Dernière mise à jour le 6 novembre 2026
Un processus de validation des feuilles de temps pour une entreprise de projets comporte quatre étapes : la personne remet sa semaine, la personne qui valide contrôle les lignes, elle l’accepte ou la renvoie avec un motif, et la semaine validée est verrouillée pour la facturation et les rapports. Dans une petite entreprise, une seule échéance hebdomadaire et une seule personne désignée pour valider chacun suffisent.
Qui doit valider les feuilles de temps dans une entreprise de projets ?
Dans une entreprise de projets, une personne désignée doit valider la feuille de temps de chaque salarié, normalement celle qui connaît le mieux le travail de cette personne. Les personnes qui travaillent sur plusieurs missions sont le cas délicat, et voici les dispositifs praticables :
| Situation | Qui valide | Remarque |
|---|---|---|
| La personne travaille surtout sur les projets d’un même responsable | Ce responsable de projet | Le dispositif le plus simple |
| La personne travaille pour plusieurs responsables | Le supérieur hiérarchique, qui interroge les responsables sur les lignes douteuses | Un seul validateur évite que des semaines tombent entre deux personnes |
| Entreprise de moins de 10 personnes environ | Un dirigeant ou le responsable administratif pour tous | Bien, à condition que quelqu’un contrôle aussi cette personne |
| La propre feuille de temps du validateur | Un autre dirigeant ou le comptable | Personne ne valide la sienne |
| Le validateur est absent | Un suppléant désigné | À décider à l’avance |
Évitez que chaque responsable de projet ne valide que ses propres lignes. Cela semble rigoureux, mais une feuille de temps n’est alors jamais complète tant que tout le monde ne l’a pas regardée, et dans une petite entreprise cette semaine attendra encore à la fin du mois.
À quoi ressemble un calendrier de validation hebdomadaire ?
Un calendrier de validation hebdomadaire fixe une heure précise pour chaque étape, afin que les heures validées soient prêtes avant le départ des factures. Voici un exemple à adapter :
| Quand | Qui | Quoi |
|---|---|---|
| Chaque jour | Tout le monde | Saisit ses heures |
| Lundi 10 h 00 | Tout le monde | Remet la semaine précédente |
| Lundi 15 h 00 | Le validateur | Relance ceux qui n’ont pas remis |
| Mardi 17 h 00 | Le validateur | Valide, ou renvoie avec un motif |
| Mercredi 12 h 00 | Le salarié | Corrige et remet de nouveau |
| Mercredi 17 h 00 | Le validateur | Validation finale, et la semaine est verrouillée |
| Premier jour ouvré du mois | Finance | Ne facture qu’à partir des semaines verrouillées |
Prévoyez la fin du mois. Une semaine à cheval sur deux mois doit être coupée, pour que les derniers jours puissent être validés et facturés avec le mois auquel ils appartiennent. Sinon, les clients facturés à l’heure reçoivent une facture toujours en retard d’une semaine et tout le monde doit expliquer pourquoi. Ces échéances doivent correspondre à celles de votre politique de feuilles de temps.
Que doit contrôler la personne qui valide une feuille de temps ?
La personne qui valide doit contrôler que la feuille de temps est complète et correctement codée, et laisser les heures elles-mêmes tranquilles. Parcourez chaque fois la même courte liste :
- Le total est-il cohérent ? Comparez-le aux heures contractuelles, aux congés validés et aux jours fériés.
- Chaque ligne est-elle sur le bon projet et la bonne tâche ? Méfiez-vous des lignes internes vagues.
- L’indicateur facturable est-il correct ? Un mauvais indicateur fait perdre du chiffre d’affaires ou facture au client quelque chose qu’il ne devrait pas payer.
- Un client pourrait-il lire la description ? Cela ne compte que pour les lignes qu’il verra.
- Une mission dépasse-t-elle son budget ? Signalez-le au responsable de projet, et laissez les heures telles que saisies.
Voici une semaine inventée qui montre l’intérêt de la démarche. Ben a un contrat de 40 heures et facture 95 € de l’heure sur les missions horaires.
| Ligne | Heures | Facturable ? | Constat du validateur |
|---|---|---|---|
| P-114 Plans | 18,0 | Oui | Bien |
| P-118 Plans | 10,0 | Oui | Bien |
| Interne : « divers » | 6,0 | Non | En réalité des révisions client pour P-118 |
| Administratif | 3,5 | Non | Bien |
| Total | 37,5 | 2,5 de moins que le contrat |
Interrogé sur l’écart, Ben se souvient d’une visite de chantier sur P-114 et l’ajoute. Cela met 8,5 heures de plus sur des missions horaires : les 6,0 recodées et les 2,5 ajoutées. À 95 €, cela fait 807,50 € qui n’allaient pas arriver sur une facture, trouvés en quelques minutes. Ces heures vont ensuite sur la facture.
