Dernière mise à jour le 6 novembre 2026
Informations générales, pas un conseil fiscal ou juridique. Les règles dépendent de votre pays et de votre situation : faites vérifier par votre expert-comptable tout point ayant une conséquence fiscale ou juridique.
Un e-mail de facture que le client peut traiter met quatre faits dans les deux premières lignes : le numéro de facture, le montant, la date d’échéance et le moyen de paiement. Joignez la facture en PDF, nommez clairement le fichier, envoyez-la à la personne qui valide les paiements et rédigez un objet qu’on pourra encore retrouver par recherche six semaines plus tard.
La personne qui le lit ne vous connaît peut-être pas. Écrivez pour elle plutôt que pour le contact avec qui vous échangez.
Que doit dire l’objet d’un e-mail de facture ?
L’objet d’un e-mail de facture doit contenir le mot « facture », le numéro, le nom de votre entreprise et, si la place le permet, le montant et la date d’échéance, car c’est ce que l’on cherchera quand viendra le lot de paiements.
| Faible | Mieux | Pourquoi |
|---|---|---|
| Facture | Facture INV-2026-0042 de Harbour Signs : 2 304,00 € à régler avant le 28 avril | Facile à retrouver, et répond à la première question sans ouvrir le message |
| Facture jointe | Facture INV-2026-0042, PO 5518, Harbour Signs | Les services comptables rapprochent souvent sur le numéro de commande |
| Mars | Forfait de mars : facture INV-2026-0061 de Harbour Signs | « Mars » seul n’apparaîtra pas dans une recherche |
Modèle d’e-mail de facture standard
L’e-mail de facture standard convient à toute facture courante envoyée à un client qui vous connaît déjà. Remplacez les éléments entre crochets.
Objet : Facture [numéro] de [votre entreprise] : [montant] à régler avant le [date d’échéance]
Bonjour [prénom],
Vous trouverez ci-joint la facture [numéro] pour [ce qu’elle couvre]. Le total est de [montant] TVA comprise, à régler avant le [date d’échéance].
Merci de payer par virement bancaire à [titulaire du compte], IBAN [IBAN], en indiquant [numéro] comme référence.
Si quelque chose ne correspond pas à ce que vous attendiez, répondez à cet e-mail et je m’en occupe.
Cordialement, [votre nom]
La phrase qui invite à poser une question compte plus qu’il n’y paraît. Un problème soulevé aujourd’hui vous coûte une journée. Le même problème soulevé à l’échéance vous coûte tout le délai de paiement, et vous repartez de zéro.
E-mail pour une première facture à un nouveau client
Un e-mail pour une première facture doit aussi confirmer les formalités, car c’est à ce moment qu’une mauvaise adresse ou une fiche fournisseur manquante apparaît.
Objet : Première facture de [votre entreprise] : [numéro], [montant] à régler avant le [date d’échéance]
Bonjour [prénom],
Voici notre première facture, [numéro], pour [ce qu’elle couvre] : [montant] TVA comprise, à régler avant le [date d’échéance]. Les coordonnées de paiement figurent sur le PDF.
Pourriez-vous confirmer deux points ? Que c’est bien la bonne adresse pour les factures, et qu’il ne faut rien d’autre pour la payer, comme un numéro de bon de commande ou un formulaire fournisseur. Si elle doit aller à quelqu’un d’autre, dites-moi qui et je la lui transmettrai aussitôt.
Cordialement, [votre nom]
E-mail à une boîte comptabilité avec un bon de commande
Un e-mail à une boîte comptabilité doit commencer par le numéro de bon de commande, car c’est ce que le lecteur rapprochera, et il ne connaît pas le projet de votre contact.
Objet : Facture [numéro], BC [numéro de commande], [votre entreprise], [montant]
Bonjour,
Veuillez trouver ci-joint la facture [numéro], établie sur le bon de commande [numéro de commande] de [nom du contact].
Montant : [montant] TVA comprise. Date d’échéance : [date d’échéance]. Nos coordonnées et notre compte bancaire figurent sur la facture.
Dites-moi s’il vous faut autre chose pour la traiter.
Cordialement, [votre nom]
Mettez votre contact en copie, pour qu’il sache qu’elle est arrivée et puisse l’approuver. Si le client demande les factures par un portail, utilisez le portail, car une copie envoyée par e-mail risque d’être simplement ignorée.
E-mail pour une facture d’acompte
Un e-mail pour une facture d’acompte doit dire ce qui se passe une fois qu’elle est payée, car un client qui voit ce que le paiement déclenche a une raison de le régler rapidement. Le guide sur l’acompte et le solde explique comment le facturer.
Objet : Facture d’acompte [numéro] : [montant] pour confirmer [mission]
Bonjour [prénom],
Merci d’avoir accepté notre devis. La facture [numéro] pour l’acompte de [pourcentage] % est jointe : [montant] TVA comprise, à régler avant le [date d’échéance].
Une fois qu’elle sera payée, nous fixerons [début des travaux]. Le solde de [solde] sera facturé à la fin des travaux, comme prévu dans le devis.
