Dernière mise à jour le 6 novembre 2026
Un suivi du temps pour le conseil qui soutient la facturation comporte quatre étapes : ouvrir un code pour chaque mission avant le début du travail, noter le temps chaque jour dans des phrases que le client pourrait lire, relire un projet de facture avant chaque émission, et rapprocher chaque mois les heures facturées, dépréciées et non facturées. Un tableur peut gérer les quatre.
Le conseil est plus difficile à facturer que la plupart des travaux à l’heure, parce que le client lit le détail. Un directeur financier qui voit « Recherche, 6 heures » demandera ce qui a été recherché, et un consultant sans meilleur relevé ne peut que deviner ou réduire la ligne.
Que doit noter un consultant pour chaque bloc de temps ?
La saisie de temps d’un consultant doit comporter la date, la personne, le code de mission, la phase, les heures, un indicateur facturable et une phrase lisible qui dit ce qui a été fait.
| Champ | Exemple | Pourquoi la facturation en a besoin |
|---|---|---|
| Date | 14 avril | Permet au client de rapprocher la saisie d’une réunion ou d’un livrable |
| Personne | Consultant senior | Détermine le taux |
| Mission et phase | NORD-2026-01, Cadrage | Met les heures sur la bonne facture et le bon budget |
| Heures | 3,5 | Dans l’unité de facturation que fixe votre lettre de mission |
| Facturable | Oui | Garde le temps interne visible sans le facturer |
| Description | Voir ci-dessous | La partie que le client contestera |
Comment préparer une mission de conseil avant de noter du temps ?
Préparez une mission de conseil en recopiant ses conditions de facturation de la lettre de mission sur une seule feuille avant que la première heure soit notée. La base de facturation décide à quoi sert le relevé de temps.
| Base de facturation | À quoi sert le relevé de temps | À surveiller |
|---|---|---|
| Régie (temps passé) | C’est la preuve derrière chaque facture | La qualité des descriptions |
| Régie plafonnée | Une preuve, plus un signal d’alerte précoce | Les heures restantes avant le plafond. Prévenez le client avant de l’atteindre |
| Forfait | Interne uniquement. Le client ne le voit pas | Budget et heures réelles, phase par phase |
| Contrat récurrent | Montre ce qu’a acheté le forfait du mois | Le volume inclus et les conditions de report |
Si vous hésitez encore entre ces bases, le guide sur la facturation à l’heure ou au forfait récurrent pour les consultants les compare.
Donnez à chaque mission son propre code à partir d’un système de numérotation des projets, et ne créez que des phases dont vous rendriez réellement compte. Notez le taux de chaque niveau, le jour de facturation et si le temps de déplacement est facturable. Quand une question arrive six mois plus tard, cette feuille vous évite de relire la lettre.
Comment rédiger des saisies de temps qu’un client ne contestera pas ?
Rédigez chaque saisie de temps comme ce que vous avez fait, sur quoi, et dans quel but. Une phrase suffit.
| Saisie vague | Saisie qu’un client peut approuver |
|---|---|
| Recherche | Comparaison de trois présélections d’ERP avec les exigences convenues le 3 avril |
| Réunion | Comité de pilotage : ordre de déploiement convenu et deux risques ouverts |
| Rapport | Rédaction des sections 2 et 3 du rapport d’options pour la relecture de jeudi |
| Administratif | Ne le facturez pas. Notez-le sur un code interne |
Deux habitudes comptent plus que la formulation. Notez le jour même, car une saisie écrite une semaine plus tard devient « Recherche ». Et gardez une tâche par saisie : rouler plusieurs tâches dans un seul total s’appelle la facturation en bloc, et le client ne voit pas ce que coûtait chaque tâche. Les directives de facturation de certains grands clients la refusent purement et simplement.
Qu’est-ce qu’une relecture avant facturation, et que vérifie-t-on ?
Une relecture avant facturation est un contrôle du projet de facture : chaque saisie non facturée d’une mission, relue par la personne responsable du client avant l’envoi de la facture. Elle repère les erreurs tant qu’elles sont encore gratuites à corriger, puisqu’une facture émise ne peut être corrigée que par un autre document.
