Politique de notes de frais pour une petite entreprise de projets

Une politique de notes de frais pour une petite entreprise de projets dit ce que le personnel peut demander à se faire rembourser, ce qui exige une approbation préalable, quels justificatifs joindre, dans quel délai déposer la note et comment les coûts arrivent chez le client. Une page suffit. La formulation ci-dessous est prête à copier. Fixez vos propres plafonds et vérifiez les lignes fiscales avec votre comptable.

Exemple de politique de notes de frais à copier

Cette politique de notes de frais est écrite pour une entreprise inventée. Les chiffres entre crochets sont des exemples à remplacer par les vôtres, pas des montants recommandés.

1. Le principe. Nous remboursons les coûts raisonnables que vous payez personnellement en travaillant pour [Entreprise]. Vous ne devez en sortir ni plus riche ni plus pauvre.

2. Demander d’abord. Obtenez l’accord de votre responsable de projet avant tout déplacement avec nuitée, et avant de dépenser plus de [100 €] sur un seul poste.

3. Justificatifs. Joignez un justificatif pour chaque dépense. Un ticket de carte bancaire ne suffit pas, car il n’indique ni ce qui a été acheté ni la TVA. Pour tout montant supérieur à [100 €], demandez une facture avec TVA au nom de l’entreprise. Si vous perdez un justificatif, dites-le sur la note et [nom] décidera.

4. Codes de projet. Indiquez le code de projet sur chaque coût de projet, et précisez s’il peut être refacturé au client.

5. Délai. Remettez vos notes avant le [5] du mois suivant. Nous pouvons refuser tout ce qui date de plus de [trois mois].

6. Validation. Votre responsable de projet ou votre supérieur hiérarchique valide votre note. Personne ne valide la sienne. Les notes des dirigeants vont à [un autre dirigeant ou au comptable].

7. Paiement. Nous payons les notes validées par virement bancaire sous [10] jours ouvrés. Cela ne dépend pas du fait que le client nous ait payés ou non.

8. Cartes de l’entreprise. Les dépenses par carte de l’entreprise exigent les mêmes justificatifs et codes de projet, dans le même délai.

9. Fausses notes. Une note délibérément fausse relève du disciplinaire. Une erreur de bonne foi est simplement corrigée.

Ajoutez ensuite un tableau de ce qui peut être remboursé, car c’est la partie que le personnel consultera vraiment :

À quoi ressemble une note de frais chiffrée ?

Une note de frais chiffrée présente chaque dépense avec son code de projet, la possibilité de la refacturer, et le net, la TVA et le total séparés. En voici une inventée, avec 20 % de TVA, et un billet de train qui ne comporte pas de TVA :

Trois chiffres différents ressortent de ce formulaire :

• Le salarié est remboursé de 252,00 €, le total qu’il a réellement dépensé.
• Le coût pour l’entreprise est de 218,00 €, si elle peut récupérer les 34,00 € de TVA.
• Le client se voit refacturer 158,00 € net (48 € + 110 €), plus la TVA si elle s’applique à la refacturation. Les 60,00 € restants restent un coût propre de l’entreprise.

L’erreur à éviter est de refacturer l’hôtel à 132 € puis d’ajouter la TVA, car cela fait payer au client de la TVA sur la TVA. La façon dont une refacturation est taxée dépend de la question de savoir s’il s’agit d’un débours ou d’une part de votre propre prestation. Les guides sur la facturation des frais remboursables et sur la TVA sur les frais remboursables traitent les deux cas.

Que faut-il à une entreprise pour récupérer la TVA sur les frais du personnel ?

Pour récupérer la TVA sur une dépense du personnel, une entreprise a généralement besoin d’une facture ou d’un reçu avec TVA en bonne et due forme pour un coût professionnel réel, et certaines catégories sont exclues quels que soient les documents.