Cordialement, [votre nom]
E-mail pour une facture mensuelle
Un e-mail pour une facture mensuelle peut être très court, car rien ne devrait avoir changé. Dites-le, et signalez-le clairement si quelque chose a changé.
Objet : Facture de [mois] n° [numéro] de [votre entreprise] : [montant] à régler avant le [date d’échéance]
Bonjour [prénom],
Votre facture de [mois] est jointe : [numéro], d’un montant de [montant] TVA comprise, à régler avant le [date d’échéance]. Comme le mois dernier, sans changement.
Cordialement, [votre nom]
E-mail quand un client dit que la facture n’est jamais arrivée
Un e-mail qui renvoie une facture doit garder le numéro et les dates d’origine, car il s’agit d’une copie et non d’une nouvelle facture. Ne repoussez pas l’échéance sauf si vous en êtes convenu.
Objet : Copie de la facture [numéro] de [votre entreprise], à régler avant le [date d’échéance]
Bonjour [prénom],
Désolé que vous ne l’ayez pas reçue. Voici une copie de la facture [numéro], émise le [date d’émission], d’un montant de [montant], à régler avant le [date d’échéance].
Pourriez-vous confirmer qu’elle vous est bien parvenue cette fois, et si une autre adresse devrait la recevoir ?
Cordialement, [votre nom]
E-mail pour une facture corrigée
Un e-mail pour une facture corrigée doit dire quel numéro est annulé et lequel le remplace, sinon le client risque de payer les deux ou aucune.
Objet : La facture corrigée [nouveau numéro] remplace la facture [ancien numéro]
Bonjour [prénom],
Nous avons relevé une erreur sur la facture [ancien numéro] : [ce qui n’allait pas]. Cette facture est désormais annulée, merci de ne pas en tenir compte.
La facture corrigée, [nouveau numéro], est jointe, d’un montant de [montant] TVA comprise, à régler avant le [date d’échéance].
Désolé pour ces démarches supplémentaires.
Cordialement, [votre nom]
Faut-il mettre les coordonnées bancaires dans l’e-mail de facture ?
Les coordonnées bancaires doivent figurer sur le PDF de la facture et peuvent aussi figurer dans l’e-mail, mais ne les changez jamais par e-mail seul. Des escrocs envoient de fausses factures semblables avec des numéros de compte modifiés : un changement de coordonnées bancaires est donc exactement ce dont un service comptable prudent se méfiera. Si votre compte change, téléphonez aussi à vos contacts, et envoyez ceci :
Notre compte bancaire change le [date]. Je vous téléphonerai pour confirmer les nouvelles coordonnées avant votre prochain paiement. Si vous recevez de notre part un changement de compte que je n’ai pas confirmé par téléphone, considérez-le comme suspect et appelez-moi au numéro que vous avez déjà pour nous.
Pourquoi les clients ignorent-ils les e-mails de facture ?
Les clients ignorent les e-mails de facture surtout parce que le message n’atteint pas la personne qui paie, ou ne lui donne pas ce dont elle a besoin pour agir.
- Envoyé seulement à votre contact, qui ne peut pas débloquer d’argent et a d’autres choses à faire.
- Un nom de fichier vague.
invoice.pdfse perd parmi des dizaines d’autres. Mettez le numéro de facture dans le nom. - Un lien au lieu d’une pièce jointe. Un service comptable veut un fichier à conserver, et beaucoup bloquent les liens inconnus.
- Une adresse « no-reply ». Une question qui rebondit devient une raison de ne pas payer.
- Cacher le montant dans le PDF. Quelqu’un qui vide sa boîte veut voir ce que vous demandez sans rien ouvrir.
Si la date d’échéance passe, passez à la série d’e-mails de relance.
Envoyer des e-mails de facture depuis ERPFlow
Envoyer par e-mail sur une facture envoie un e-mail au texte fixe. L’objet est du type « Facture INV-2026-0042 de Votre entreprise ». Le corps salue le client et donne le numéro de facture, la date d’émission, la date d’échéance et le total ; le PDF est joint, avec vos coordonnées bancaires. Les réponses vont à l’adresse e-mail de vos paramètres d’entreprise. L’e-mail et le PDF utilisent la langue de la facture, parmi les 19.
Le texte ne peut pas être modifié, et l’e-mail part vers une seule adresse, reprise de la fiche client. L’e-mail d’ERPFlow ne peut donc pas porter les modèles ci-dessus. Pour les utiliser, choisissez Marquer comme émise sans envoyer d’e-mail, puis Télécharger le PDF, envoyez-le depuis votre propre messagerie, et utilisez Marquer comme envoyée pour que la facture enregistre son envoi.
Chaque e-mail qu’ERPFlow envoie est enregistré comme l’envoi de la facture et dans le journal d’activité : vous pouvez donc vérifier plutôt que deviner quand un client dit n’avoir rien reçu. Un e-mail qui échoue laisse la facture émise et non envoyée, et le filtre Non envoyée liste ce qui reste à envoyer. Renvoyer par e-mail une facture payée indique qu’elle est intégralement payée, et une facture annulée indique qu’aucun paiement n’est dû. Les factures récurrentes peuvent envoyer chaque émission par e-mail de la même façon, avec le même texte fixe.