Facturation à l’avancement : comment facturer un projet par échéances au fil des travaux

La facturation à l’avancement consiste à facturer un projet en plusieurs parties à mesure que le travail progresse, plutôt qu’en une seule facture à la fin. Vous convenez des étapes et des montants avant de commencer, vous facturez chacune quand elle est atteinte, et vous affichez un cumul, pour que le client voie toujours ce qui a été facturé et ce qui reste.

Qu’est-ce que la facturation à l’avancement ?

La facturation à l’avancement est une façon de facturer un long chantier par échéances, chacune liée à une étape atteinte ou à du travail mesuré. Elle rapproche les encaissements des dépenses, et limite ce que vous risquez de perdre si un client cesse de payer à mi-parcours.

Il y a quatre façons courantes de la mettre en place. Elles diffèrent par ce qui déclenche chaque facture.

Un acompte n’est pas de la facturation à l’avancement, même s’il en est souvent la première échéance. Le guide sur les factures d’acompte et de solde traite les missions qui n’en ont besoin que de deux. La retenue de garantie est encore autre chose : c’est de l’argent que le client retient sur chaque paiement d’avancement, et la retenue de garantie sur une facture a son propre guide.

Quand utiliser la facturation à l’avancement ?

Utilisez la facturation à l’avancement quand un chantier dure assez longtemps, ou coûte assez cher, pour que vous deviez autrement payer salaires et fournisseurs pendant des semaines avant de voir le moindre argent. Voici un test simple : additionnez ce que vous dépenserez avant la fin du chantier. Si perdre cette somme sur une seule créance irrécouvrable vous ferait mal, facturez par étapes.

À certains endroits, la loi dit quelque chose des paiements par étapes en plus du contrat.

• Angleterre, pays de Galles et Écosse : la section 109 du Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 donne à une partie à un contrat de construction droit à des paiements échelonnés, par étapes ou périodiques, sauf si les travaux sont prévus ou estimés à moins de 45 jours. Les contrats avec des occupants résidentiels sont exclus.
• UE : l’article 5 de la directive sur les retards de paiement laisse les entreprises libres de convenir d’échéanciers de paiement, sous réserve du droit national. Si une échéance est en retard, les intérêts et l’indemnité ne se calculent que sur le montant en retard.

Pour la plupart des travaux hors de ces règles, votre contrat est la seule source de ce droit : écrivez donc les étapes.

Comment mettre en place la facturation à l’avancement, étape par étape

1. Mettez les étapes sur le devis. Chaque étape a un nom et un montant ou un pourcentage, et le client les accepte avec le prix. Des étapes inventées plus tard sont une renégociation.
2. Définissez chaque étape par quelque chose que les deux parties peuvent voir. « Second œuvre terminé et inspecté » convient. « À mi-parcours » non.
3. Dites qui confirme une étape, et comment. Un courriel du client ou une note de chantier signée suffit, pourvu que vous soyez convenus de laquelle.
4. Comparez les étapes à vos coûts. Mettez le montant cumulé de chaque étape en regard de ce que vous comptez avoir dépensé à ce moment. Si vous êtes à découvert jusqu’à la dernière facture, les étapes ne jouent pas leur rôle.
5. Laissez quelque chose à payer à l’achèvement. Le client veut qu’une somme soit retenue jusqu’à la fin du chantier, ce qui est une demande légitime. Attendez-vous à des résistances s’il ne reste presque rien.
6. Facturez la semaine où l’étape est atteinte, selon les conditions de paiement convenues. Une facture tardive rend l’avantage de trésorerie que vous avez négocié.
7. Affichez le cumul sur chaque facture, et donnez à toute modification du chantier sa propre ligne.
8. Réconciliez sur la dernière facture. L’ensemble des factures doit égaler le contrat plus les avenants convenus.

Un exemple chiffré : quatre factures et un avenant

Voici un exemple inventé. Une entreprise d’aménagement convient d’un contrat de 48 000 € plus 20 % de TVA, facturé à 20 % à la signature, 30 % au premier fixe, 30 % au second fixe et 20 % à l’achèvement. Pendant le chantier, le client accepte par courriel un avenant de 3 200 €, que l’entreprise facture avec la troisième étape.

Les pourcentages restent calculés sur les 48 000 € d’origine, donc ils font toujours 100 %. L’avenant est facturé une seule fois, en entier, sur sa propre ligne. Si vous recalculez les pourcentages sur le nouveau total, vous facturerez l’avenant deux fois ou passerez un après-midi à expliquer pourquoi vous ne l’avez pas fait.

Vérifiez la dernière ligne à chaque fois. 48 000 € plus 3 200 € font 51 200 €, tout comme la colonne du net.

Mettez un court cumul sur chaque facture. La facture 3 pourrait porter ceci :

Paiement d’étape 3 sur 4 : second fixe terminé, devis QUO-2026-0042. Contrat initial 48 000 €, avenant convenu 3 200 €, contrat révisé 51 200 €. Facturé avant cette facture 24 000 €. Cette facture 17 600 €. Reste à facturer 9 600 €. Tous les montants s’entendent hors TVA.

Cette note répond à la première question du service comptable du client, qui doit rapprocher votre facture d’un contrat qu’il n’a pas rédigé.

Comment facturer au pourcentage d’avancement ?

