Руководства
Как выставлять счета и получать оплату: руководства
Как оформить счёт, применить правильный НДС, выставить время клиенту и получить оплату в срок. Примеры с расчётами и формулировки, которые можно использовать сразу.
Основы выставления счетов
- 8 мин чтенияКак выставить счёт клиенту (пошагово)Что должно быть в счёте, когда его отправлять и кому, с полным разобранным примером и правилами ЕС и Великобритании для каждого поля.
- 6 мин чтенияКак выставить счёт клиенту фрилансеруВаше имя, ваш статус по НДС и дневная ставка на одной странице. Что нужно во фриланс-счёте, разобранный пример и что спросить у нового клиента до первого счёта.
- 6 мин чтенияКак выставлять счета за профессиональные услугиПочасовая оплата, фиксированная стоимость или ежемесячный аванс: что писать в каждой позиции, сколько деталей нужно клиентам и разобранный пример, где гонорары, расходы и выплаты за клиента показаны отдельно.
- 4 мин чтенияКак преобразовать коммерческое предложение в счётКлиент согласился. Что переходит из предложения в счёт, что нужно изменить и как выставить его целиком или по этапам, ничего не вводя заново.
- 6 мин чтенияПредложение, счёт и квитанция: в чём разницаОдно предлагает цену, другой требует денег, третья подтверждает, что вы их получили. Что каждый документ значит юридически и для НДС, где место проформы и все документы по одной работе с расчётами.
- 6 мин чтенияКак нумеровать счетаЧто на самом деле требуют правила ЕС и Великобритании, какой формат выбрать, что делать с пропусками и аннулированными счетами и двухминутная проверка того, что нумерация не нарушена.
- 4 мин чтенияКак выставить кредит-нотуПосле отправки счёта его исправляют новым документом. Что должно быть в кредит-ноте, когда она нужна и как считаются суммы.
- 7 мин чтенияШаблоны писем со счётом, по которым клиенты платятСемь писем со счётом, которые можно скопировать, от первого счёта до исправленного, с темами, которые бухгалтерия потом найдёт, и фактами, нужными ей, в первых двух строках.
- 8 мин чтенияПисьмо-напоминание о просроченном счёте: серия писемНеобязательное напоминание до срока оплаты, затем пять шагов до последнего уведомления, с текстом для каждого, а также что отправлять, если клиент оплатил часть или оспаривает счёт.
- 9 мин чтенияКак начислить пеню за просрочку платежа по счётуЧто закон ЕС и Великобритании позволяет взыскать с опоздавшей с оплатой компании, ставки этого полугодия, разобранный расчёт с ловушкой округления и текст для условий и счёта.
Как получить оплату
- 7 мин чтенияУсловия оплаты счетов: примерыNet 14, Net 30, конец месяца, скидки за досрочную оплату и платежи по этапам: что означает каждое условие, текст для копирования, законные пределы в ЕС и Великобритании и как выбрать.
- 6 мин чтенияКак выставить счёт на предоплату и окончательный платёжДва счёта, два номера, одна сумма. Как сформулировать каждый, что делает НДС с предоплатой по статье 65 и разобранный пример, который в сумме даёт цену из предложения.
- 6 мин чтенияКак выставить счёт и учесть частичную оплатуДля частичной оплаты новый счёт не нужен. Как её зарегистрировать, что сказать клиенту, что происходит с НДС и когда платежи в рассрочку всё же требуют отдельных счетов.
- 6 мин чтенияКак выставлять счета за ежемесячный аванс (абонентскую плату)Один и тот же счёт в один и тот же день с указанием периода. Вперёд или по итогам, что происходит с НДС, как учесть часы сверх лимита и меньше него и формулировка для соглашения.
- 5 мин чтенияДебиторская задолженность по срокам: как читать отчёт и что делатьРазобранный отчёт о дебиторской задолженности по срокам, что говорит каждый столбец, что делать с каждой возрастной группой и как построить отчёт в таблице, если в вашей программе его нет.
- 5 мин чтенияСверка счетов для сервисных компанийСопоставьте каждый счёт с банком, докажите итог и проверьте, что вся работа выставлена. Метод на конец месяца с разобранным примером и действиями на случай расхождений.
- 5 мин чтенияКак выставить счёт на возмещаемые расходыОтдельная строка, описание и правильный НДС. Разобранный счёт с гонораром, перевыставлением и выплатой за клиента, ошибка «НДС на НДС» и формулировка, которую нужно согласовать до трат.
