Dernière mise à jour le 6 novembre 2026
Une méthode de suivi du temps et de facturation pour freelance demande un journal, un contrôle hebdomadaire et un jour de facturation. Notez chaque bloc de travail le jour où vous le faites, vérifiez le journal pendant un quart d’heure chaque vendredi, et à date fixe chaque mois, transformez les heures de chaque client en une facture.
Les heures se perdent surtout entre le moment où l’on fait le travail et celui où on le note : la routine compte donc plus que l’outil que vous choisissez.
Que doit convenir un freelance avant de suivre son temps ?
Un freelance doit convenir du taux horaire, de l’unité de facturation, de ce qui est facturable et de la date de facturation avant que la première heure soit notée. Mettez-les dans le devis ou dans l’e-mail qui confirme la mission, car une règle que le client a vue par écrit est difficile à contester plus tard. Vous pouvez copier ceci et changer les montants :
Le temps est facturé 75,00 € de l’heure hors TVA, relevé par unités de 15 minutes et facturé le dernier jour ouvré de chaque mois. Le déplacement est facturé à demi-tarif. Le paiement est dû 14 jours après la date de la facture.
Chacun de ces choix a son propre guide si vous hésitez : unités de facturation, facturer le temps de déplacement et conditions de paiement.
À quoi ressemble un journal de temps simple pour freelance ?
Un journal de temps de freelance a besoin de six colonnes, et un tableur s’en charge très bien. Ces saisies sont inventées :
| Date | Client | Tâche | Heures | Facturable | Facture |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 avril | Harbour Foods | Pages produits, premier jet | 3,25 | Oui | INV-2026-0031 |
| 3 avril | Harbour Foods | Appel avec la responsable marketing | 0,5 | Oui | INV-2026-0031 |
| 6 avril | Fell Cycles | Réécriture de la page d’accueil | 2,0 | Oui | |
| 7 avril | Administratif interne | Comptabilité | 1,0 | Non | s. o. |
La colonne Facture est celle qui fait le plus de travail. Une case vide signifie que les heures n’ont pas été facturées : filtrer sur les cases vides montre donc votre travail non facturé et empêche de facturer deux fois la même chose.
Notez aussi votre propre administratif, même si personne ne le paie. Au bout de quelques mois, il vous dit combien d’heures vous avez réellement à vendre, et c’est de ce chiffre que dépend votre taux.
Quelle est la routine hebdomadaire et mensuelle ?
La routine comporte trois étapes régulières, et celle que les gens sautent est le vendredi.
| Quand | Durée approximative | Ce que vous faites |
|---|---|---|
| Le jour même | 2 minutes | Noter ce sur quoi vous avez travaillé, pour qui, et combien de temps |
| Le vendredi | 15 minutes | Comparer le journal avec votre agenda, vos e-mails envoyés et vos fichiers modifiés, et combler les trous |
| Le jour de facturation | 10 minutes par client | Filtrer par client, additionner les heures facturables, émettre la facture, écrire son numéro dans le journal |
Le vendredi rattrape le plus d’argent. Un vendredi, vous vous souvenez encore de l’appel imprévu d’un client du mardi. À la fin du mois, non, et des heures reconstituées de mémoire sont toujours trop courtes.
Après l’échéance, il vous faut encore une habitude : relancer à jour fixe, avec une séquence de relances que vous avez déjà rédigée.
Un exemple chiffré : les heures d’un mois sur une facture
Voici un exemple inventé. Une rédactrice freelance facture 75 € de l’heure, le déplacement à demi-tarif, et ajoute 20 % de TVA. Voici les heures facturables d’avril pour un client.
| Ligne | Heures | Taux | HT |
|---|---|---|---|
| Rédaction, pages produits | 18,5 | 75,00 € | 1 387,50 € |
| Appels et révisions | 3,25 | 75,00 € | 243,75 € |
| Déplacement au bureau du client, demi-tarif | 2,0 | 37,50 € | 75,00 € |
| HT | 23,75 | 1 706,25 € | |
| TVA à 20 % | 341,25 € | ||
| Total dû | 2 047,50 € |
Avant d’émettre la facture, vérifiez que 23,75 correspond au total facturable du journal pour ce client et ce mois. Si ce n’est pas le cas, vous avez manqué une ligne ou repris une ligne d’un autre mois. Rédigez chaque ligne de façon que le client n’ait pas à poser de question :
Rédaction, pages produits, du 1er au 30 avril : 18,5 heures à 75,00 €
Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, la ligne de TVA disparaît et le total est de 1 706,25 €. Le guide pour facturer ses clients en tant que freelance couvre ce que la facture doit dire d’autre, et transformer ses heures facturables en facture va plus loin sur les lignes récapitulatives ou détaillées.
Un freelance doit-il suivre son temps sur les missions au prix forfaitaire ?
Un freelance doit aussi suivre son temps sur les missions au prix forfaitaire, car rien d’autre ne montre ce que la mission a rapporté à l’heure. Prenons une refonte de site à 2 400 €, inventée, qui a pris 44 heures. Cela fait 54,55 € de l’heure, contre un taux de 75 €, et à 75 € les mêmes heures auraient valu 3 300 €.
Le client ne voit jamais ces heures. Vous les utilisez pour le devis suivant, ou lorsque vous comparez les heures budgétées aux heures réelles pour voir quels types de missions vous sous-évaluez systématiquement.
Suivre ses heures et les facturer dans ERPFlow
ERPFlow n’a aujourd’hui ni chronomètre ni feuilles de temps. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt. Pour l’instant, votre journal reste dans un tableur ou une application de chronométrage, et ERPFlow gère la facture et tout ce qui suit.
- Le taux : créez un service avec l’unité réglée sur les heures et votre tarif horaire. Sur une facture, choisissez le service et saisissez la quantité depuis votre journal, par exemple 18,5. Vous pouvez reformuler la description de la ligne.
- L’envoi : l’émission donne son numéro à la facture et la rend définitive. Elle part par e-mail en PDF, dans l’une des 19 langues.
- Se faire payer : enregistrez chaque paiement à son arrivée, paiements partiels compris. La liste des Factures se filtre sur En retard, et Envoyer un rappel de paiement envoie par e-mail une facture en retard quand vous le décidez. Rien ne part selon un calendrier, et ERPFlow n’encaisse pas lui-même l’argent.
- Les heures à côté du client : un projet lié au client contient des cartes avec un temps passé saisi, et ces temps s’additionnent par projet et par client. Chaque carte contient un chiffre sans date, qui ne devient pas de lignes de facture : il ne remplace donc pas un journal daté.
L’offre Free a un seul membre et autorise 5 factures par mois, 5 services et 10 cartes de projet au total : comparez ces limites à votre propre liste de clients.