La facturation au pourcentage d’avancement calcule chaque facture en multipliant la valeur du contrat par la part du travail terminée, puis en soustrayant tout ce qui a déjà été facturé.

Cette facture = (contrat révisé × % d’avancement) − facturé à ce jour

Reprenez le même contrat et supposons que vous mesuriez le chantier à 70 % d’avancement après deux factures. 51 200 € × 70 % font 35 840 €. Soustrayez les 24 000 € déjà facturés et cette facture est de 11 840 € net, soit 14 208 € avec 20 % de TVA.

Soustrayez toujours le déjà facturé plutôt que de facturer l’augmentation du mois. Ainsi, une estimation généreuse le mois dernier se corrige ce mois-ci, et le total ne peut pas s’éloigner du contrat.

Convenez de la façon de mesurer l’avancement avant la première facture : quantités posées, coût engagé ou évaluation d’un inspecteur. Les chantiers commerciaux américains formalisent souvent cela dans un schedule of values, que le guide sur AIA G702 et G703 détaille. Le travail effectué mais pas encore facturé est ce que suit un rapport d’en-cours (WIP).

Comment fonctionne la TVA sur les factures d’avancement ?

La TVA d’une facture d’avancement est normalement facturée sur le montant propre de cette facture, et non sur l’ensemble du contrat au départ. Le moment où la TVA devient exigible est ce qui varie selon les pays.

• UE : l’article 64 de la directive TVA considère qu’une livraison donnant lieu à des décomptes ou paiements successifs est effectuée à l’expiration des périodes auxquelles ils se rapportent. Un paiement perçu avant l’exécution du travail rend la TVA exigible à l’encaissement, sur le montant reçu (article 65). Les États membres peuvent plutôt lier la date à la facture ou au paiement (article 66).
• Royaume-Uni : pour les contrats de construction avec paiements périodiques, le fait générateur (tax point) est la première des deux dates entre la réception du paiement et l’émission d’une facture de TVA (VAT Notice 708, paragraphe 23.1.3).

La conséquence pratique est que, là où l’émission de la facture fixe la date, vous pouvez devoir la TVA d’une étape avant que le client l’ait payée. Si la trésorerie est tendue, demandez à votre comptable si une demande de paiement qui n’est pas une facture de TVA est permise là où vous êtes, la facture de TVA suivant le paiement.

Un changement de taux en cours de route peut aussi répartir un même contrat sur deux taux de TVA, car chaque étape a sa propre date.

Qu’est-ce qui tourne mal en facturation à l’avancement ?

La facturation à l’avancement tourne généralement mal dans les papiers plutôt que dans le travail.

• Facturer une étape qui n’est pas terminée. Une seule facture contestée peut bloquer tout ce qui suit.
• Intégrer un avenant dans le montant de l’étape suivante. Le client voit une étape qui ne correspond pas au contrat et bloque le paiement.
• Pas de cumul. Le service comptable du client doit reconstituer l’historique, ce qui prend plus longtemps que vos conditions de paiement.
• Une dernière facture qui reprend le contrat. Facturez ce qui reste. Si vous devez montrer le contrat entier, montrez-le dans le cumul.
• Confondre facturé et encaissé. Le cumul montre ce que vous avez facturé. Ce qui a réellement été payé doit être suivi étape par étape.
• Continuer après une étape impayée. Chaque étape de plus s’ajoute à ce que vous risquez : relancez la semaine où elle passe en retard.

Facturer un projet par étapes dans ERPFlow

ERPFlow n’a pas de module de facturation à l’avancement. Il ne calcule pas de pourcentage d’avancement, ne tient pas d’échéancier de valeurs, ne produit pas de situations de travaux et ne gère pas la retenue de garantie. Un chantier dans ERPFlow est un devis plus les factures que vous émettez dessus, ce qui couvre la facturation par jalons sur des travaux à prix forfaitaire. Les contrats avec situations de travaux par étapes trouveront cela trop mince, et la page pour les entreprises de construction le dit aussi.

• Facturez chaque étape à partir du devis. Ouvrez le devis et choisissez Convertir en facture une fois par étape. Chaque conversion crée un nouveau brouillon du devis entier, que vous réduisez à la part de cette étape avant d’émettre la facture. Le devis reste tel qu’accepté, et chaque facture apparaît sous Documents liés.
• Tenez le cumul vous-même. Documents liés liste les factures mais ne calcule pas ce qui reste à facturer. Saisissez le cumul dans les Notes de la facture, qui s’impriment sur le PDF.
• Ne cherchez pas de ligne négative. ERPFlow refuse un prix ou une quantité négatifs : une ligne « moins le déjà facturé » ne peut donc pas figurer dans le tableau des lignes. Facturez le montant de l’étape comme une ligne normale et indiquez la déduction dans les Notes.
• Si vous livrez avant de facturer, convertissez le devis en commande et facturez à partir de celle-ci. Chaque facture issue d’une commande part aussi de la commande entière. Les commandes ne sont pas incluses dans le forfait Free.
• Pilotez le chantier sur un tableau. Un projet lié au client peut aussi être lié au devis et à ses factures. Il ne contient ni budgets ni coûts de chantier.

Les paiements s’enregistrent à la main, en nombre quelconque par facture, et Partiellement payée apparaît automatiquement. Une relance sur une étape en retard ne part que lorsque vous choisissez de l’envoyer.