• Dans l’UE, l’article 178, point a), de la directive TVA fait de la détention d’une facture valable une condition de la déduction de la TVA, et l’article 176 exclut les dépenses qui ne sont pas strictement professionnelles, comme le luxe, les divertissements ou les frais de réception. Les États membres appliquent en plus leurs propres limites : ce qui est exclu varie donc selon les pays.
• Au Royaume-Uni, un fournisseur peut émettre une facture de TVA simplifiée pour des fournitures de 250 £ ou moins : un ticket de caisse indiquant le nom, l’adresse et le numéro de TVA du fournisseur, la date, une description, le total et le taux de TVA peut donc suffire. La TVA sur les frais de réception professionnels est généralement exclue, avec une exception pour les clients étrangers. Recevoir ses propres salariés est traité différemment.

En pratique, considérez les réceptions clients comme un coût qui inclut sa TVA, sauf avis contraire de votre comptable. C’est pourquoi la politique demande les noms des participants en plus d’un justificatif.

Les frais remboursés sont-ils imposables pour le salarié ?

Les frais remboursés ne sont généralement pas imposables lorsqu’ils remboursent un coût professionnel réel, mais les règles varient selon les pays et se durcissent pour les allocations versées sans preuve de dépense.

Au Royaume-Uni, l’exonération du HMRC pour les frais payés ou remboursés signifie qu’un employeur n’a pas à déclarer un frais que le salarié pourrait déduire intégralement. Elle ne couvre pas les indemnités kilométriques pour le véhicule personnel d’un salarié, qui ont leurs propres taux. Les paiements forfaitaires au barème ont leurs propres conditions : renseignez-vous avant d’en verser un.

Aux États-Unis, l’IRS Publication 463 décrit un accountable plan : la dépense a un lien professionnel, le salarié en rend compte dans un délai raisonnable, et tout excédent est restitué. Rendre compte dans les 60 jours est considéré comme raisonnable. Les sommes qui sortent de ces règles sont traitées comme des salaires.

Ailleurs, demandez à votre comptable quelles allocations forfaitaires votre pays accepte. Méfiez-vous de l’allocation forfaitaire versée chaque mois « pour frais », qui relève généralement de la fiche de paie.

Quelles erreurs de notes de frais coûtent de l’argent à une entreprise ?

Les erreurs de notes de frais qui coûtent de l’argent à une entreprise sont surtout des erreurs silencieuses, qui n’apparaissent jamais comme une erreur.

• Des coûts refacturables non repérés. Une note d’hôtel sans code de projet n’arrive jamais sur la facture du client, et l’entreprise l’absorbe tout simplement.
• Des notes accumulées pendant un trimestre. À ce moment-là, la TVA peut relever d’une déclaration antérieure, et la mission peut déjà avoir été facturée.
• L’auto-validation. Elle est rarement malhonnête. Elle supprime simplement le seul contrôle sur l’exactitude d’un code ou d’un chiffre.
• Des tickets de carte à la place de justificatifs. Ils prouvent le paiement mais pas ce qui a été acheté, ce qui n’appuiera pas une récupération de TVA.
• Des avances non rapprochées. Un fonds de caisse sans note correspondante est soit un prêt, soit un salaire, et il vaut mieux savoir lequel.

Comment enregistrer les notes de frais dans ERPFlow ?

ERPFlow n’a ni notes de frais de salariés, ni circuit de validation, ni remboursement : le formulaire de note et sa validation restent donc en dehors, dans un tableur ou sur papier.

Une fois la note validée, enregistrez chaque coût comme une dépense avec un nom, un montant, une catégorie, une taxe et éventuellement un fournisseur, et joignez le justificatif. Sur un téléphone ou une tablette, Prendre une photo en joint une image en une seule étape. Il n’y a pas de lecture des justificatifs : vous saisissez les chiffres. Les totaux du mois en cours, du mois dernier, de l’année en cours et de tous les temps figurent au-dessus de la liste.

Une dépense dans ERPFlow n’est liée ni à un client ni à une mission : elle ne vous montrera donc pas les coûts par projet. Mettez le code de projet dans le nom de la dépense pour la retrouver, et gardez le formulaire de note comme votre relevé par mission. Pour refacturer un coût, ajoutez-le vous-même comme ligne sur la facture. La permission de gérer les dépenses couvre toutes les dépenses et non celles d’une seule personne : le plus sûr est donc de confier la saisie à une seule personne.