Suivi des congés : un modèle qui donne aussi votre capacité

Un suivi des congés qui donne aussi votre capacité comporte deux parties : un registre de chaque absence, et une grille hebdomadaire qui transforme ces absences en heures disponibles. Le registre répond à la question de savoir qui est absent. La grille répond à la question du nombre d’heures qui reste à l’équipe cette semaine-là, ce qu’une simple liste de congés ne peut pas dire.

Que doit contenir un suivi des congés ?

Un suivi des congés a besoin d’une ligne par demande, car une demande est ce qui est approuvé, annulé ou contesté. Voici un exemple inventé pour un studio de cinq personnes :

Gardez les demandes au même endroit. Un calendrier et un tableur tenus côte à côte seront en désaccord en un mois, et plus personne ne fera confiance à aucun des deux. Une règle que l’équipe peut lire aide :

Demandez vos congés dans le suivi, pas dans la messagerie. Les demandes de cinq jours ou plus exigent un préavis d’au moins deux semaines. [Nom] décide sous deux jours ouvrés. Vos congés ne sont pas posés tant que le statut ne dit pas Approuvée.

Le préavis indiqué ici est un exemple. Fixez le vôtre, et vérifiez-le au regard de vos contrats de travail.

Comment calculer un solde de congés dans un tableur ?

Un solde de congés est le droit plus les jours reportés, moins les jours pris, moins les jours approuvés pour plus tard. Soustrayez aussi les congés futurs approuvés, et pas seulement ceux déjà pris, sinon quelqu’un posera deux fois les mêmes jours.

La colonne du droit est l’endroit où intervient la loi, et elle varie.

• UE : l’article 7 de la directive sur le temps de travail fixe un minimum de quatre semaines de congés payés par an, et le droit national peut y ajouter.
• Royaume-Uni : la plupart des travailleurs ont 5,6 semaines, soit 28 jours sur une semaine de cinq jours et au moins 16,8 jours sur une semaine de trois jours. Un employeur peut inclure les jours fériés dans ce chiffre.
• Compter les jours : vérifiez si votre droit compte les jours ouvrés ou les jours calendaires. L’Employment Contracts Act estonien, par exemple, accorde 28 jours calendaires : un week-end à l’intérieur d’une période de congés consomme donc des congés, ce que ne font pas les jours fériés.

Le tableau ci-dessus crédite toute l’année d’emblée. Si vous préférez que les congés s’acquièrent au fil du temps, le chiffre acquis est le droit multiplié par les jours écoulés, divisé par les jours de l’année : 28 × 90 ÷ 365 = 6,9 jours fin mars 2026.

Convenez de deux choses par écrit avant la fin de l’année : ce qu’il advient des jours non utilisés, et comment vous calculez au prorata quelqu’un qui arrive ou part en cours d’année. Les règles de report varient selon les pays : vérifiez les vôtres.

Comment un suivi des congés montre-t-il votre capacité ?

Un suivi des congés montre la capacité dès que vous convertissez chaque absence en heures, par personne et par semaine. Le calcul est : heures contractuelles, moins heures de jours fériés, moins heures de congés.

Voici le même studio inventé la semaine du 6 avril 2026, avec un jour férié le lundi et des journées de 8 heures. Dev travaille du mardi au jeudi.

Une semaine normale donne à cette équipe 184 heures. Celle-ci en donne 104, soit environ 57 %. Une liste de congés dit que deux personnes sont absentes, ce qui paraît gérable. La grille dit que vous avez perdu plus de 40 % de la semaine, et c’est le chiffre qu’il vous faut avant de promettre une date de livraison à qui que ce soit.

Remarquez la ligne de Dev. Le jour férié tombe un jour où Dev ne travaille pas : il ne coûte donc aucune heure, et c’est précisément là que le calcul mental se trompe.

Pour la construire, tenez deux feuilles. La première est le registre des demandes ci-dessus, avec une ligne par semaine pour toute demande qui franchit une limite de semaine, et une colonne d’heures. La seconde a une ligne par personne et une colonne par semaine, chaque cellule puisant dans le registre :

=contract − holiday − SUMIFS(Log!Hours, Log!Person, $A2, Log!Week, B$1)

Laissez les demandes en attente hors du calcul mais marquez la cellule, pour voir le risque sans le traiter comme acquis. À partir de là, le modèle de planification de la capacité oppose ces heures aux réservations de projets, et le guide sur la planification des ressources pour les équipes de services traite de la décision sur qui fait quoi.

Quelles absences figurent dans un suivi des congés ?

Toutes les absences figurent dans un suivi des congés, mais seules certaines touchent le solde de congés. Un suivi qui ne contient que les congés annuels surestimera votre capacité.

Pour la maladie, écrivez « maladie » et rien de plus. Les données de santé sont des données de catégorie particulière au titre de l’article 9 du RGPD, et une feuille de capacité n’en a pas besoin.

Comment enregistrer les congés dans ERPFlow ?

Dans ERPFlow, les Congés remplacent à la fois le registre des demandes et la feuille de solde. Vous déposez une demande pour quelqu’un de votre liste du personnel comme congé annuel, arrêt maladie ou congé sans solde, et seul le congé annuel se déduit du solde. Le formulaire indique combien de jours la période coûte et le solde après elle, et vous avertit si la demande rendrait le solde négatif ou chevaucherait une autre. Un solde négatif est autorisé. Une période qui touche une demande en attente ou approuvée de cette personne est refusée. Quelqu’un l’approuve ou la rejette ensuite, son nom étant consigné avec la décision.

L’onglet Soldes affiche pour chacun les jours acquis plus les reports, les jours utilisés, les jours futurs approuvés et les jours disponibles, calculés à chaque ouverture à partir de la politique dans Paramètres > Personnel > Congés :

• Droit : 28 jours tant que vous ne le changez pas, et une personne peut avoir un nombre différent sur sa fiche du personnel.
• Acquisition : les jours s’accumulent au fil de l’année au lieu d’arriver le 1er janvier : le chiffre disponible de quelqu’un en mars est donc bien inférieur à son droit annuel.
• Report : désactivé tant que vous ne l’activez pas. Les jours reportés sont consommés en premier et expirent au bout d’un an.
• Décompte des jours : jours calendaires hors jours fériés par défaut : un week-end à l’intérieur d’une période consomme donc des congés. Vous pouvez passer au décompte du lundi au vendredi. Réglez ceci en premier, car un changement de politique modifie aussi les soldes passés.

Le calendrier d’équipe dessine chaque absence comme une barre sur le mois, avec les jours fériés hachurés. Vous ajoutez ces jours fériés en important la liste officielle d’un pays pour une année choisie et en l’enregistrant dans la politique. Par défaut, n’importe quel membre peut approuver une demande : si l’approbation doit revenir à certaines personnes, resserrez-la dans les rôles et permissions. Une absence approuvée retire aussi cette personne des créneaux ouverts d’une page de réservation configurable.

La politique est à vous de la fixer : ERPFlow n’applique pas les règles de droits légaux pays par pays, vérifiez donc vos réglages au regard de votre propre droit. Il n’y a ni lien avec la paie, ni tableau de service, ni planification de la capacité. ERPFlow ne transforme pas les absences en heures disponibles : la grille de capacité ci-dessus reste donc dans votre tableur, même si l’onglet Calendrier de la fiche du personnel d’une personne montre ses heures réservables, ses réservations, ses congés et les jours fériés, une personne à la fois.