- 6 мин чтенияКак написать письмо о повышении ставок клиентамПисьма для копирования клиентам с почасовой оплатой, ежемесячным авансом и проектами, за сколько предупреждать, что клиент может сделать и сколько работы можно потерять, пока повышение не начнёт стоить вам денег.
- 6 мин чтенияАкт сверки расчётов: пример и как отправить клиентуЧто такое акт сверки расчётов, полный разобранный пример, по открытым позициям или с переходящим сальдо, сопроводительное письмо и что делать, если цифры клиента расходятся.
Международные счета и НДС
- 7 мин чтенияКак выставить счёт иностранному клиентуГде облагается налогом продажа, что должен указывать счёт и как ответ меняется для клиентов из ЕС, Великобритании и других стран. С таблицей решений и разобранным примером.
- 6 мин чтенияКак выставить счёт клиенту из ЕС (НДС, обратное начисление и VIES)Когда клиенту из ЕС не начисляют НДС, что должен показывать счёт, чем товары отличаются от услуг, где действует порог 10 000 € и что нужно отчитать после продажи.
- 6 мин чтенияШаблон счёта с НДС: обязательные поляВсе поля, которые нужны счёту с НДС по статье 226, что может пойти не так с каждым, дополнительные указания для некоторых счетов и заполненный пример с двумя ставками НДС.
- 6 мин чтенияФормулировка обратного начисления в счёте: пример и контрольный списокТочные слова, которые нужны счёту с обратным начислением в ЕС, формулировки для товаров, услуг и британского строительства, образец счёта и контрольный список перед отправкой.
- 6 мин чтенияКак проверить номер плательщика НДС в VIESШаги проверки, что означает каждый результат VIES, почему настоящий номер может показаться недействительным, как сохранить доказательство проверки и что делать с британскими номерами.
- 6 мин чтенияКоммерческий счёт и налоговый счёт: в чём разницаОдин проводит товар через таможню, другой фиксирует продажу для налога. Что должен содержать каждый, когда нужны оба, и пример экспорта с одинаковыми суммами в обоих документах.
- 6 мин чтенияКак выставить счёт в иностранной валютеЧто требуют ЕС и Великобритания, если счёт выставлен в другой валюте, какой курс применять для НДС и разобранный пример от счёта до оплаты с курсовым убытком.
- 7 мин чтенияНДС на возмещаемые расходы и расходы, оплаченные за клиента (disbursements)Большинство расходов, которые вы перекладываете на клиента, облагается НДС. Проверка, что это настоящие расходы от имени клиента, разобранный счёт с расчётами и ошибка, при которой НДС начисляется на НДС.
Учёт времени и выставление счетов
- 5 мин чтенияКак учитывать оплачиваемые часыЧто записывать по каждому блоку работы для клиента, когда это делать, и готовый пример журнала времени, который можно перенести в таблицу уже сегодня.
- 5 мин чтенияКак выставить счёт за оплачиваемые часыОт месяца записей времени до счёта, который клиент оплатит: дата закрытия, проверка, степень детализации и разобранный пример, сходящийся с точностью до часа.
- 5 мин чтенияКак вести учёт оплачиваемых и неоплачиваемых часовЗа какие задачи можно выставить счёт, короткий набор кодов причин для остальных и как читать цифры месяца, чтобы увидеть, куда на самом деле уходят неоплаченные часы.
- 7 мин чтенияКак работают проекты в ERPFlow: доски, карточки, сроки и людиЧто такое проект в ERPFlow, как разделить работу на доски, что хранит карточка, как работают сроки и уведомления и чего проекты не делают.
- 4 мин чтенияУчёт времени в ERPFlow для участника командыКак записать своё время на карточке проекта, почему нужно прибавлять к уже указанной цифре, как вести запись о том, кто что делал, и где потом видны часы.
- 5 мин чтенияПрактичный учёт оплачиваемого времени для бухгалтеровК чему привязывать время, ежемесячное закрытие, которому можно следовать, как не допустить утечки работ вне договора и как увидеть, сколько в час приносит каждая фиксированная плата.
- 6 мин чтенияКак выставить счёт за время в пути к клиенту и на объектСпособы взять плату за дорогу, во сколько каждый обходится клиенту при долгой и короткой поездке, как поделить общую поездку и формулировки для вашего предложения.
