Dernière mise à jour le 6 novembre 2026
Les projets d’ERPFlow sont des tableaux kanban. Chaque tableau a des colonnes que vous nommez et des cartes qui les traversent, et une carte porte ses responsables, son échéance, son temps passé, ses fichiers et ses commentaires. Vous pouvez avoir autant de tableaux que nécessaire sur n’importe quelle offre, et lier chacun à un client ainsi qu’à ses devis, commandes et factures.
Qu’est-ce qu’un projet dans ERPFlow ?
Un projet dans ERPFlow est un tableau. Projets dans la barre latérale ouvre la liste des projets, un tableau avec Nom, Client, Cartes et Temps passé, que vous pouvez rechercher et trier en cliquant sur l’en-tête d’une colonne.
Chaque organisation démarre avec un tableau marqué Par défaut, où atterrit une carte lorsque rien d’autre ne désigne un tableau. Définir par défaut déplace cette marque vers un autre tableau. La page de la fonctionnalité Projets montre un aperçu dessiné d’un tableau.
Comment répartir le travail en tableaux ?
Répartissez les tableaux selon ce que vous voulez totaliser, car le lien client d’un projet et son total de temps appartiennent au tableau et non à la carte.
| Vous voulez voir | Faites un tableau par | Le piège |
|---|---|---|
| Le temps et l’avancement de chaque mission | Mission | Beaucoup de tableaux : archivez chacun à la fin de la mission |
| Tout ce qui concerne un client de longue durée | Client | Un total unique qui ne cesse de grossir, avec des missions distinguées seulement par carte |
| Le flux de travail d’une équipe | Équipe ou type de travail | Pas de client unique à lier, donc pas de total par client |
Un client peut avoir plusieurs tableaux. Sa page liste chacun avec son nombre de cartes et son temps passé, puis une ligne Total. Si vous numérotez vos missions, le guide sur un système de numérotation des projets aide à nommer les tableaux.
Comment configurer les colonnes d’un tableau ?
Un nouveau tableau démarre avec trois colonnes : To do, In progress et Done. Ouvrez Colonnes pour les renommer, donner une couleur à chaque couloir et fixer leur ordre avec Monter et Descendre. Les colonnes ne se déplacent pas par glisser-déposer.
Les cartes ici sont terminées marque une colonne comme achevée. Une carte qui y arrive est horodatée comme terminée, et la quitter efface cet horodatage. Un tableau peut avoir plusieurs colonnes de ce type, ou aucune. Supprimer la colonne demande où ses cartes doivent aller.
Les colonnes appartiennent à un seul tableau : chacun peut donc suivre son propre processus. Un menuisier-agenceur de cuisines, par exemple (inventé), pourrait utiliser Mesures prises, Matériaux commandés, Sur chantier, Finitions et Terminé sur chaque tableau de chantier, tandis que le bureau tient un tableau simple à trois colonnes.
Que contient une carte ?
Une carte n’a besoin que d’un titre. Tout le reste est facultatif.
| Champ | Ce qu’il contient | À savoir |
|---|---|---|
| Titre | Jusqu’à 500 caractères | La zone de recherche du tableau lit ce champ et la description |
| Description | Jusqu’à 5 000 caractères | La carte affiche un aperçu d’une ligne |
| Colonne | Où en est la carte | Définie ici, ou par glisser-déposer |
| Échéance | Date et heure | Choisir une date remplit 18:00, que vous pouvez modifier |
| Temps passé | Heures et minutes, saisies à la main | Un total par carte, pas une liste de saisies |
| Responsables | Des personnes de votre organisation | Chacune est notifiée. Elles se connectent à ERPFlow |
| Membres du personnel | Liens vers des fiches du personnel | À titre informatif, pour quelqu’un qui n’a pas besoin de se connecter |
| Pièces jointes | Fichiers jusqu’à 50 Mo chacun | Comptent dans votre quota de stockage |
| Commentaires | Un fil sur la carte | Le plus récent en premier, avec l’auteur et l’heure ; les commentaires modifiés sont signalés comme tels |
Cliquez sur une carte pour la modifier dans un panneau latéral, ou choisissez Ouvrir la vue complète pour sa propre page, avec les onglets Détails, Pièces jointes et Commentaires et un lien à partager avec vos collègues.
Un tableau a aussi sa propre page Pièces jointes, pour les documents qui appartiennent à toute la mission, comme le cahier des charges ou le contrat signé. Les fichiers du tableau et ceux des cartes sont séparés.
Comment fonctionnent les échéances d’une carte ?
L’échéance d’une carte s’affiche sous forme de pastille, et la carte passe à l’orange lorsqu’il reste trois jours ouvrés ou moins, et au rouge lorsqu’il reste un jour ouvré ou moins. Une fois l’échéance passée, la carte reste rouge et la pastille indique En retard.
Seuls comptent le lundi au vendredi, dans le fuseau horaire de la personne qui consulte, et les jours fériés ne sont pas pris en compte. Une carte due lundi à 10:00 passe donc à l’orange le mercredi précédent à 10:00 et au rouge le vendredi à 10:00. Une carte dans une colonne terminée n’est jamais marquée.
