Dernière mise à jour le 6 novembre 2026
Règles et chiffres issus d’autres sources vérifiés le 6 novembre 2026. Ils évoluent : confirmez-les auprès de la source avant de vous y fier.
Informations générales, pas un conseil fiscal ou juridique. Les règles dépendent de votre pays et de votre situation : faites vérifier par votre expert-comptable tout point ayant une conséquence fiscale ou juridique.
Une séquence de relance pour facture impayée est une série planifiée de messages de plus en plus fermes : un rappel amical le lendemain de l’échéance, une demande de date de paiement au jour 7, un appel téléphonique au jour 14, une escalade au jour 21 et une mise en demeure au jour 30.
L’intérêt d’une séquence est de décider une fois pour toutes, à l’avance. L’e-mail du jour 7 est bien plus facile à envoyer quand le calendrier le prévoit que lorsque vous vous demandez s’il paraîtra insistant.
Quel calendrier adopter pour les relances de factures impayées ?
Un bon calendrier de relances de factures impayées commence le lendemain de l’échéance et aboutit à une décision vers le jour 30. Ces nombres de jours sont un point de départ raisonnable et non une obligation légale : raccourcissez-les pour les petites factures et les nouveaux clients.
| Quand | Comment | Ton | Ce que vous voulez |
|---|---|---|---|
| 3 jours avant l’échéance (facultatif) | Serviable | Repérer un problème administratif tant qu’il est temps | |
| 1 jour après | Suppose un oubli | Le paiement, ou une raison | |
| 7 jours après | Direct | Une date de paiement | |
| 14 jours après | Téléphone, puis e-mail de confirmation | Ferme | La vraie raison, et un engagement |
| 21 jours après | E-mail à un responsable | Sérieux | L’attention de celui qui peut décider |
| 30 jours après | Mise en demeure écrite | Formel | Le paiement, ou votre décision sur la suite |
Arrêtez la séquence dès que l’argent arrive ou que le client soulève une vraie question. Rien n’agace autant un bon client qu’une troisième relance pour une facture payée mardi : consultez donc votre banque avant chaque envoi.
Rappel avant l’échéance
Un rappel avant l’échéance vaut la peine pour les factures importantes et les premières factures à un nouveau client, car il permet de savoir si la facture figure dans le système de quelqu’un tant que vous pouvez encore y remédier.
Objet : La facture [numéro] arrive à échéance le [date d’échéance]
Bonjour [prénom],
Un petit mot pour vous rappeler que la facture [numéro] de [montant] arrive à échéance le [date d’échéance]. Je joins une copie pour vous éviter de la chercher. Si elle est chez quelqu’un d’autre pour approbation, dites-moi qui et je la lui enverrai directement.
Cordialement, [votre nom]
Première relance : 1 jour de retard
La première relance doit supposer un oubli de bonne foi et faciliter le paiement. Joignez la facture, car le client l’a peut-être perdue.
Objet : La facture [numéro] était à régler le [date d’échéance] : [montant]
Bonjour [prénom],
La facture [numéro] de [montant] était à régler le [date d’échéance], et je ne vois pas encore de paiement. Une copie est jointe. Si le paiement est déjà en route, merci, et ne tenez pas compte de ce message. Si quelque chose le retarde, répondez-moi et je vous aiderai à régler cela.
Cordialement, [votre nom]
Deuxième relance : 7 jours de retard
La deuxième relance doit demander une date, car une question appelant une réponse précise est plus difficile à ignorer qu’une demande générale de paiement.
Objet : Facture [numéro], 7 jours de retard : pouvez-vous confirmer une date de paiement ?
Bonjour [prénom],
La facture [numéro] de [montant] était à régler le [date d’échéance] et a maintenant 7 jours de retard. Pourriez-vous m’indiquer la date à laquelle elle sera payée ? Si elle attend une approbation, un bon de commande ou autre chose de ma part, dites-moi ce qui manque et vous l’aurez aujourd’hui.