- 6 мин чтенияУчёт времени консультанта, который помогает выставлять счетаКоды проектов, записи, к которым клиент не придерётся, проект счёта перед каждой отправкой и ежемесячная сверка. Порядок для консультантов с одним месяцем, разобранным до счёта.
- 5 мин чтенияУчёт времени и выставление счетов фрилансера: порядок работыОдин журнал, одна проверка по пятницам и один день выставления счетов. Весь порядок для фрилансера, работающего по часам: макет журнала времени, формулировки для клиента и часы месяца, превращённые в счёт.
- 5 мин чтенияКак учитывать оплачиваемые часы агентстваЧасы агентства распределены между несколькими людьми, ставками и незаметно перерасходуемыми ежемесячными авансами. Как настроить коды, что считается оплачиваемым и как проверить аванс до конца месяца.
- 5 мин чтенияПланирование ресурсов для сервисных команд: кто свободен, а кто перегруженНедельная таблица, которая сравнивает доступные часы каждого человека с уже обещанными, и что делать с результатом. Метод в таблице с разобранной неделей для небольших сервисных команд.
- 5 мин чтенияШаблон табеля учёта времени для команды: недельная форма, из которой можно выставлять счетаНедельная форма табеля, которую можно скопировать в электронную таблицу: заполнена для двух сотрудников, с формулой, превращающей её в количество для строк счёта, и проверкой сумм на каждом шаге.
- 6 мин чтенияКак вести учёт времени и материалов для выставления счетов клиентамФорма листа работ для труда и материалов, формулировка наценки для копирования, как применяется НДС и что проверить в приложении для учёта времени и материалов. На примере одной работы по отоплению, доведённой до счёта.
- 5 мин чтенияКак вести учёт оплачиваемых часов по проектамПрисвойте проекту код, указывайте в каждой записи времени один проект и ведите отработанные, выставленные, уменьшенные и невыставленные часы в одной таблице. Настройка, проверки и что скрывает итог по проекту.
Ставки и рентабельность
- 4 мин чтенияУсреднённая почасовая ставка: как рассчитать и когда называть клиентуФормула, разобранный пример, почему простое среднее завышает цену, как смена состава команды влияет на маржу и формулировка для коммерческого предложения.
- 5 мин чтенияКак рассчитать ставку для клиента по сотрудникамФормула, сколько часов человек реально может выставить за год, разобранный пример по уровням и ошибка с маржой, которая тихо стоит тысячи в год.
- 6 мин чтенияЕдиницы тарификации времени: таблицы для 6, 10 и 15 минутТаблицы перевода отработанных минут в оплачиваемые десятичные часы для тарификации по 6, 10 и 15 минут и то, как каждая единица влияет на счёт за реальный день.
- 5 мин чтенияПлановые и фактические часы: учёт проекта дизайна с фиксированной стоимостьюКак превратить фиксированную стоимость в бюджет часов, каждую неделю сравнивать его с реальным прогрессом, прогнозировать завершение и что делать, когда часы идут с опережением.
- 5 мин чтенияЗагрузка и оплачиваемые часы в профессиональных услугах: в чём разницаОплачиваемые часы — это количество, а загрузка — доля. Как рассчитывается каждый показатель, почему одни и те же часы могут значить разное и как вывести целевую загрузку из собственных затрат.
- 6 мин чтенияРентабельность проекта по сотрудникам: что приносит каждый проектМетод для таблицы: часы каждого сотрудника по ставке для клиента и по себестоимости часа, затем разница. Пример проекта, сравнение с фиксированной стоимостью и ошибка, которая приукрашивает маржу.
- 6 мин чтенияУменьшение суммы и списание долга: что значит каждое для выставления счетовУменьшение суммы снижает то, что вы выставляете. Списание означает отказ от того, что вам должны. Когда применяется каждое, какой документ нужен и где вступает НДС по безнадёжным долгам, на примере одной работы.
Выставление счетов по отраслям
- 8 мин чтенияПоэтапное выставление счетов: как выставлять счета по проекту частями по мере работыКак разделить договор на счета, привязанные к согласованным этапам или измеренной работе, вести нарастающий итог и учитывать изменения и НДС. Пример одного договора, выставленного четырьмя счетами.
