Dernière mise à jour le 6 novembre 2026
Un modèle de planification de la capacité liste les heures disponibles de chacun pour la semaine à côté des heures déjà réservées sur des projets, et soustrait les unes des autres. Les heures disponibles sont les heures contractuelles moins les congés, les jours fériés et une marge fixe pour le travail interne. Un résultat positif signifie qu’il reste de la place. Un résultat négatif signifie que quelqu’un est surchargé.
À quoi ressemble un modèle de planification de la capacité ?
Le modèle de planification de la capacité a une ligne par personne et une feuille, ou un bloc, par semaine. Voici un cabinet inventé de cinq personnes pour une semaine :
| Personne | Contrat | Congés | Interne | Disponible | Réservé | Reste | Charge |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 40 | 0 | 6 | 34 | 30 | 4 | 88 % |
| Ben | 40 | 16 | 6 | 18 | 24 | −6 | 133 % |
| Carla | 40 | 0 | 4 | 36 | 28 | 8 | 78 % |
| Dev | 24 | 0 | 2 | 22 | 22 | 0 | 100 % |
| Elin | 40 | 0 | 20 | 20 | 12 | 8 | 60 % |
| Équipe | 184 | 16 | 38 | 130 | 116 | 14 | 89 % |
Ce que signifie chaque colonne :
- Contrat : les heures que la personne est payée pour travailler cette semaine-là.
- Congés : congés validés et jours fériés, en heures. Un suivi des congés peut alimenter cette colonne.
- Interne : une marge fixe pour les réunions, l’administratif, la vente et la formation. Fixez-la par personne, car celle d’un dirigeant diffère de celle d’un junior.
- Disponible :
Contrat − Congés − Interne. - Réservé : les heures de projet déjà promises pour cette semaine, en heures plutôt que « Ben est sur cette mission ».
- Reste :
Disponible − Réservé. - Charge :
Réservé ÷ Disponible.
Lisez les lignes avant le total. La ligne de l’équipe dit que 14 heures sont libres et que la charge est de 89 %, confortable. La ligne de Ben dit qu’il a 6 heures de trop une semaine où il est absent deux jours. Un total d’équipe cache précisément la surcharge que vous avez construit la feuille pour repérer. Ici, la réponse est de déplacer 6 heures du travail de Ben vers Carla, si Carla peut le faire.
Comment planifier la capacité semaine par semaine ?
Pour planifier la capacité semaine par semaine, copiez le bloc vers l’avant sur au moins quatre semaines et résumez chaque semaine en une ligne, en séparant le travail confirmé et le travail probable. Les mélanger, c’est ainsi qu’un portefeuille d’affaires potentielles devient une promesse que vous ne pouvez pas tenir.
| Semaine | Disponible | Confirmé | Probable | Reste si tout se concrétise |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 130 | 116 | 0 | 14 |
| 2 | 146 | 128 | 12 | 6 |
| 3 | 146 | 96 | 40 | 10 |
| 4 | 138 | 60 | 60 | 18 |
Utilisez-le maintenant. Une demande arrive pour 30 heures de travail en semaine 3. Si les 40 heures probables se concrétisent, il vous en reste 10 et il vous en manque 20. Sinon, vous avez 50 heures libres. La vraie décision est donc de savoir quelle mission vous préférez, et si l’une ou l’autre peut démarrer en semaine 4. C’est une bien meilleure conversation que « nous avons l’air assez occupés dans quelques semaines ».
Les semaines lointaines paraissent toujours plus vides qu’elles ne le sont, car les réservations arrivent tard. La semaine 4 affiche aujourd’hui 60 heures confirmées, ce qui ne veut pas dire que 78 heures sont libres au point que vous puissiez compter dessus. Méfiez-vous davantage de la dernière colonne à mesure que l’échéance s’éloigne.
Combien de capacité faut-il laisser non réservée ?
