Comment mettre en place un système de numérotation des projets

Pour mettre en place un système de numérotation des projets, choisissez un format avec une année et une séquence courante, comme 2026-042, tenez un registre d’une ligne de chaque numéro attribué, et ne réutilisez ni ne modifiez jamais un numéro. Placez le numéro en premier dans chaque tableau, dossier, fichier et objet d’e-mail qui appartient au projet.

Qu’est-ce qui fait un bon numéro de projet ?

Un bon numéro de projet identifie une seule mission pour toujours et reste assez court pour se dicter au téléphone. Ces deux exigences écartent la plupart des systèmes ingénieux.

Quel format de numérotation des projets faut-il utiliser ?

La plupart des petites entreprises devraient utiliser l’année et une séquence à trois chiffres. Ne choisissez quelque chose de plus compliqué que si vous pouvez nommer le problème que cela résout.

Prévoyez la croissance quand vous choisissez la largeur. Trois chiffres vous donnent 999 projets par an, et quatre paraissent ridicules pour une entreprise qui en ouvre 30.

Quand un projet doit-il recevoir son numéro ?

Un projet doit recevoir son numéro quand le travail est remporté, pas quand vous le chiffrez pour la première fois. Si vous numérotez chaque demande, votre séquence se remplit de travaux que vous n’avez jamais faits, et 2026-042 ne vous apprend plus grand-chose.

Si vous avez aussi besoin de désigner les propositions, donnez-leur une série séparée, comme P-2026-118, et notez à côté le numéro du projet quand elle se concrétise. Les deux numéros restent alors honnêtes : l’un compte les propositions et l’autre les missions.

Comment gérer les phases, les avenants et les sous-projets ?

Gérez les phases et les avenants avec un suffixe sur le numéro d’origine : le numéro de base ne change jamais et tous les travaux liés se classent ensemble.

Le critère pour un nouveau numéro est de savoir si vous voudriez voir ses coûts et ses factures séparés de la première mission. Sinon, c’est un suffixe, ou simplement une autre carte sur le même tableau.

À quoi ressemble un registre de projets ?

Un registre de projets est une liste unique comportant une ligne par numéro attribué, et c’est la seule partie du système qui empêche deux personnes de prendre le même numéro. Voici un exemple inventé.

Confiez à une seule personne la tâche d’attribuer les numéros, ou gardez la feuille partagée et prenez la prochaine ligne libre. Une mission annulée reste dans la liste, comme 2026-043 ici.

Si vous quittez un ancien système, ne renumérotez pas les missions passées. Démarrez la nouvelle série aujourd’hui, et quand une nouvelle mission fait suite à une ancienne, notez l’ancienne référence, comme dans la dernière ligne. Les anciens fichiers restent consultables sous leurs anciens numéros.

Faut-il lier les numéros de projet et les numéros de facture ?

Les numéros de projet et les numéros de facture doivent rester séparés, le numéro de projet figurant sur la facture comme référence. Un numéro de facture a un rôle légal : selon l’article 226 de la directive TVA, il doit être séquentiel, fondé sur une ou plusieurs séries, et identifier la facture de façon unique. Un numéro de projet n’a aucune de ces obligations.

La directive autorise plusieurs séries, mais une série de factures distincte par projet vous laisse des centaines de séries à expliquer, et toute série présentant un trou appelle une question. Gardez une seule séquence de factures et lisez le guide sur la numérotation des factures pour la mettre en place.

Indiquez ensuite la référence du projet sur la facture, dans la description de la ligne ou dans les notes :

Extension arrière, étape 2 sur 4, votre référence de projet 2026-042.

Où le numéro de projet doit-il apparaître ?

Le numéro de projet doit apparaître en premier partout où quelqu’un pourrait chercher la mission plus tard. Voici les endroits habituels.

• Dossiers : 2026-042 Extension arrière. Le numéro en premier classe les dossiers par date d’ouverture.
• Noms de fichiers : 2026-042 Notes de calcul structure ind B.pdf. Évitez / et \, qui sont des séparateurs de chemin.
• Objets d’e-mail : [2026-042] Plans, indice B, pour qu’une recherche retrouve tout le fil.
• Devis et factures : comme référence sur le document.
• Relevés de temps et commandes aux fournisseurs : pour pouvoir rattacher les coûts à la mission. Voir suivre les heures facturables par projet.

Deux pièges de tableur peuvent casser un bon format. Les formes courtes comme 26-04 ou 2026-04 peuvent se transformer en dates quand on les saisit ou les ouvre dans Excel, ce qu’évite une séquence à trois chiffres. Les nombres simples avec des zéros en tête, comme 00042, perdent leurs zéros de la même façon : gardez donc une lettre ou un tiret dans le numéro. Testez votre format en le saisissant dans une feuille vierge et en ouvrant un CSV de cette feuille avant de vous engager.

Comment numéroter les projets dans ERPFlow ?

Les projets d’ERPFlow sont des tableaux avec des noms, sans numéro de projet automatique ni compteur de numéro suivant. Saisissez le numéro au début du nom du tableau, comme dans 2026-042 Extension arrière, et tenez le registre ailleurs. Le guide sur le fonctionnement des projets traite des tableaux et des cartes.

• Retrouver une mission : la recherche de la liste des tableaux porte sur le nom du tableau et sur le nom ou la société du client lié, et la colonne Nom se trie. Des numéros de largeur fixe mettent les tableaux dans l’ordre.
• Documents : les factures, les devis et les commandes se numérotent eux-mêmes dans leurs propres séquences, comme INV-2026-0042. Le préfixe se définit dans Paramètres > Infos de l’entreprise. Ils ne peuvent pas être réglés par projet, ce qui est justement ce que vous voulez.
• Lier un projet : un devis, une commande ou une facture peut être lié à un tableau sous Documents liés. Ce lien est interne et ne s’imprime pas.
• Montrer le numéro au client : saisissez-le dans la description de la ligne de facture ou dans les Notes, qui s’impriment toutes deux. Le champ Numéro de commande s’imprime aussi, mais il part comme référence de bon de commande dans la facture électronique : réservez-le au bon de commande du client, s’il en a un.
• Renommer les tableaux : l’import CSV de cartes de projet désigne un tableau par son nom, et le tableau doit déjà exister. Numéroter les tableaux avant l’import évite de refaire le fichier.

Les projets d’ERPFlow ne portent ni budgets ni coûts par projet : le numéro vous aide à retrouver une mission, mais il ne produira pas de rapport de coût de mission.