Обновлено 6 ноября 2026 г.
Чтобы учитывать оплачиваемые часы, записывайте каждый блок работы для клиента в день выполнения: дату, клиента, задачу, что вы сделали и сколько минут это заняло. Отметьте, оплачивается ли время, ведите всё в одном журнале и закрывайте его в определённый день каждую неделю, пока детали ещё свежи в памяти.
Что считается оплачиваемым часом?
Оплачиваемый час — это время, которое вы вправе выставить клиенту по вашему с ним соглашению. Обычно это сама работа, а также звонки, письма и изучение материалов, которых потребовала задача. Подготовка предложения по новой работе, напоминания об оплате счетов и исправление собственных ошибок, как правило, не считаются.
Решает соглашение, поэтому одна и та же задача может быть оплачиваемой для одного клиента и неоплачиваемой для другого. Спорные случаи разобраны в руководстве по оплачиваемым и неоплачиваемым часам.
Что должен фиксировать журнал времени?
Журнал времени должен содержать достаточно сведений, чтобы по нему можно было составить счёт и ответить на вопрос клиента через шесть недель. Эти столбцы подойдут и для таблицы, и для любого инструмента:
| Столбец | Пример | Зачем он нужен |
|---|---|---|
| Дата | 9 марта 2026 г. | В счёте указан период, и любой вопрос начинается со слов «когда?» |
| Сотрудник | AK | У разных людей разные ставки |
| Клиент | Клиент A | Кто платит |
| Задача | Проверка складских запасов | Различает две задачи одного клиента |
| Выполненная работа | Звонок финансовому руководителю по расхождениям | Клиент может это прочитать |
| Минуты | 18 | Исходная цифра, до любого округления |
| Часы | 0,30 | То, что умножается в счёте |
| Оплачиваемое | Да | Не каждый час клиента выставляется |
| № счёта | INV-2026-0042 | Не даёт выставить одни и те же часы дважды |
Последний столбец пропускают чаще всего. Заполняйте его в день выставления счёта, и каждый месяц вы сможете отфильтровать журнал до записей «оплачиваемые, ещё не выставленные», не задумываясь.
Пишите описание так, будто его прочитает клиент, потому что однажды он его прочитает. «Звонок финансовому руководителю по расхождениям» выдержит вопрос. «Администрирование» — нет.
Какой способ учёта времени самый точный?
Для большинства людей самый точный способ — отмечать время сразу после окончания каждой задачи, а самый неточный — восстанавливать неделю по памяти.
| Способ | Хорошо подходит для | Слабое место |
|---|---|---|
| Работающий таймер | Долгих периодов работы за столом над одной задачей | Вы забываете его остановить, а короткие перерывы теряются |
| Запись по окончании задачи | Большинства людей в большинстве дней | Нужна привычка |
| Запись в конце дня по календарю, отправленной почте и журналу звонков | Дней, полных мелких задач | Быстрые звонки пропадают |
| Запись в конце недели по памяти | Ни для чего, если можно избежать | Вы угадываете, и записи это выдают |
Программа не нужна ни для одного из способов, кроме первого. Хватит блокнота и таблицы.
Недельная привычка, которая держит журнал честным
- По окончании задачи отметьте минуты и пару слов о ней.
- В конце каждого дня проверьте календарь, отправленную почту и историю звонков: не пропустили ли что-то.
- В пятницу заполните пробелы и сравните записанные часы с отработанными. Если вы проработали 40 часов, а записали 31, найдите остальные девять.
- В конце месяца сложите по клиентам и задачам, а затем превратите часы в счёт.
Если время записывают несколько человек, общий недельный формат избавляет от многих напоминаний: см. шаблон командного табеля. Как подсчитать часы по каждой задаче — в руководстве по учёту оплачиваемых часов по проектам.
Разобранный пример: один день в журнале
Вот выдуманный пример. Консультант со ставкой 90 € в час записывает в понедельник следующее:
| Клиент | Задача | Выполненная работа | Минуты | Часы | Оплачиваемое |
|---|---|---|---|---|---|
| Клиент A | Проверка запасов | Выезд на склад, проверка инвентаризационных ведомостей | 150 | 2,50 | Да |
| Клиент A | Проверка запасов | Звонок финансовому руководителю по расхождениям | 18 | 0,30 | Да |
| Клиент B | Карта процессов | Составил схему приёма обращений | 72 | 1,20 | Да |
| Клиент B | Карта процессов | Переработал черновик после нашей собственной ошибки | 30 | 0,50 | Нет |
| Собственная фирма | Продажи | Подготовил предложение по новому запросу | 45 | 0,75 | Нет |
| Итого | 315 | 5,25 |
Оплачиваемое время — 150 + 18 + 72 = 240 минут, то есть 4,00 часа. При 90 € это 360 € за день. Остальные 75 минут ничего не приносят, но на них стоит посмотреть: переделки и подготовка предложения заняли почти четверть записанного дня.
В таблице, где минуты находятся в столбце D, формула для часов: =ROUND(D2/60,2).
Почему 1,30 — это не полтора часа
Время по часам, записанное как десятичная дробь, — самая частая арифметическая ошибка в журнале времени. Один час тридцать минут — это 1,5 часа, а не 1,30. При ставке 90 € в час 1,30 даёт 117,00 €, а 1,5 — 135,00 €, так что одна эта запись теряет 18,00 €.
Столбец с минутами это предотвращает. Он же не пускает округление в журнал. Округляйте один раз, при подготовке счёта, по шагу тарификации из вашего соглашения.
Ошибки, из-за которых теряется оплачиваемое время
- Игнорировать всё короче десяти минут. Двенадцать пятиминутных звонков — это час.
- Расплывчатые записи. «Клиент A, разное, 3 часа» оспаривают, а оспоренные часы нередко списывают.
- Учёт только почасовых задач. Работа за фиксированную стоимость тоже требует журнала, иначе не понять, окупилась ли она. См. плановые и фактические часы.
- Удаление часов, которые вы не выставите. Отметьте их неоплачиваемыми, чтобы запись показывала, чего задача стоила на самом деле.
Учёт оплачиваемых часов в ERPFlow
Сейчас в ERPFlow нет ни таймера, ни табелей, а время, записанное на карточке, не превращается в строки счёта. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже.
Сейчас есть поле «Затрачено времени» на каждой карточке в разделе «Проекты», в часах и минутах. Итоги суммируются по проекту и по клиенту. Это даёт текущую цифру по каждой задаче, но без отметки об оплачиваемости, без даты у времени и без разбивки по сотрудникам. Если вы выставляете счета по часам, ведите подробный журнал выше в таблице, а итоги по карточкам используйте для сверки. Как ведёт себя это поле, показано в руководстве по записи времени участником команды.
Чтобы выставить часы, добавьте строку в счёт и введите их как количество, обычно из услуги, в которой хранится ваша почасовая цена.