Dernière mise à jour le 6 novembre 2026
Informations générales, pas un conseil fiscal ou juridique. Les règles dépendent de votre pays et de votre situation : faites vérifier par votre expert-comptable tout point ayant une conséquence fiscale ou juridique.
Pour transformer des heures facturables en facture, clôturez votre journal de temps à une date limite, relisez les saisies, regroupez-les en quelques lignes, multipliez les heures par le taux convenu, ajoutez la taxe et indiquez la période que couvre le travail. Gardez le journal détaillé sous la main : c’est la première chose que demande un client quand un chiffre le surprend.
Que doit indiquer une facture d’heures ?
Une facture de travail à l’heure doit indiquer ce qui a été fait, en quelle quantité, à quel taux et quand. Dans l’UE, une facture avec TVA doit mentionner « l’étendue et la nature des services rendus », le prix unitaire hors TVA, et la date de la prestation lorsqu’elle diffère de la date d’émission (article 226 de la directive TVA).
Pour un travail à l’heure, l’étendue est le nombre d’heures, le prix unitaire est le taux, et la date de prestation est la période travaillée. Les autres mentions obligatoires figurent dans les mentions d’un modèle de facture avec TVA, expliquées. Les règles nationales s’y ajoutent, et les pays hors UE ont les leurs.
Quel niveau de détail pour les lignes de la facture ?
Une ligne par dossier et par taux convient à la plupart des clients. Tout ce qui est plus fin relève d’un récapitulatif du temps envoyé avec la facture, car une facture de 60 lignes invite à une discussion de 60 lignes.
| Client ou contrat | Ce que les lignes doivent montrer |
|---|---|
| Un seul dossier à un seul taux | Une ligne : dossier, période, heures, taux |
| Plusieurs dossiers ou centres de coûts | Une ligne par dossier, pour que chacun puisse être imputé séparément |
| Taux différents selon le niveau | Une ligne par dossier et par taux |
| Contrat qui impose un format, comme le font souvent les assureurs et les organismes publics | Des lignes récapitulatives, plus un justificatif exactement dans le format demandé par le contrat |
| Dossier plafonné ou estimé | Les lignes habituelles, plus le cumul par rapport au plafond dans votre message d’accompagnement |
Du journal de temps à la facture, étape par étape
- Fixez la date de clôture. Fin de mois, fin de dossier, ou ce que vous avez convenu. Les heures postérieures à cette date attendent la facture suivante.
- Relancez pour le temps manquant. Récupérez les saisies de chacun avant de relire quoi que ce soit.
- Filtrez le journal sur ce client, cette période, facturable et pas encore facturé.
- Relisez-le comme le ferait le client. Reformulez les saisies vagues, retirez vos propres reprises et vérifiez le taux.
- Arrondissez une seule fois, en suivant l’unité de facturation de l’accord.
- Regroupez en lignes et totalisez les heures par dossier et par taux.
- Recoupez. Les heures notées, moins les heures non facturées, doivent être égales aux heures facturées.
- Ajoutez les frais comme lignes distinctes. Voir comment facturer les frais refacturables.
- Émettez la facture, puis marquez le journal. Écrivez le numéro de facture à côté de chaque saisie, pour qu’aucune heure ne puisse être facturée deux fois.
Un exemple chiffré : un mois d’heures, trois lignes
Voici un exemple inventé. Un petit cabinet de conseil clôture mars 2026 pour un client. Un consultant senior facture 120 € de l’heure et un analyste 75 €, sur deux dossiers. Une saisie de 1,50 heure d’analyste correspondait à la reprise d’une erreur du cabinet : elle n’est donc pas facturée.
| Dossier et niveau | Heures notées | Non facturées | Heures facturées | Taux | HT |
|---|---|---|---|---|---|
| Étude de marché, senior | 14,50 | 0,00 | 14,50 | 120 € | 1 740,00 € |
| Étude de marché, analyste | 23,50 | 1,50 | 22,00 | 75 € | 1 650,00 € |
| Note au conseil, senior | 6,00 | 0,00 | 6,00 | 120 € | 720,00 € |
| Total | 44,00 | 1,50 | 42,50 | 4 110,00 € |
La TVA à 20 % ajoute 822,00 €, et le total de la facture est donc de 4 932,00 €.
Le recoupement se lit sur la dernière ligne : 44,00 − 1,50 = 42,50. Si ces chiffres ne concordent pas, une saisie a disparu ou a été comptée deux fois, et il est bien moins coûteux de le découvrir maintenant. Montrer ou non les 1,50 heure sur la facture, par courtoisie, est une autre décision, traitée dans dépréciation et passage en perte.
Des formulations à copier
Une description de ligne qui répond aux questions habituelles :
Étude de marché, consultant senior, du 1er au 31 mars 2026 : 14,50 heures à 120,00 € de l’heure.
Un message d’accompagnement qui évite une contestation :
Vous trouverez ci-joint notre facture de mars : 42,50 heures réparties entre l’étude de marché et la note au conseil. Le récapitulatif du temps est joint également, pour que vous puissiez voir à quoi ces heures ont été consacrées. N’hésitez pas à me signaler tout point qui mériterait un second regard.
Vous trouverez d’autres versions dans le guide des modèles d’e-mail de facture.
Pourquoi les clients contestent-ils les factures à l’heure ?
Les clients contestent les factures à l’heure lorsque le total les surprend, plus souvent que parce qu’ils doutent des heures.
- Au-dessus de l’estimation, sans avertissement. Prévenez-les avant de dépasser, tant qu’ils peuvent encore changer le plan.
- Des saisies qui ressemblent à votre agenda. « Point interne » dit au client qu’il paie vos réunions.
- Une facture tardive. Des heures vieilles de trois mois sont difficiles à vérifier et faciles à contester.
- Un taux dont personne n’a parlé. Convenez d’abord de toute hausse. Le guide de la lettre d’augmentation des tarifs propose des formulations.
Facturer des heures facturables dans ERPFlow
ERPFlow n’a aujourd’hui ni chronomètre ni feuilles de temps, et le temps noté sur une carte de projet ne devient pas des lignes de facture. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt.
Aujourd’hui, vous facturez les heures en les saisissant. Créez un service avec votre tarif horaire, un par niveau si vos taux diffèrent, et ajoutez-le à une nouvelle facture. Le choisir remplit la description et le prix. Vous saisissez les heures comme quantité, qui accepte deux décimales, vous ajoutez le dossier et la période à la description, et vous choisissez le taux de taxe de cette ligne. Le PDF n’a pas de colonne d’unité : écrivez donc « heures » dans la description.
- Le bon de commande d’un client va dans le champ Numéro de commande, qui s’imprime sur le PDF.
- Le récapitulatif du temps doit partir séparément. Les fichiers de la carte Pièces jointes d’une facture sont internes et ne sont jamais envoyés par e-mail au client : envoyez donc vous-même le récapitulatif, ou mettez les chiffres clés dans la description de la ligne ou dans les Notes.
- Le projet peut être lié sous Documents liés, qui est lui aussi interne.
- Une fois émise, la facture est définitive. Un chiffre erroné se corrige avec Marquer comme annulée et Dupliquer.
Si vous utilisez Projets, le total Temps passé d’une carte est un bon recoupement avec votre journal, même s’il n’a ni dates ni répartition par personne.