici un exemple inventé : une facture datée du 25 mars pour avril, d’une agence qui facture son forfait d’avance.

Quel type de forfait facturez-vous ?

« Forfait mensuel » recouvre trois arrangements différents, facturés chacun différemment. Les agences marketing et les consultants visent surtout les deux premiers. Les avocats visent souvent le troisième.

Les sommes détenues à valoir peuvent relever de règles sur les fonds des clients : un cabinet d’avocats doit donc consulter son autorité de tutelle avant de copier quoi que ce soit ici. Si vous hésitez encore entre un forfait mensuel et une facturation à l’heure, voir facturation à l’heure ou forfait mensuel pour un consultant.

Faut-il facturer un forfait mensuel d’avance ou à terme échu ?

Facturer un forfait mensuel d’avance est en général le meilleur choix, car l’argent arrive avant le travail et un client qui cesse de payer peut être suspendu avant que vous ayez perdu grand-chose. Voici ce que donne chaque option pour un travail de décembre.

Une facture de forfait datée de novembre pour le travail de décembre relève en général de décembre dans votre comptabilité, pas de novembre. Dites à votre comptable dans quel sens vous facturez, pour que le chiffre d’affaires tombe dans le bon mois.

Quand la TVA devient-elle exigible sur la facture d’un forfait mensuel ?

La TVA d’un forfait mensuel devient en général exigible période par période, un acompte l’avançant. L’article 64 de la directive TVA considère un service donnant lieu à des paiements successifs comme achevé à la fin de chaque période, et l’article 65 rend la TVA exigible à l’encaissement d’un acompte. Les États membres peuvent y déroger en vertu de l’article 66.

Au Royaume-Uni, la Notice 700 de la HMRC indique qu’une prestation continue a un « tax point » chaque fois que vous émettez une facture de TVA ou recevez un paiement, selon la première éventualité (paragraphe 14.3). Une facture de forfait émise le 25 mars pour avril tombe donc dans la déclaration qui couvre le 25 mars. Le même paragraphe vous permet d’émettre une seule facture de TVA couvrant jusqu’à un an de paiements réguliers, listant pour chaque paiement le montant net, l’échéance, le taux de TVA et la TVA. Cela convient à un client qui veut un seul document.

Comment facturer les heures au-dessus ou en dessous du forfait ?

Les heures au-dessus ou en dessous d’un forfait se facturent selon une règle convenue à l’avance, pas selon une règle que vous réglez chaque mois. La règle comporte trois parties : le coût d’une heure supplémentaire, le report éventuel des heures inutilisées, et le moment où les heures reportées expirent.

Voici un exemple inventé. Une agence facture 2 000 € par mois pour 20 heures. Les heures supplémentaires coûtent 110 €. Les heures inutilisées ne sont reportées que sur le mois suivant.

Sur le trimestre, cela fait 3 × 2 000 € + 220 €, soit 6 220 € net. Avec 20 % de TVA, le client paie 7 464 € en tout. Envoyez le décompte des heures avec chaque facture, car un client qui voit le tableau ne conteste pas la ligne.

Texte pour le contrat :

Forfait mensuel : 2 000,00 € plus TVA par mois civil, couvrant jusqu’à 20 heures d’assistance marketing. Facturé le 25 du mois précédent et payable avant le 1er. Les heures inutilisées sont reportées sur le mois suivant seulement, puis expirent. Les heures au-delà du forfait coûtent 110,00 € chacune, facturées sur la facture suivante. Chaque partie peut mettre fin à ce forfait moyennant un préavis écrit de 30 jours.

Les erreurs qui font fuir de l’argent sur les forfaits

• Une ligne qui nomme le mauvais mois. Un modèle recopié avec le nom du mois dernier suscite une question, et la question retarde le paiement.
• Un périmètre sans bords. Si le contrat ne dit pas ce qui est hors forfait, tout finit à l’intérieur.
• Des heures que personne ne compte. On ne peut pas facturer un dépassement qu’on n’a pas enregistré, ni défendre le forfait sans le décompte.
• Un tarif qui ne bouge jamais. Prévoyez une révision annuelle dans le contrat, et voyez le guide sur les lettres d’augmentation de tarifs pour savoir comment l’augmenter.
• Des conditions qui dépassent le travail. Un net 30 sur un forfait facturé d’avance le transforme en facturation à terme échu. Les conditions de paiement doivent tomber le premier du mois au plus tard.

Configurer la facture d’un forfait mensuel dans ERPFlow

Dans ERPFlow, une facture récurrente facture un forfait selon un calendrier. Elle émet des factures et n’encaisse jamais d’argent : rien ne débite une carte ni ne prélève un paiement, donc le client paie comme d’habitude et vous l’enregistrez. Les rappels sur les factures de forfait en retard sont envoyés à la main.

Ouvrez une des factures du client et choisissez Rendre récurrente, ou partez de Factures > Récurrentes. Réglez-la sur mensuelle, choisissez la première date et le délai de paiement, puis Envoyer par e-mail à chaque client ou Créer des brouillons à envoyer moi-même. Un service avec son prix remplit la ligne. Chaque exécution crée une facture ordinaire par client, datée du jour où elle s’exécute, qui accepte paiements et rappels comme toute autre et compte dans la limite mensuelle de factures de votre forfait.

Les lignes se répètent à l’identique, sans champ pour le mois. Rédigez la ligne pour qu’elle reste vraie, par exemple « Forfait mensuel : prestations du mois civil suivant la date de la facture », ou utilisez les brouillons et saisissez le mois et les éventuels suppléments dans chacun avant de l’émettre. Les brouillons sont aussi la façon d’ajouter des suppléments à la facture, puisqu’il n’y a ni proratisation ni facturation à l’usage. Un client avec deux calendriers reçoit deux factures, jamais une seule combinée.

Une carte dans Projets comporte un champ Temps passé, saisi en heures et minutes, qui s’additionne par projet et par client : il peut donc tenir votre décompte par rapport au forfait. Ce temps ne devient pas des lignes de facture : les heures se facturent en saisissant un taux et une quantité sur la facture. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt.