Dernière mise à jour le 6 novembre 2026
Le rapprochement des factures consiste à associer chaque facture émise à l’argent reçu pour elle, afin que chaque solde de vos écritures soit réellement impayé. Une société de services a un second contrôle : que tout le travail livré a été facturé. Faites les deux chaque mois, à partir du relevé bancaire plutôt que de mémoire.
Que signifie le rapprochement des factures pour une société de services ?
Le rapprochement des factures pour une société de services comprend deux contrôles distincts. Le premier va des factures à la banque : chacune a-t-elle été payée, et vos écritures le disent-elles ? Le second va du travail aux factures : tout ce que vous avez livré a-t-il été facturé ?
Le second contrôle est celui dont une entreprise qui vend des biens n’a pas besoin de la même façon. Le stock quitte un entrepôt et laisse une trace derrière lui. Un après-midi de travail supplémentaire ou une étape terminée discrètement ne laisse rien, et personne ne téléphonera pour vous le rappeler. Vous croiserez peut-être aussi le « rapprochement à trois voies » des bons de commande, des livraisons et des factures fournisseurs, qui est un contrôle des achats et un tout autre travail.
Comment rapprocher les factures de la banque ?
Vous rapprochez les factures de la banque en parcourant le relevé ligne par ligne, puis en prouvant le total. Prévoyez une heure en fin de mois et suivez cet ordre.
- Marquez chaque encaissement client sur le relevé bancaire. Laissez de côté les paiements sortants et les virements entre vos propres comptes.
- Associez chaque encaissement à une facture par référence, puis par montant, puis par nom du client.
- Saisissez ce qui n’est pas encore enregistré, avec la date du relevé.
- Listez ce qui reste. Les encaissements que vous ne pouvez pas placer vont sur une liste à part, et non sur la facture la plus plausible.
- Calculez ce qui devrait rester dû, comme dans l’exemple ci-dessous.
- Listez les soldes ouverts et additionnez-les. Les deux chiffres doivent concorder.
- Trouvez l’écart éventuel et notez ce que c’était. Puis relancez les clients qui vous doivent vraiment de l’argent.
Faites cela avant d’envoyer des relances. Relancer quelqu’un pour une facture payée il y a trois semaines coûte plus de bonne volonté que le retard n’en valait.
Un rapprochement de fin de mois détaillé
Un rapprochement de fin de mois compare ce qui devrait être dû à ce que vos factures ouvertes indiquent comme dû. Voici un exemple inventé pour octobre. Utilisez partout des montants TVA comprise, car c’est ce que les clients paient.
| Ce qui devrait être dû | Montant |
|---|---|
| Dû au 1er octobre | 14 200,00 € |
| Plus les factures émises en octobre | 9 600,00 € |
| Moins les encaissements des clients | −11 350,00 € |
| Moins les factures annulées ou créditées | −480,00 € |
| Devrait être dû au 31 octobre | 11 970,00 € |
| Ce que disent vos factures ouvertes | Solde |
|---|---|
| INV-2026-0071 | 2 400,00 € |
| INV-2026-0088, partiellement payée | 1 000,00 € |
| INV-2026-0093 | 3 120,00 € |
| INV-2026-0104 | 1 560,00 € |
| INV-2026-0117 | 3 890,00 € |
| Total ouvert | 11 970,00 € |
Les deux totaux concordent : le mois est rapproché. Enregistrez une copie datée, car la première ligne du mois prochain est la dernière de celui-ci.
Comment trouver un écart de rapprochement ?
Un écart de rapprochement trahit en général sa propre cause : regardez donc sa taille avant tout le reste.
| L’écart est | Cela signifie en général |
|---|---|
| Le montant exact d’une facture | Une facture ou un paiement manque, ou a été saisi deux fois |
| Le double d’un paiement | Un paiement a été ajouté là où il aurait dû être déduit |
| Divisible par 9 | Deux chiffres ont été inversés : 1 520 € saisis comme 1 250 € laissent 270 € |
| Quelques euros | Des frais bancaires, un arrondi ou un taux de change |
| Rond et inexpliqué | Un acompte d’un client, qui ne correspond à aucune facture |
Pourquoi les paiements ne correspondent-ils pas aux factures ?
Les paiements ne correspondent pas aux factures pour une poignée de raisons ordinaires, et chacune a une solution établie.
| Ce que vous voyez à la banque | La cause probable | Que faire |
|---|---|---|
| Quelques euros de moins | La banque de l’expéditeur a prélevé des frais | Absorbez-les ou réclamez-les, puis enregistrez ce qui est décidé |
| Une somme, plusieurs factures | Le client a payé un lot | Demandez l’avis de paiement, répartissez la somme entre les factures |
| Aucune référence | Leur système comptable l’a omise | Cherchez le même montant, vérifiez l’expéditeur, puis demandez |
| Plus que la facture | Deux factures payées, ou un doublon | Vérifiez, puis gardez-le en crédit ou remboursez-le |
| Moins que la facture, d’un pourcentage rond | Retenue à la source sur un paiement transfrontalier | Demandez l’attestation de retenue, et interrogez votre expert-comptable |
| Un montant en devise étrangère qui ne tombe pas tout à fait juste | Taux de change du jour | Enregistrez ce qui est arrivé, et voir factures en devise étrangère |
Les paiements partiels ont leur propre guide.
Comment vérifier que tout votre travail a été facturé ?
Vous vérifiez que tout le travail a été facturé en partant d’une liste du travail, pas d’une liste de factures. Les factures ne peuvent pas vous montrer ce qui leur manque. Parcourez ceci une fois par mois :
- Devis acceptés : les factures établies à partir de chacun doivent totaliser le devis, ou les étapes facturées jusque-là.
- Paiements par étapes : toute étape terminée ce mois-ci doit avoir une facture datée de ce mois-ci.
- Forfaits mensuels : une facture par client et par période. Un forfait mensuel mis en pause et jamais relancé passe facilement inaperçu.
- Travail supplémentaire : tout ce qui a été convenu par e-mail pendant une mission.
- Coûts à refacturer : vérifiez vos dépenses pour tout ce que vous aviez l’intention de répercuter.
Tout ce que vous trouvez va dans un rapport des travaux en cours ou directement sur une facture. Le faire le mois suivant le travail est bien plus facile que trois mois plus tard, quand le client a déjà clos son budget.
Rapprocher les factures dans ERPFlow
ERPFlow n’a ni flux bancaire, ni import de relevé bancaire, ni rapprochement des paiements. Vous lisez le relevé et saisissez vous-même chaque encaissement avec Enregistrer un paiement sur la facture, avec la date de la banque et une note pour la référence. ERPFlow ne produit pas non plus la preuve de fin de mois ci-dessus : elle vit dans votre tableur.
Ce qu’il vous donne pour travailler :
- La liste des factures se filtre par En retard, Partiellement payée et Trop-perçu, et par période, ce qui vous permet de voir ce qui a été émis dans un mois.
- Le tableau de bord affiche En attente et En retard dans votre devise de base. Ces chiffres excluent la TVA, avec la TVA en dessous : additionnez donc les deux avant de les comparer à la liste des soldes ci-dessus. Les factures partiellement payées ne comptent que pour ce qui reste.
- Les pièces jointes d’une facture peuvent contenir un avis de paiement ou une confirmation de paiement. Elles restent internes et ne vont jamais au client.
- Marquer comme annulée et Enregistrer un remboursement gèrent les corrections, si vous en avez besoin.
Pour le second contrôle, un devis liste sous Documents liés les factures établies à partir de lui, ce qui vous permet de voir ce qui a été facturé à son titre. Un projet peut aussi être lié à son client, à ses devis, à ses commandes et à ses factures.