- 6 мин чтенияКонсультанту: почасовая оплата или абонентская плата, что выбратьКогда консультанту выставлять счета по часам, а когда выгоднее ежемесячная абонентская плата: таблица выбора, шесть месяцев при обоих вариантах и формулировка договора, которую можно скопировать.
- 6 мин чтенияУчёт времени и выставление счетов в юридической фирме: порядок работыВосемь шагов от договора на оказание услуг до оплаченного счёта: запись времени с пригодным описанием, проверка предварительного счёта и где вступают правила о деньгах клиентов. С разобранным примером.
- 6 мин чтенияКак составить счёт за бухгалтерские услугиЧто должно быть в счёте бухгалтера: верное юридическое лицо, период, фиксированная плата и дополнительные работы отдельными строками, расходы вне суммы НДС. С разобранным примером и формулировками для копирования.
- 7 мин чтенияФормы AIA G702 и G703: как складывается заявка на платёжG703 содержит построчный прогресс, а G702 превращает его итоги в сумму к оплате. Каждый столбец и строка объяснены, с разобранной заявкой для сверки ваших цифр.
- 6 мин чтенияДополнительные услуги архитектора: как согласовать, записать и выставитьДополнительная работа оплачивается, когда её согласовали заранее. Что считается дополнительной услугой, формулировка для письменного согласования, реестр, чтобы ничего не потерять, и как это выглядит в счёте.
- 5 мин чтенияКакая часть недели архитектора оплачивается?Около 70 % у сотрудников и меньше половины у владельцев по данным RIBA. Почему ориентиры расходятся, как вывести собственную цель по ролям и что она делает с нужной почасовой ставкой.
- 7 мин чтенияКак составить предложение по стоимости услуг архитектора по собственным прошлым часамОцените работу по тому, сколько на самом деле заняли подобные работы. Как взять прошлые часы по стадиям, масштабировать и скорректировать их, превратить в плату по стадиям и сформулировать допущения, которые её защищают.
- 6 мин чтенияУправление архитектурными проектами: учёт времени команды по стоимости стадий и выставление счетовПревратите плату за стадию в бюджет часов, каждую неделю сравнивайте использованные часы с выполненной работой и выставляйте счёт в согласованный момент. Трекер, замечающий перерасход, пока можно действовать.
- 7 мин чтенияРаздел о стоимости услуг в письме-соглашении бухгалтераНа какие вопросы отвечает раздел о стоимости в письме-соглашении, формулировки пунктов и почему плата, растянутая на двенадцать месяцев, требует пункта о досрочном выходе, с расчётами.
- 6 мин чтенияКак составить предложение по стоимости инженерных услугОпределите результаты работы, оцените часы по квалификации, выберите основу расчёта стоимости и запишите свои допущения. Пример расчёта, таблица видов оплаты и формулировки допущений, которые можно взять за основу.
- 5 мин чтенияФиксированная стоимость бухгалтерских услуг: как её рассчитать и проверить, что она окупаетсяКак рассчитать фиксированную стоимость для бухгалтерского клиента по часам и целевой ставке, а затем проверить её по каждому клиенту. Примеры расчётов показывают, как хорошее среднее значение может скрывать убыток.
- 7 мин чтенияКак кадровые и рекрутинговые агентства выставляют счета клиентамЗа что выставляют счета временный персонал, подбор по результату и поиск с предоплатой, когда и как считаются суммы: маржа, возврат платы, НДС с зарплаты и плата за переход.
- 5 мин чтенияПаушальная или почасовая оплата проектных и инженерных работКто несёт риск при каждой основе оплаты, таблица выбора для проектных и инженерных заказов, момент, когда паушальная сумма перестаёт окупаться, и формулировки для обоих вариантов.
- 6 мин чтенияКак создать систему нумерации проектовКакой формат номера проекта выбрать, как обращаться с этапами и изменениями, почему номера проектов и счетов должны быть раздельными и какие ловушки электронных таблиц ломают схему нумерации.
- 6 мин чтенияУдержание гарантийной суммы в счёте: вычет, накопленный итог и выплатаКак показать удержание гарантийной суммы в счетах за этапы, вести накопленный итог, выставить счёт на выплату и учесть британское retention и НДС. Расчёты, формулировки и различия в праве.
- 7 мин чтенияСтоимость по этапам RIBA: как разделить фиксированную стоимость по Plan of WorkRIBA публикует этапы, но не публикует разбивку стоимости. Как разделить фиксированную стоимость по собственным оценённым часам, скорректировать её с учётом риска и денежного потока и записать условия оплаты в договоре.
