Comment suivre les heures facturables d’une agence

Pour suivre les heures facturables d’une agence, donnez à chaque client un code et à chaque mission une ligne en dessous, faites noter à chacun son temps chaque jour sur la mission, et comparez chaque semaine les heures de chaque forfait récurrent avec son volume inclus. La saisie est la partie facile. Le risque propre aux agences, c’est un forfait récurrent qui dépasse sans qu’on le remarque.

Quelles heures d’agence sont facturables ?

Les heures d’agence sont facturables lorsque le contrat du client le prévoit : une même heure peut donc être facturable chez un client et gratuite chez un autre. Ce tableau est une base raisonnable. Vérifiez-le contrat par contrat.

Notez tout, y compris ce que vous ne pouvez pas facturer. Les règles générales figurent dans le guide sur les heures facturables et non facturables, et le temps noté mais que vous ne facturerez pas est une dépréciation accompagnée d’un motif.

Comment une agence doit-elle organiser clients, missions et tâches ?

Les codes de temps d’une agence doivent aller du client à la mission puis au type de tâche, avec une courte liste de types de tâches partagée par tous. Dans cette organisation inventée, HARB-RET est le forfait récurrent mensuel de Harbour Foods et HARB-WEB est une mission de site web distincte pour le même client, parce que les deux ont des conditions différentes.

• Types de tâches : limitez-les à ce dont vous rendriez compte, comme stratégie, rédaction, design, production et gestion de compte. Une liste de trente est ignorée, et tout finit dans « général ».
• Codes internes : INT-PITCH et INT-ADMIN reçoivent tout ce qui n’est pas du travail client, pour que la semaine de chacun égale ses heures contractuelles. Une semaine qui reste en dessous signale du temps manquant.
• Taux : rattachez-les au rôle, pas à la saisie. Si un client veut un taux unique pour toute l’équipe, calculez un taux horaire moyen pondéré et gardez les taux par rôle dans votre propre feuille.

Une feuille de temps d’équipe hebdomadaire partagée suffit à faire tourner cela tant que l’agence n’a pas plus de clients qu’une personne ne peut en garder en tête.

Comment suivre les heures d’un forfait récurrent sans le dépasser ?

Suivez les heures d’un forfait récurrent en comparant chaque semaine les heures utilisées avec la part du mois écoulée. Voici un exemple inventé : un forfait mensuel de 6 000 € achète 60 heures, soit un taux moyen de 100 € de l’heure. Après deux semaines sur quatre, 38 heures sont parties. C’est 63 % du volume à la moitié du mois.

Prévenez le client maintenant, tant que le choix lui appartient encore :

Nous avons utilisé 38 des 60 heures du forfait de ce mois, avec deux semaines devant nous. À ce rythme, le mois se terminerait vers 76 heures. Dites-nous lesquels des points restants mettre en attente, ou nous pouvons continuer et facturer les 16 heures supplémentaires au tarif convenu de 100 € de l’heure.

À la fin du mois, mesurez le dépassement dans les deux sens, car ils ne concordent pas.

Mesuré en heures, le mois dépasse de 6,5 heures, soit à 100 € un supplément de 650 €. Mesuré en valeur aux taux de la grille, il ne dépasse que de 135 € les honoraires de 6 000 €, parce que la répartition des rôles du mois a donné une moyenne d’environ 92 € de l’heure, en dessous des 100 € que suppose le forfait. Les deux calculs sont honnêtes, et l’écart entre eux est de 515 €.

Le contrat doit donc dire dans quelle unité le forfait est mesuré. Réglez cela, ainsi que le sort des heures non utilisées, avant que quiconque commence à travailler. Le guide sur la facturation d’un forfait récurrent mensuel couvre la facture elle-même.

Comment faire noter son temps à une équipe créative ?

Faites noter son temps à une équipe créative en faisant en sorte que cela prenne moins d’une minute par jour et en lui montrant à quoi servent les chiffres. Personne ne remplit bien une feuille de temps parce qu’on le lui a ordonné.

• Notez à la fin de chaque journée, agenda ouvert. Ne demandez pas aux gens de lancer des chronomètres pendant qu’ils se concentrent.
• Montrez à chacun la consommation du forfait. Quelqu’un qui voit qu’un client est à 63 % à la mi-mois le signalera avant que vous ayez à le demander.
• N’utilisez pas le journal pour juger la vitesse des gens. Dès qu’il devient une mesure de performance, les saisies dérivent vers ce qui fait bonne figure, et les factures dérivent avec elles.

Si vous voulez l’écrire, une courte politique de feuilles de temps fixe l’échéance et qui relance.

Que doit examiner une agence chaque mois ?

La revue mensuelle d’une agence doit transformer quatre chiffres en quatre décisions.

Suivre les heures d’une agence dans ERPFlow

ERPFlow n’a aujourd’hui ni chronomètre ni feuilles de temps. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt. ERPFlow n’a pas non plus de rapports de temps par personne, et rien ne suit le volume inclus d’un forfait récurrent : la saisie et le contrôle de consommation ci-dessus restent donc dans votre tableur.

Voici ce qu’il fait pour une agence de marketing ou de création :

• Clients et missions : un projet est un tableau que vous pouvez lier à un client. Les cartes portent des responsables, des échéances, des fichiers et des commentaires, plus un temps passé saisi en heures et minutes, et ces temps s’additionnent par projet et par client. Chaque carte contient un chiffre, sans date et sans répartition par personne, et il ne devient pas de lignes de facture.
• Honoraires du forfait récurrent : une facture récurrente facture un montant fixe chaque semaine, mois, trimestre ou année, et l’envoie par e-mail ou la laisse en brouillon. Elle émet la facture et n’encaisse pas l’argent. Si vous facturez les dépassements, choisissez Créer des brouillons à envoyer moi-même pour pouvoir ajouter la ligne supplémentaire avant d’émettre, ou établissez une facture distincte.
• Taux : un service par rôle, avec l’unité réglée sur les heures et le tarif horaire, pour que n’importe quelle ligne puisse être choisie plutôt que saisie.