Ces marques n’apparaissent que sur le tableau. Rien n’est envoyé par e-mail ni à personne à l’approche d’une échéance.
Comment travaille-t-on à plusieurs sur un tableau ?
Tout membre dont le rôle peut voir les projets voit tous les tableaux, et il n’existe pas de projets privés. Voir les projets permet de lire les tableaux et les commentaires. Gérer les projets permet de créer et de modifier des cartes et de publier des commentaires. Le rôle intégré Membre commence avec les deux, et un propriétaire ou un administrateur peut le changer dans les rôles et permissions. Pour ajouter des personnes, voir inviter votre équipe.
Les notifications sont volontairement peu nombreuses :
- Être attribué à une carte notifie cette personne dans l’application et par e-mail.
- Une carte qui change de colonne notifie ses responsables et son créateur, dans l’application uniquement.
- Les commentaires n’envoient aucune notification, et il n’y a pas de mentions @.
Si un commentaire doit être lu, prévenez donc la personne ou attribuez-lui la carte.
Que se passe-t-il quand on déplace, copie ou archive une carte ?
| Action | Ce qui se passe | À surveiller |
|---|---|---|
| Glisser-déposer | Déplace la carte dans une colonne ou d’une colonne à l’autre, à la souris ou au clavier, et enregistre aussitôt | Rien |
| Déplacer vers un autre projet… | La même carte va dans un couloir d’un autre tableau, avec ses fichiers et ses commentaires | Son temps passe aussi au total de ce tableau |
| Copier vers… | Une nouvelle carte avec le titre, la description, l’échéance, le temps passé, les responsables et le personnel | Les fichiers et les commentaires ne sont pas copiés, et le temps copié compte une seconde fois dans les totaux |
| Archiver | La carte quitte le tableau pour les Archives de ce tableau, et Restaurer la remet dans la même colonne | Elle compte toujours dans les Cartes et le Temps passé du tableau |
| Supprimer définitivement | Supprime une carte archivée, ses fichiers et ses commentaires | Irréversible |
Les tableaux entiers s’archivent et se restaurent de la même façon, sous l’onglet Archivés. Supprimer un tableau est définitif et emporte toutes ses cartes et tous ses fichiers. Vous gardez toujours au moins un tableau actif.
Comment les projets se relient-ils aux clients et aux documents ?
Un tableau se lie à un client via son champ facultatif Client. Il apparaît alors sur la page de ce client sous Liés → Projets. Supprimer le client ne fait que délier le tableau : les cartes restent.
Les devis, commandes et factures peuvent être liés à un projet sous Documents liés. Un document pointe vers un seul projet à la fois, et convertir un devis ou une commande conserve le projet de sa source. Le lien est interne : il n’est jamais imprimé sur le PDF ni envoyé au client.
Que ne peuvent pas faire les projets ERPFlow ?
ERPFlow n’a aujourd’hui ni chronomètre ni feuilles de temps, et le temps d’une carte ne devient pas des lignes de facture. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt. Le guide sur la saisie du temps par un membre de l’équipe explique ce que fait aujourd’hui le champ Temps passé.
Pour le reste, c’est un non net :
- Argent : ni taux, ni budgets, ni calcul de coûts par projet, ni rentabilité.
- Suivi des personnes : ni rapports de temps par personne, ni validations, ni rapports de taux d’occupation et de capacité.
- Vues : ni diagramme de Gantt, ni calendrier, ni liste, ni vue « mes cartes ».
- Structure des cartes : ni modèles, ni étiquettes, ni priorités, ni listes de contrôle, ni sous-tâches, ni dépendances, ni cartes récurrentes.
- Rappels : ni rappels d’échéance, ni escalades.
- Application native : le tableau est une page web adaptative, utilisée dans le navigateur d’un téléphone.
Configurer votre premier projet dans ERPFlow
- Ouvrez Projets et choisissez Nouveau projet. Donnez-lui un nom et, s’il concerne un seul client, choisissez le Client.
- Ouvrez Colonnes et renommez-les pour refléter la progression du travail.
- Choisissez Nouvelle tâche pour la première carte, puis ajoutez une échéance et des responsables.
- Placez le cahier des charges ou le contrat sur la page Pièces jointes du tableau.
Si vos tâches vivent dans un autre outil, importez-les depuis un fichier CSV. Créez d’abord les tableaux et les colonnes, car le fichier les nomme. Il porte le titre, la description, le projet, la colonne, l’échéance et le temps passé en minutes entières, mais pas les responsables, les fichiers ni les commentaires.
Les tableaux sont illimités sur toutes les offres. L’offre Free plafonne les cartes à 10 sur l’ensemble des tableaux, archivées comprises, et n’a qu’un seul membre. Les offres payantes n’ont aucune limite de cartes et comprennent davantage de membres. Un tableau charge jusqu’à 500 cartes à la fois : archivez donc celles qui sont terminées sur un tableau très actif.