Cordialement, [votre nom]
Troisième étape : téléphone au jour 14, puis confirmation écrite
La troisième étape doit être un appel téléphonique, car un e-mail peut être ignoré alors qu’une question posée directement obtient en général une réponse. Demandez la personne qui approuve ou gère les paiements, et tenez-vous à trois questions :
- La facture [numéro] de [montant] est-elle programmée pour paiement ?
- Sinon, que faut-il pour qu’elle soit payée ?
- Quelle date puis-je noter ?
Mettez-le ensuite par écrit le jour même. Une trace écrite de ce qui a été promis donne sa force à l’étape suivante.
Objet : Suite à notre appel : facture [numéro], paiement avant le [date convenue]
Bonjour [prénom],
Merci pour le temps que vous m’avez accordé aujourd’hui. Comme convenu, les [montant] de la facture [numéro] seront payés avant le [date convenue]. Si cette date change, prévenez-moi avant qu’elle soit passée.
Cordialement, [votre nom]
Quatrième relance : 21 jours de retard, à un responsable
La quatrième relance doit aller à une personne qui a autorité sur le paiement, et elle doit retracer l’historique pour qu’elle n’ait pas à le demander.
Objet : Facture [numéro], 21 jours de retard : [montant]
Bonjour [nom du responsable],
Je vous écris parce que la facture [numéro] de [montant], à régler le [date d’échéance], a maintenant 21 jours de retard. Nous avons relancé [contact] le [dates] et nous avons parlé le [date], lorsque le paiement a été promis avant le [date convenue]. Il n’est pas arrivé.
Merci d’organiser le paiement avant le [date]. Nous sommes en droit de facturer des intérêts de retard et une indemnité sur cette facture, et je préférerais de loin la régler sans eux.
Cordialement, [votre nom]
Réservez ce deuxième paragraphe aux clients professionnels. Les consommateurs particuliers ne sont pas couverts par les lois sur les retards de paiement, comme l’explique comment facturer des pénalités de retard.
Mise en demeure : 30 jours de retard
Une mise en demeure doit indiquer le montant, un délai, et la seule chose que vous ferez si le délai passe. N’écrivez que l’étape que vous prendrez réellement, car une menace sans suite apprend au client à vous faire patienter.
Objet : Mise en demeure : facture [numéro], [montant], à payer avant le [date]
Madame, Monsieur,
La facture [numéro] de [montant], à régler le [date d’échéance], a 30 jours de retard malgré nos relances du [dates].
Si nous ne recevons pas le paiement intégral avant le [date], nous [confierons la créance à une société de recouvrement / engagerons une action en justice] sans autre avis, et nous réclamerons des intérêts et des frais de recouvrement en plus du montant ci-dessus.
Si vous contestez une partie de cette facture, dites-le-moi par écrit avant cette date en précisant pourquoi. Une copie de la facture est jointe.
Cordialement, [votre nom]
Quatorze jours est un délai courant. En Angleterre et au pays de Galles, la Practice Direction on Pre-Action Conduct attend un courrier exposant le fondement de la demande, les faits et le calcul du montant, et considère 14 jours comme un délai de réponse raisonnable dans une affaire simple.
Que faire si le client paie une partie ou en conteste une partie ?
Si le client paie une partie d’une facture ou en conteste une partie, votre relance ne doit réclamer que ce qui reste dû et n’est pas contesté. Renvoyer le montant total est la façon la plus courante de transformer un retard de paiement en dispute.
Voici un exemple inventé. Une facture totalise 2 304,00 € : trois lignes de 390 €, 1 250 € et 280 € net, plus 20 % de TVA. Le client conteste la ligne de 1 250 €.
| Net | TVA 20 % | Total | |
|---|---|---|---|
| Ligne contestée | 1 250,00 € | 250,00 € | 1 500,00 € |
| Lignes non contestées | 670,00 € | 134,00 € | 804,00 € |
| Facture | 1 920,00 € | 384,00 € | 2 304,00 € |
Vous réclamez donc 804,00 € maintenant.