Le contrôle auquel il faut résister est de réduire des heures parce qu’une mission dépasse son budget. Cela cache le dépassement à ceux qui doivent le voir et vous donne un faux chiffre pour chiffrer la fois suivante. Si vous décidez de ne pas facturer certaines heures, consignez cette décision à part comme une réduction de valeur (write-down) et laissez le temps saisi tel qu’il était.
Comment renvoyer une feuille de temps ?
Pour renvoyer une feuille de temps, désignez la ligne, dites ce qui paraît faux et donnez un délai pour corriger. Un vague « merci de vérifier » revient avec les mêmes erreurs. Voici une formulation à copier :
Ben, je te renvoie la semaine 23. La ligne 3 (6 heures, « divers ») ressemble à des révisions de P-118 : merci de la recoder. La semaine totalise aussi 37,5 pour 40 au contrat : ajoute ce qui manque ou note pourquoi c’est moins. Retour chez moi pour mercredi 12 h 00, s’il te plaît.
Pour une feuille de temps qui n’est pas arrivée :
Votre feuille de temps de la semaine 23 n’était pas remise à 10 h 00 aujourd’hui. Merci de la remettre avant 15 h 00 pour que P-114 puisse être facturé avec le reste.
Gardez ces messages centrés sur la feuille de temps. Si quelqu’un est régulièrement en retard, parlez-lui en personne plutôt que d’envoyer des relances plus sévères.
Comment gérer les corrections après validation ?
Les corrections après validation passent par un journal des modifications, pour que les chiffres validés restent fiables et que l’historique reste visible. Une fois la semaine verrouillée, personne ne la modifie directement. Un court journal tenu à côté des feuilles de temps suffit :
| Date | Personne | Semaine | Ligne | Avant | Après | Motif | Validé par |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14 juil. | Ben | 27 | P-118 Plans | 8,0 | 6,0 | 2 heures relevaient de P-114 | Elin |
| 14 juil. | Ben | 27 | P-114 Plans | 4,0 | 6,0 | Déplacé depuis P-118 | Elin |
Si les heures ont déjà été facturées, modifier la feuille de temps ne modifie pas la facture. Il faudra aussi corriger la facture correctement, avec un avoir ou un nouveau document, selon les règles de votre pays.
Pour verrouiller une semaine dans un tableur, tenez une colonne de statut qui indique Brouillon, Remise, Renvoyée ou Validée. Protégez ensuite la plage validée : Excel comme Google Sheets peuvent restreindre qui modifie une plage. Ce n’est pas inviolable, mais cela évite les accidents, et pour une entreprise de cette taille c’est ce qu’il faut.
Le processus se grippe de façons prévisibles. Une personne qui valide seulement les totaux manque toutes les erreurs de codage. Valider seulement en fin de mois fait que personne ne se souvient de ce qu’était « divers ». Un validateur unique sans suppléant devient un goulot d’étranglement dès les premières vacances. Si la validation prend plus de quelques minutes par personne, le problème vient généralement des descriptions : corrigez-les à la source.
Comment valider les feuilles de temps avec ERPFlow ?
ERPFlow n’a ni chronomètre ni feuilles de temps aujourd’hui. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt. ERPFlow n’a pas non plus d’étape de validation des feuilles de temps : gérez donc ce processus dans un tableur, à l’aide d’un modèle de feuille de temps d’équipe.
Les heures validées arrivent ensuite dans ERPFlow à la main. Sur une facture, une ligne est une quantité multipliée par un prix : vous saisissez donc les heures validées comme quantité et votre taux comme prix, souvent à partir d’un service dont le prix est déjà défini. Une fois émise, une facture est définitive : vérifiez donc la semaine verrouillée avant de l’émettre.
Ne confondez pas cela avec les Congés, qui ont bien des demandes et des validations, mais uniquement pour les absences. C’est utile ici, car la personne qui valide peut comparer les lignes de congés d’une feuille de temps avec ce qui y a été validé.