- Code : chaque saisie est-elle sur la bonne mission et la bonne phase ?
- Description : seriez-vous à l’aise de la lire à voix haute au client ?
- Doublon : si deux personnes ont assisté à une réunion, la lettre autorise-t-elle les deux à facturer ?
- Reprise : le temps causé par votre propre erreur est retiré.
- Plafond : le cumul reste-t-il en dessous ?
- Périmètre supplémentaire : y a-t-il une approbation écrite pour tout ce qui sort de la lettre ?
Tout ce que vous décidez de ne pas facturer est une dépréciation. Enregistrez-la avec un motif plutôt que de supprimer la saisie, sinon vous perdez de vue la quantité de travail que vous offrez.
Un exemple chiffré : un mois, du journal de temps à la facture
Voici un exemple inventé. Un cabinet de conseil de deux personnes facture un consultant senior à 140 € de l’heure et un analyste à 85 €, et voici la relecture avant facturation d’avril sur la mission NORD-2026-01.
| Personne | Travail | Noté | Déprécié | Facturé | Taux | HT |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Senior | Ateliers de cadrage | 14,0 | 0 | 14,0 | 140 € | 1 960 € |
| Senior | Rapport au comité de pilotage | 9,5 | 1,5 | 8,0 | 140 € | 1 120 € |
| Analyste | Cartographie des processus | 31,0 | 0 | 31,0 | 85 € | 2 635 € |
| Analyste | Nettoyage des données, refait après notre erreur | 6,0 | 6,0 | 0 | 85 € | 0 € |
| Total | 60,5 | 7,5 | 53,0 | 5 715 € |
Rapprochez maintenant. Les 60,5 heures notées égalent 53,0 facturées plus 7,5 dépréciées, sans reste. Si un mois ne se clôt pas à zéro, le reste est du travail non facturé, et il a sa place dans un état des travaux en cours (WIP).
Aux taux standard, le mois valait 6 435 € : 23,5 heures de senior et 37 heures d’analyste. La facture est de 5 715 €, donc 720 € ont été offerts et vous avez facturé 88,8 % de la valeur standard. Un mois de cela ne veut pas dire grand-chose. Une année de cela chez un même client est une discussion sur les prix.
La ligne de facture peut alors être aussi courte que ceci, avec la liste saisie par saisie en pièce jointe si la lettre le promet :
Cartographie des processus, phase de cadrage, NORD-2026-01, du 1er au 30 avril : 31,0 heures à 85,00 €
Le guide pour transformer ses heures facturables en facture explique le niveau de détail à montrer sur la facture elle-même.
Gérer une mission de conseil dans ERPFlow
ERPFlow n’a aujourd’hui ni chronomètre ni feuilles de temps. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt. Pour l’instant, le journal quotidien et la relecture avant facturation vivent dans un tableur ou un outil de temps séparé. ERPFlow n’a pas non plus de validation du temps ni de rapports de temps par personne, et un projet n’a ni taux, ni plafonds, ni budgets.
ERPFlow couvre le reste de la paperasse d’une activité de conseil :
- La proposition : rédigez-la comme un devis avec des lignes, puis utilisez Convertir en facture au moment de facturer. Les deux documents restent liés. Les clients ne peuvent pas accepter en ligne : vous marquez vous-même le devis comme accepté.
- La mission : un projet est un tableau lié au client, avec des cartes qui portent des responsables, des échéances, des fichiers, des commentaires et un temps passé saisi en heures et minutes. Ces temps s’additionnent par projet et par client. Chaque carte contient un chiffre, sans date, et il ne devient pas de lignes de facture.
- Les taux : créez un service par niveau, avec l’unité réglée sur les heures et le tarif horaire. Sur la facture, choisissez le service et saisissez la quantité depuis votre journal. Une ligne peut porter une remise en %, et le bon de commande du client va dans Numéro de commande.