Objet : Facture [numéro] : votre question sur [élément], et le montant non contesté
Bonjour [prénom],
Merci d’avoir soulevé la question sur [élément]. Je reviens vers vous à ce sujet avant le [date]. Le reste de la facture n’est pas en cause : merci donc de payer [montant non contesté] avant le [date] pendant que nous réglons les [montant contesté] restants.
Cordialement, [votre nom]
S’ils ont payé une partie sans poser de question :
Objet : Facture [numéro] : [solde] restent dus
Bonjour [prénom],
Merci pour les [montant payé] reçus le [date]. Il reste [solde] sur la facture [numéro], qui était à régler le [date d’échéance]. Quand puis-je compter sur le reste ?
Cordialement, [votre nom]
Que ne faut-il jamais écrire dans une relance de paiement ?
Une relance de paiement ne doit jamais dire quoi que ce soit que vous ne puissiez justifier, car elle peut finir devant un tribunal ou une société de recouvrement.
- Une menace que vous n’exécuterez pas. Une fois ignorée, chaque message suivant vaut moins.
- Un prélèvement qui ne vous est pas dû. Les intérêts légaux concernent les clients professionnels, et un contrat de consommation exige sa propre clause valable.
- Le total complet quand une partie a été payée.
- Quoi que ce soit pour un public. Dire à d’autres personnes qu’un client vous doit de l’argent peut créer un problème juridique plus grave que la dette : gardez cela entre vous et lui.
Que se passe-t-il après la mise en demeure ?
Après la mise en demeure, vous décidez si la créance vaut la peine d’être poursuivie, et il faut le décider à l’échéance plutôt que de laisser traîner. Les options habituelles :
- Cesser tout travail supplémentaire, si votre contrat le permet.
- Recourir à une société de recouvrement. Elle prélève en général une part de ce qu’elle récupère : comparez avec la créance.
- Engager une action en justice. En Angleterre et au pays de Galles, vous pouvez saisir la justice en ligne. Pour une demande transfrontalière dans l’UE jusqu’à 5 000 €, la procédure européenne de règlement des petits litiges s’applique dans tous les pays de l’UE sauf le Danemark.
- Passer la créance en perte, et interroger votre expert-comptable sur le dégrèvement de TVA sur créance irrécouvrable. Voir dépréciation ou perte sur créance.
Si cela se répète, regardez vos conditions avant vos relances. Des conditions de paiement claires et des acomptes de la part des nouveaux clients feront plus pour vous qu’un e-mail mieux rédigé.
Envoyer des relances de paiement dans ERPFlow
Les rappels d’ERPFlow sont manuels, un clic par facture. Sur une facture en retard, Envoyer un rappel de paiement ouvre une boîte de dialogue avec l’adresse du client déjà remplie et envoie par e-mail un rappel accompagné du PDF, indiquant le nombre de jours de retard et demandant le total ou, sur une facture partiellement payée, le solde dû. La page de la facture affiche ensuite la date du dernier rappel. Rien ne part selon un calendrier : la séquence ci-dessus, c’est à vous de la dérouler.
Le texte de cet e-mail est fixe, dans la langue de la facture. Il dit que vos écritures montrent un paiement en retard et demande au client de ne pas en tenir compte s’il a déjà payé, ce qui convient à la première relance. Il ne peut ni demander une date, ni escalader, ni mentionner des intérêts. Pour cela, utilisez Télécharger le PDF et envoyez les modèles ci-dessus depuis votre propre messagerie, puis ajoutez un commentaire sur la facture pour consigner ce que vous avez envoyé. Les commentaires restent internes et ne s’impriment jamais sur le PDF.
L’action n’apparaît qu’une fois la facture en retard : un rappel avant l’échéance part donc lui aussi de votre propre messagerie.
Pour voir ce qu’il faut relancer, utilisez les filtres En retard et Partiellement payée de la liste des factures, les chiffres En attente et En retard du tableau de bord, ou l’onglet Analytique d’un client. ERPFlow envoie un e-mail à votre équipe une seule fois, la nuit suivant le dépassement d’une échéance, sauf si les notifications sont désactivées. Il n’a pas de balance âgée des créances clients et ne calcule pas les pénalités de retard.