- 6 мин чтенияОтчёт WIP: что ваша фирма заработала, но ещё не выставила в счетахОтчёт WIP сравнивает стоимость выполненной работы по каждому заказу с выставленным в счетах. Как оценить почасовую работу и фиксированную стоимость, прочитать результат и собрать отчёт в таблице.
Планирование команды и табели
- 6 мин чтенияКак пригласить команду в ERPFlowКуда отправить приглашение, какую роль выбрать, сколько человек включает каждый тариф и что новый участник может видеть и менять в первый же день.
- 6 мин чтенияТаблица учёта отпусков: макет, который заодно показывает загрузку командыЖурнал отсутствий показывает, кто в отпуске. Добавьте недельную сетку, и он покажет ещё и сколько часов осталось у команды. Макет, расчёт остатка и пример.
- 5 мин чтенияПочему каждому в команде стоит вести учёт времениНедостающие часы одного человека могут сделать убыточный заказ прибыльным на вид. Какие решения позволяют принять полные записи времени, во сколько обходится их ведение и когда оно не стоит затрат.
- 6 мин чтенияПолитика учёта рабочего времени: практический пример для проектных фирмПолитика учёта времени на одной странице: кто записывает время, в какой единице, к какому сроку, как вносятся исправления и почему проектный табель не всегда запись рабочего времени.
- 5 мин чтенияШаблон планирования загрузки: доступные часы и бронирование по неделямШаблон планирования загрузки для таблицы: доступные часы каждого человека, что уже забронировано, что осталось и как заглянуть на четыре недели вперёд, прежде чем согласиться на заказ.
- 6 мин чтенияПолитика возмещения расходов для небольшой проектной фирмыПолитика возмещения расходов на одной странице: что можно заявить, что требует согласования, какие документы хранить и как расход попадает в счёт клиенту.
- 6 мин чтенияШаблон заявки на возмещение пробега для проектных фирмШаблон заявки на возмещение пробега с ставками HMRC на 2026–2027 годы (55 пенсов, а не прежние 45), пример расчёта через границу в 10 000 миль и разбор того, какие поездки на объекты засчитываются.
- 5 мин чтенияОтчёт о времени по задачам: куда ушли часы каждого сотрудника, месяц за месяцемКак построить отчёт о времени по задачам из строк табеля, как он выглядит для небольшой команды, как читать четыре месяца динамики и какие коды задач стоит завести.
- 6 мин чтенияПроцесс согласования табелей для проектных фирмЕженедельный процесс согласования табелей для небольшой проектной фирмы: кто согласует, график, который подходит к выставлению счетов, что проверять и как сформулировать возврат табеля.
FAQ
Руководства ERPFlow: частые вопросы
Всё, что нужно знать об ERPFlow. Не нашли ответ? Мы поможем.
Связаться с намиДля кого написаны руководства ERPFlow?
Руководства ERPFlow написаны для владельцев и офис-менеджеров небольших сервисных компаний, которые сами выставляют счета. Бухгалтерское образование не требуется, а в каждом руководстве разобран реальный пример с цифрами.
Нужен ли ERPFlow, чтобы пользоваться этими руководствами?
Нет. Каждое руководство работает само по себе, с любой программой для счетов или таблицей, которой вы пользуетесь сейчас. Если какой-то шаг ERPFlow выполняет сам, руководство объясняет как, а если чего-то ERPFlow не делает, об этом тоже сказано прямо.
Руководства ERPFlow — это налоговая или юридическая консультация?
Нет. Руководства объясняют, как в целом устроены счета, НДС и биллинг, но правила зависят от вашей страны и вашей ситуации. Всё, что имеет налоговые или юридические последствия, согласуйте со своим бухгалтером, прежде чем на это полагаться.
Есть ли в ERPFlow учёт времени?
Пока нет. Учёт времени в ERPFlow, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже. Сейчас карточка в ERPFlow «Проекты» хранит затраченное время, которое вводится вручную в часах и минутах, а итоги суммируются по проекту и по клиенту. Почасовую работу выставляют, указав в счёте ставку и количество.
Начать
Начните бесплатно. Расширяйтесь по мере роста.
Ведите весь бизнес в одном месте — и платите за это как основатель, а не как корпорация.
- Бесплатный старт
- Настройка за несколько минут
- Без таймера пробного периода