Comment facturer les frais refacturables à un client

Pour facturer un frais refacturable, mettez-le sur la facture comme une ligne à part, avec ce que c’était, quand cela s’est produit et le montant, au coût réel ou avec la majoration convenue. Conservez le justificatif. Ajouter ou non la TVA dépend de la nature du frais : refacturation (en général oui) ou véritable débours (en général non).

Comment les frais refacturables doivent-ils apparaître sur une facture ?

Les frais refacturables doivent apparaître sur des lignes séparées sous vos honoraires, chacune assez précise pour que la comptabilité du client n’ait rien à demander. « Frais : 240 € » suscite une question. Celle-ci non :

Frais : train et hôtel pour la visite chez le client, du 11 au 12 mars 2026, au coût réel. Justificatifs disponibles sur demande.

Regroupez les petits éléments si le client est d’accord, mais donnez à chaque groupe une plage de dates. Si vous avez majoré un coût, n’écrivez pas « au coût réel » à côté.

Facturez les frais sur la même facture que le travail auquel ils se rapportent, ou sur la première facture après que vous les avez payés. Un frais qui arrive quatre mois plus tard a souvent perdu sa place dans le budget du client. Le temps passé en déplacement est une question distincte du billet, que traite le guide sur la facturation du temps de déplacement.

Refacturation ou débours ?

Une refacturation est un coût engagé pour faire votre propre travail, alors qu’un débours est un coût payé uniquement pour le compte du client. La différence décide de la TVA.

La plupart des frais professionnels sont des refacturations, quel que soit le nom que leur donne la facture. L’exemple de la HMRC elle-même est celui d’un consultant qui prend l’avion pour se rendre chez un client : le billet ne peut pas être un débours, car la prestation de la compagnie aérienne a été fournie au consultant (Notice 700, paragraphe 25.1.3). Au Royaume-Uni, toutes les conditions de la HMRC doivent être remplies pour traiter une dépense comme un débours. Dans l’UE, la règle est l’article 79 de la directive TVA : l’argent doit être dépensé au nom du client et pour son compte, et vous devez prouver le montant réel et ne pouvez pas en déduire la TVA.

Le volet fiscal a son propre guide : la TVA sur les frais refacturables et les débours. Le reste de celui-ci traite de la façon de les porter sur la facture.

Une facture détaillée avec honoraires, refacturation et débours

Voici un exemple inventé, avec 20 % de TVA pour simplifier le calcul. Un consultant facture ses honoraires, refacture un déplacement et répercute des frais de permis payés pour le compte du client.

Comment éviter de facturer de la TVA sur la TVA ?

On évite de facturer de la TVA sur la TVA en refacturant le coût hors toute TVA que vous pouvez récupérer, puis en ajoutant votre propre TVA par-dessus. C’est l’erreur la plus courante sur une ligne de frais. Prenons un justificatif d’hôtel inventé de 120 € dont 20 € de TVA.

La deuxième ligne est correcte, et elle surprend. Certains pays restreignent la récupération de la TVA sur les hôtels et les repas : les 120 € entiers sont alors votre coût et votre propre TVA s’applique quand même à la ligne. Demandez à votre expert-comptable quels coûts vous pouvez récupérer.

La dernière ligne est celle à éviter. Le client paie 24 € de trop, et une comptabilité attentive la renverra.

Au coût réel ou avec une majoration ?

Le coût réel est le choix habituel par défaut pour les frais refacturables, et une majoration est acceptable si le client l’a acceptée par écrit. Une majoration est raisonnable lorsque vous supportez un vrai coût en avançant l’argent ou en gérant un fournisseur. Sur les 240 € ci-dessus, 10 % portent la ligne à 264 €, avec 52,80 € de TVA. Quel que soit votre choix, énoncez-le avant de dépenser :

Frais : les déplacements et autres coûts nécessaires à ce travail sont facturés au coût réel, sans majoration, sur la facture du mois où ils surviennent. Tout coût unitaire supérieur à 100 € nécessite d’abord votre accord écrit. Les justificatifs sont disponibles sur demande.

La clause d’accord préalable évite la plupart des disputes. Sans elle, vous demandez au client d’approuver un hôtel à 600 € après le séjour.

Les erreurs qui vous coûtent de l’argent

• L’oublier. La raison habituelle est que le coût vit dans un relevé de carte et la facture ailleurs. Vérifiez vos dépenses avant d’envoyer chaque facture.
• Perdre le justificatif. Pas de justificatif peut signifier pas de récupération de TVA, et pas de réponse quand le client demande.
• Récupérer la TVA sur un débours. Vous ne pouvez pas faire les deux.
• Confondre refacturation et notes de frais du personnel. Rembourser un salarié qui a avancé un coût est un travail distinct, quoi que vous facturiez ensuite au client. Voir la politique de notes de frais.

Refacturer une dépense dans ERPFlow

Les dépenses d’ERPFlow ne sont pas rattachées aux clients ni aux missions : refacturer un coût revient donc à saisir une ligne sur la facture. ERPFlow ne peut pas reprendre une dépense sur une facture, en signaler une comme non facturée, ni afficher le coût ou la marge par client.

Vous faites donc deux choses. Enregistrez le coût sous Dépenses, avec sa catégorie, son fournisseur, sa TVA et le justificatif joint. Puis saisissez la ligne sur la facture : description, quantité, prix et taux de taxe, ou aucune taxe pour un débours. Ajoutez le numéro de facture à la description de la dépense, pour voir d’un coup d’œil qu’elle a été facturée.

Les fichiers joints à une facture sont internes et ne sont pas envoyés au client : si un client veut les justificatifs, envoyez-les séparément.

ERPFlow n’a ni notes de frais ni remboursement des salariés, ni suivi kilométrique, ni numérisation de justificatifs.