Laissez assez de capacité non réservée pour absorber votre dépassement habituel, et mesurez ce dépassement sur vos propres missions plutôt que sur l’objectif de quelqu’un d’autre.
Voici un calcul inventé. Sur les huit dernières semaines, ce cabinet a réservé 900 heures et le travail en a pris 990, soit 10 % de dépassement. Avec 130 heures disponibles, le maximum à réserver est d’environ 118, car 118 × 1,10 fait à peu près 130. Les 116 heures de la semaine 1 passent, de justesse. Les 128 heures confirmées de la semaine 2 pour 146 disponibles passent aussi, mais les 12 heures probables les porteraient à 140, au-delà des 133 environ qui sont sans risque.
Pour faire ce calcul, il vous faut un relevé des heures réelles par mission. Sans lui, planifiez sur un chiffre que vous pouvez défendre, et revoyez-le quand vous aurez des données. Les guides sur les heures budgétées et les heures réelles et sur le modèle de feuille de temps d’équipe expliquent comment les recueillir.
La planification de la capacité est-elle la même chose que le taux d’occupation ?
La planification de la capacité n’est pas la même chose que le taux d’occupation : la planification de la capacité regarde vers l’avant, le taux d’occupation regarde en arrière. Un plan de capacité demande si les heures que vous avez promises pour la semaine prochaine tiendront. Le taux d’occupation demande quelle part des heures du mois dernier était facturable. La charge dans ce modèle est un plan, et elle peut être à 90 % alors que le taux d’occupation facturable s’avère bien plus bas, car les heures réservées peuvent inclure du travail de projet non facturable. Le guide sur le taux d’occupation et les heures facturables détaille cette mesure, et la planification des ressources pour les équipes de services traite du choix de qui prend quel travail.
Qu’est-ce qui fait dérailler un plan de capacité ?
Un plan de capacité déraille généralement parce qu’il traite les heures comme plus interchangeables, ou plus à jour, qu’elles ne le sont.
- Toutes les heures ne se valent pas. Les 8 heures libres de Carla n’aident pas si le débordement est un travail de structure que seul Ben peut faire. Ajoutez une colonne de compétence, ou planifiez les spécialistes séparément.
- Les dirigeants à 40 heures. La marge interne de 20 heures d’Elin fait la différence entre un plan qui fonctionne et un plan où chaque mission attend après elle.
- Des réservations en personnes entières. « Ben est sur la mission Riverside cette semaine » ne s’additionne pas. Demandez des heures, même approximatives.
- Personne n’en est responsable. Un plan que trois personnes mettent à jour de temps en temps est faux en quinze jours. Confiez-le à une seule personne, sur un créneau fixe chaque semaine.
- Les congés arrivent tard. Consultez le registre des congés avant la mise à jour hebdomadaire, pas après.
Comment planifier la capacité avec ERPFlow ?
ERPFlow n’a pas de planification de la capacité. Il ne totalise pas les heures disponibles d’une personne, ne les oppose pas aux réservations et n’indique pas qui est surchargé : ce modèle fonctionne donc dans un tableur.
Certaines de ses données d’entrée sont dans ERPFlow. La fiche du personnel d’une personne a un onglet Calendrier, par mois ou par semaine, qui affiche ses heures réservables, ses réservations, ses congés et les jours fériés. Les Congés montrent qui est absent sur un calendrier d’équipe, et le registre des demandes peut s’exporter en CSV. Dans Projets, les cartes portent des personnes attribuées et des échéances, ce qui aide à savoir qui a promis quoi, même si une carte ne contient aucune estimation des heures à venir.
Un mot à surveiller : une « réservation » dans ERPFlow est un rendez-vous pris via une page de réservation. Pour les métiers qui vendent des rendez-vous, c’est vraiment leur calendrier. La colonne Réservé de ce modèle désigne les heures de projet promises, et ce sont celles que vous saisissez vous-même.