Comment suivre le temps et les matériaux pour facturer un client

Pour suivre le temps et les matériaux et facturer un client, ouvrez une fiche de chantier par chantier, saisissez la main-d’œuvre par personne et par jour, saisissez chaque matériau avec son coût et son prix de vente, et rattachez les justificatifs au chantier. Au moment de facturer, additionnez la main-d’œuvre et les matériaux. Une application n’aide que si elle saisit les deux sur place.

À quoi ressemble une fiche de chantier en régie ?

Une fiche de chantier en régie comporte deux tableaux, un pour la main-d’œuvre et un pour les matériaux, sous le même numéro de chantier. Voici un exemple inventé : une entreprise de chauffage qui remplace une chaudière en régie, avec une main-d’œuvre à 55 € de l’heure pour un installateur et 30 € pour un apprenti.

Main-d’œuvre, chantier 2026-118

Matériaux, chantier 2026-118

Les matériaux ont coûté 1 351,00 € et se vendent 1 506,20 €. Le chantier se résume ainsi :

La colonne Source est celle qu’on saute. La remplir sur le moment ne coûte rien, et elle permet de répondre à « c’est quoi, ces 140 € ? » en une minute plutôt qu’en un après-midi. Pour la main-d’œuvre seule, le guide sur la transformation des heures facturables en facture va plus loin.

Comment éviter que des matériaux disparaissent de la facture ?

Les matériaux disparaissent de la facture entre le comptoir du fournisseur et le bureau : il faut donc les saisir à cet endroit. La main-d’œuvre se retrouve plutôt dans les relevés, parce que quelqu’un se souvient de sa journée. Un robinet à 14 € est oublié le vendredi.

• Mettez le numéro de chantier sur l’achat. Donnez-le au fournisseur pour qu’il figure sur le ticket ou sur la facture de compte.
• Photographiez chaque reçu le jour même. Nommez le fichier avec le numéro de chantier. Un dossier partagé par chantier suffit pour commencer.
• Notez le stock du véhicule quand vous l’utilisez. Il n’a pas de reçu, donc une note est la seule trace. Utilisez une liste de prix fixe pour les articles courants.
• Clôturez le chantier par un tour d’inspection. Avant de facturer, demandez à la personne qui a fait le travail ce qui a été posé d’autre. Retirez tout ce qui est retourné au fournisseur.

Peut-on appliquer une majoration sur les matériaux ?

Vous pouvez appliquer une majoration sur les matériaux si le client l’a acceptée, et le bon endroit pour la faire accepter est le devis. Une clause comme celle-ci fixe aussi le plafond :

La main-d’œuvre est facturée 55 € de l’heure pour un installateur et 30 € de l’heure pour un apprenti, relevée par personne et par jour. Les matériaux sont facturés au coût majoré de 20 %, ou de 10 % pour tout article de plus de 500 €, et les reçus sont disponibles sur demande. Nous ne dépasserons pas 3 500 € hors TVA sans votre accord écrit.

Deux points piègent souvent. Une majoration de 20 % n’est pas une marge de 20 % : un article à 100 € vendu 120 € laisse 20 € sur 120 €, soit 16,7 %. Et si vous avez dit au client « au prix coûtant », une remise commerciale que vous gardez est difficile à défendre : « coût » doit donc désigner ce que vous avez réellement payé.

Comment la TVA s’applique-t-elle aux matériaux d’un chantier en régie ?

La TVA s’applique en général aux matériaux d’un chantier en régie sur leur prix de vente complet, parce qu’ils font partie de ce que vous fournissez. La directive TVA de l’UE inclut dans la base d’imposition les frais accessoires que vous facturez au client (article 78). Elle exclut les sommes remboursées pour des dépenses faites au nom et pour le compte du client (article 79), ce qui est un véritable débours, et rarement ce qui se passe quand vous achetez un robinet pour votre propre compte.

Le taux dépend de votre pays et de votre activité, et certains travaux de construction relèvent de taux réduits ou de l’autoliquidation : vérifiez localement. Les guides sur la TVA des frais refacturables et des débours et sur la facturation des frais refacturables détaillent la distinction.

Que doit faire une application de suivi en régie ?

Une application de suivi en régie doit saisir la main-d’œuvre et les matériaux sur le chantier, puis les transformer en lignes de facture sans ressaisie. Un tableur et un dossier de photos peuvent suffire pour une ou deux camionnettes. Cherchez une application quand les heures arrivent en retard ou que des reçus se perdent, et testez ces points sur un vrai chantier pendant l’essai :

Facturer un chantier en régie dans ERPFlow

ERPFlow n’est pas une application de suivi en régie. Il n’a aujourd’hui ni chronomètre ni feuilles de temps. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt. Il n’a pas non plus de fiches de chantier ni de saisie sur place, et les dépenses ne sont pas liées aux clients ni aux chantiers : il n’y a donc ni coût ni marge par chantier. Gardez la fiche de chantier ailleurs.

ERPFlow intervient à la facture, ce qui convient aux entreprises de services à domicile et de services sur le terrain qui ont déjà leurs totaux :

• Main-d’œuvre : un service dont l’unité est l’heure, avec un prix. Sur la facture, choisissez-le et saisissez les heures comme quantité.
• Matériaux : un produit porte un prix et un niveau de stock, et peut figurer sur la même facture que la main-d’œuvre. Chaque ligne est la quantité multipliée par le prix, avec une remise en % facultative et son propre taux de taxe. Créer une facture avec une ligne de produit retire cette quantité du stock.
• Vos coûts : les dépenses enregistrent ce que vous avez payé, avec une catégorie, un fournisseur et la TVA, et vous pouvez y joindre le reçu. Elles donnent des totaux par période et par fournisseur, jamais par chantier.