Le processus de suivi du temps et de facturation d’un cabinet d’avocats

Le processus de suivi du temps et de facturation d’un cabinet d’avocats va de la lettre de mission à la facture finale et à son paiement, en passant par la saisie du temps et la relecture du projet de facture, les fonds des clients étant traités à part. Convenez d’abord de la base des honoraires, saisissez le temps le jour même avec un vrai libellé, faites relire chaque brouillon par l’avocat responsable, puis facturez selon un cycle fixe.

Quelles sont les étapes de la facturation d’un cabinet d’avocats ?

La facturation d’un cabinet d’avocats comporte huit étapes, et chacune existe pour éviter qu’un problème précis surgisse plus tard.

Comment les avocats doivent-ils saisir le temps facturable ?

Les avocats doivent saisir le temps le jour où il est travaillé, sur un dossier, dans une unité fixe, avec un libellé que le client pourrait lire sans explication. Les unités de six minutes sont une convention courante de la facturation juridique à l’heure, mais utilisez ce que dit votre lettre de mission. Le tableau de conversion des minutes en unités convertit les minutes en unités.

Le libellé décide si la ligne résiste à une contestation d’honoraires.

Faible : « Travail sur le dossier. 1,2 »

Mieux : « Relecture du projet de bail du bailleur ; annotation des clauses 4 et 11 ; courriel au client sur la faculté de résiliation. 1,2 »

Saisissez tout le temps, y compris celui que vous ne facturerez pas. Le retirer à la relecture est une décision visible. Le temps jamais saisi ne laisse rien dont apprendre et fait du prochain forfait une devinette. Ce qu’il advient du temps que vous décidez de ne pas facturer est traité dans dépréciation ou perte sur créance.

Comment relire une facture avant son envoi ?

Un projet de facture (pre-bill) est le brouillon que l’avocat responsable lit avant son émission, et c’est le moment où un problème d’honoraires coûte le moins cher à régler. Lisez-le comme le client le lira : chaque libellé s’explique-t-il, et défendriez-vous volontiers chaque ligne au téléphone ?

Voici un exemple inventé. Un cabinet de trois personnes facture un mois de travail sur un bail commercial. Le temps saisi vaut 1 366 €. À la relecture, l’associé passe en perte 0,8 heure de recherches en double d’un collaborateur, soit 112 €. Le client a versé 1 000 € de provision à l’ouverture du dossier.

Le taux de réalisation de cette facture est de 91,8 % : 1 254 € facturés sur 1 366 € saisis. Suivi sur plusieurs dossiers, ce chiffre montre quels types de travail vous dépréciez sans cesse.

Les frais de justice sont ici hors du calcul de la TVA parce que l’exemple les traite comme un débours payé en tant que mandataire du client. Tous les frais ne remplissent pas cette condition. Les conditions de HMRC dans la VAT Notice 700, section 25 sont strictes, la base dans l’UE est l’article 79 de la directive TVA, et le guide sur la TVA des frais refacturables et des débours détaille le critère.

Comment les fonds des clients et les comptes de fonds clients s’articulent-ils avec la facturation ?

Les règles sur les fonds des clients et les comptes de fonds clients (trust accounts) varient selon la juridiction, et la règle qui vous lie vient de votre propre organisme de tutelle ou de votre barreau. Les deux exemples ci-dessous montrent à quel point elles peuvent différer. Ni l’un ni l’autre ne vous dit ce qui s’applique à vous.

• Angleterre et pays de Galles : selon les SRA Accounts Rules, l’argent reçu pour des honoraires et des débours impayés avant la remise d’une facture est de l’argent du client (règle 2.1(d), avec une exception étroite à la règle 2.2). Il est tenu séparé de l’argent du cabinet (règle 4.1), et une facture ou une autre notification écrite des frais doit être remise avant que l’argent du client soit transféré pour les payer (règle 4.3).
• États-Unis : chaque État fixe ses propres règles. Beaucoup s’inspirent de la Model Rule 1.15 de l’American Bar Association, et elles diffèrent dans le détail, notamment sur le traitement d’un forfait payé d’avance.

Ailleurs, interrogez votre barreau ou votre ordre. Le point de facturation vaut partout où vous exercez : l’argent versé en provision ne devient pas votre revenu parce qu’une facture existe. Il bouge quand vos règles le permettent, et il s’enregistre dans un grand livre conçu pour cela plutôt que dans votre facturation.

Que demandent les clients entreprises et les assureurs sur une facture ?

Les clients entreprises et les assureurs peuvent dicter le format d’une facture par leurs propres directives de facturation. Cela peut signifier des taux approuvés, des limites sur qui peut facturer quoi, et des factures électroniques dans un format comme LEDES avec des codes de tâche UTBMS. Lisez ces directives avant la première facture, car une facture non conforme peut être renvoyée impayée.

À quelle fréquence un cabinet d’avocats doit-il envoyer ses factures ?

Un cabinet d’avocats doit envoyer ses factures selon un cycle fixe, et le mois convient à la plupart des dossiers à l’heure. Un client peut absorber les honoraires d’un mois et se souvenir encore du travail, alors qu’une facture couvrant six mois est plus lourde et plus facile à contester. Les dossiers au forfait se facturent aux étapes convenues dans la lettre, ce qui fonctionne comme la facturation à l’avancement d’un projet.

Gérer la facturation d’un petit cabinet dans ERPFlow

ERPFlow gère le côté entreprise d’un petit cabinet d’avocats. Ce n’est pas un logiciel de gestion de cabinet juridique, et il n’a pas de comptabilité de fonds séquestre : pas de grand livre de compte client, pas de rapprochement des fonds détenus pour les clients et pas de contrôle des conflits d’intérêts. Les fonds des clients restent dans le système que vous utilisez aujourd’hui pour cela.

• Demandes : un formulaire de prospects sur votre site enregistre chaque demande comme un prospect avec sa source, et il devient une fiche client, fichiers reportés, quand vous prenez le client.
• Dossiers : ouvrez chaque dossier comme un tableau de projet lié au client, avec des cartes, des responsables et des échéances. Tout membre qui peut voir les projets voit tous les projets : un cabinet qui a besoin de murailles de Chine (ethical walls) entre dossiers y verra une vraie lacune.
• Documents : lettres de mission, courriels enregistrés (EML ou MSG) et conteneurs signés ASiC-E ou BDOC peuvent être joints au client, à la carte ou à la facture, jusqu’à 50 Mo par fichier. ERPFlow conserve les fichiers signés, il ne les signe pas et ne vérifie pas les signatures.
• Factures : les factures portent la taxe par ligne et s’impriment dans la langue du client, et un forfait mensuel peut tourner comme facture récurrente. Les paiements partiels s’enregistrent à la main, et une relance ne part que lorsque vous l’envoyez. Les lignes ne peuvent pas être négatives : montrez donc la provision dans les Notes de la facture.

ERPFlow n’a aujourd’hui ni chronomètre ni feuilles de temps. Le suivi du temps, y compris la transformation du temps suivi en factures, arrivera bientôt. Pour l’instant, vous pouvez saisir le temps passé sur une carte, qui se totalise par dossier et par client, mais il ne devient pas des lignes de facture. Cela convient aux cabinets au forfait et aux honoraires récurrents. Un cabinet qui facture par unités de six minutes devrait garder pour l’instant son outil actuel de saisie du temps.

ERPFlow ne produit pas de fichiers LEDES : les clients qui les exigent ont besoin d’un autre moyen pour ces factures.