Dernière mise à jour le 6 novembre 2026
Pour suivre les heures budgétées par rapport aux heures réelles sur un projet de design au forfait, transformez le forfait en budget d’heures par étape avant le début du travail, saisissez le temps sur ces étapes, et comparez chaque semaine les heures consommées à la part de chaque étape terminée. L’écart est votre alerte précoce, tant qu’il est encore temps d’agir.
Comment transformer un forfait en budget d’heures ?
Pour transformer un forfait en budget d’heures, divisez le forfait, moins les coûts extérieurs éventuels, par votre taux horaire facturé moyen, puis mettez une partie des heures en réserve. Voici un exemple inventé : un studio de design convient d’un forfait de 24 000 € sans coûts extérieurs, et son équipe facture en moyenne 80 € de l’heure.
24 000 € ÷ 80 € = 300 heures. Le studio met 10 % en réserve, soit 30 heures, comme provision pour imprévus et répartit les 270 autres.
| Étape | Heures budgétées |
|---|---|
| Concept | 60 |
| Conception détaillée | 80 |
| Plans techniques | 90 |
| Chantier et livraison | 40 |
| Réparties | 270 |
| Provision pour imprévus | 30 |
| Total | 300 |
Le taux horaire facturé intègre déjà votre marge, donc 300 heures livrent le bénéfice prévu. L’heure 301 commence à l’entamer. Si vos étapes suivent le RIBA Plan of Work, le guide sur les honoraires par étape RIBA détaille la répartition, et la même méthode vaut pour les agences de marketing et les consultants au forfait.
Que comparer chaque semaine ?
Comparez les heures consommées à la part réellement terminée de chaque étape. Les heures consommées seules disent ce que vous avez dépensé, et rien sur l’avancement.
Voici le même projet inventé à la semaine 10 :
| Étape | Budget | Réel | % d’avancement | Heures acquises | Écart |
|---|---|---|---|---|---|
| Concept | 60 | 68 | 100 % | 60 | −8 |
| Conception détaillée | 80 | 74 | 75 % | 60 | −14 |
| Plans techniques | 90 | 12 | 10 % | 9 | −3 |
| Chantier et livraison | 40 | 0 | 0 % | 0 | 0 |
| Total | 270 | 154 | 129 | −25 |
Les heures acquises sont le budget multiplié par le pourcentage d’avancement. L’écart est les heures acquises moins les heures réelles : un chiffre négatif signifie que vous avez consommé plus que l’avancement ne le justifie.
La conception détaillée est la ligne trompeuse. Avec 74 heures sur 80, elle semble avoir 6 heures d’avance sur le budget. Elle n’est terminée qu’à 75 %, donc elle a en réalité 14 heures de retard. Demandez le pourcentage d’avancement à la personne qui mène l’étape, et demandez-lui de le juger d’après ce qui reste à faire, car les heures passées le flatteront.
Comment prévoir l’arrivée du projet ?
Vous pouvez prévoir la fin de deux façons, et la vérité se situe en général entre les deux.
| Prévision | Hypothèse | Calcul | Heures à la fin |
|---|---|---|---|
| Meilleur cas | Tout le reste respecte le budget | 154 + (270 − 129) | 295 |
| Selon la tendance actuelle | Le rythme de dépassement se poursuit | 270 × 154 ÷ 129 | 322 |
Le meilleur cas reste dans les 300 heures, avec 5 heures de provision restantes. La tendance dépasse de 22 heures le forfait entier, soit à 80 € de l’heure 1 760 € de temps que personne ne paie. La semaine 10 est le moment où cela vaut encore la peine de le savoir, car il reste 141 heures budgétées de travail à venir.
Que faire quand les heures réelles dépassent le budget ?
Trouvez d’abord la cause, car chacune appelle une réponse différente.
| Cause | Que faire |
|---|---|
| Le client a modifié le cahier des charges | Convenir d’honoraires supplémentaires avant de faire le travail. Voir prestations supplémentaires |
| Des tours de commentaires supplémentaires | Renvoyer aux tours prévus dans votre proposition, et facturer les suivants si l’accord le permet |
| Vos propres reprises | Les absorber, les enregistrer et corriger la cause |
| Des seniors qui font un travail de junior | Le déléguer, car les mêmes heures coûtent plus cher au niveau senior |
| L’estimation était fausse | L’absorber, et corriger le chiffre pour votre prochaine proposition |
Pour une modification demandée par le client, envoyez le courriel avant de commencer :
La modification de mise en page demandée le 12 mars sort du cahier des charges convenu. Elle prendra environ 16 heures, soit à 80 € de l’heure 1 280 € hors TVA. Merci de confirmer par courriel et nous l’ajouterons comme étape distincte.
Que faire à la fin du projet ?
À la fin du projet, notez les heures finales de chaque étape à côté du budget et conservez le tableau. Après quelques projets, vous aurez mieux que toute règle empirique : vous saurez que votre étape de concept prend 70 heures, pas 60.
Ces chiffres permettent de proposer le prochain forfait sans risque. Les guides sur forfait ou taux horaire et sur la rédaction d’une proposition d’honoraires à partir de vos heures passées prennent le relais.
Suivre un projet au forfait dans ERPFlow
ERPFlow n’a ni budgets de projet, ni taux, ni calcul de coût ou de rentabilité par projet : il ne peut donc ni montrer un écart ni vous alerter d’un dépassement. ERPFlow n’a aujourd’hui ni chronomètre ni feuilles de temps. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt.
Voici ce que vous pouvez faire aujourd’hui :
- Le projet : un tableau Projets pour la mission, lié au client, avec une carte par étape. Mettez le budget dans le titre, par exemple « Concept (budget 60 h) ».
- Les heures : saisissez-les dans le Temps passé de chaque carte. La liste des tableaux montre le total du projet. Il n’y a pas de répartition par personne, et le temps ne porte pas de date.
- La comparaison : gardez le tableau des écarts dans un tableur. L’export CSV des cartes vous donne le Temps passé de chaque carte en minutes entières, avec le nom de son projet, pour que vous n’ayez rien à ressaisir.
- Le forfait : mettez le forfait sur un devis et convertissez-le en facture à chaque étape. Chaque conversion crée un nouveau brouillon du devis entier, que vous réduisez à la part de l’étape. Liez la facture au projet sous Documents liés.