Сверка счетов для сервисных компаний

Сверка счетов означает сопоставление каждого выставленного счёта с полученными за него деньгами, чтобы каждый остаток в ваших книгах действительно был неоплаченным. У сервисной компании есть и вторая проверка: вся ли выполненная работа выставлена. Делайте обе ежемесячно, опираясь на банковскую выписку, а не на память.

Что означает сверка счетов для сервисной компании?

Сверка счетов для сервисной компании — это две отдельные проверки. Первая идёт от счетов к банку: оплачен ли каждый и говорят ли об этом ваши записи? Вторая идёт от работы к счетам: выставлено ли всё, что вы выполнили?

Вторая проверка нужна не так, как компании, торгующей товарами. Товар покидает склад и оставляет за собой запись. Лишний день работы или тихо завершённый этап ничего не оставляют, и никто не позвонит, чтобы вам напомнить. Вы можете также встретить «трёхстороннее сопоставление» заказов на закупку, поставок и счетов поставщиков — это закупочный контроль и другая задача.

Как сверить счета с банком?

Счета с банком сверяют, проходя выписку строка за строкой, а затем доказывая итог. Отведите на конец месяца час и следуйте этому порядку.

1. Отметьте в банковской выписке каждое поступление от клиентов. Исходящие платежи и переводы между вашими счетами не включайте.
2. Сопоставьте каждое поступление со счётом по ссылке, затем по сумме, затем по имени клиента.
3. Внесите всё ещё не зарегистрированное, с датой из выписки.
4. Составьте список остатка. Поступления, которые вы не можете отнести, попадают в отдельный список, а не на ближайший подходящий счёт.
5. Рассчитайте, сколько всё ещё должно быть должно, как в примере ниже.
6. Составьте список открытых остатков и сложите их. Две цифры должны совпасть.
7. Найдите расхождение и запишите, чем оно было. Затем напоминайте клиентам, которые действительно вам должны.

Делайте это до отправки напоминаний. Напомнить об оплате счёта, который клиент заплатил три недели назад, обойдётся дороже в доброжелательности, чем стоила задержка.

Разобранная сверка на конец месяца

Сверка на конец месяца сравнивает то, что должно быть должно, с тем, что говорят ваши открытые счета. Вот вымышленный пример за октябрь. Везде используйте суммы с НДС, потому что именно их платят клиенты.

Два итога совпали, значит, месяц сверен. Сохраните копию с датой, потому что первая строка следующего месяца — это последняя строка этого.

Как найти причину расхождения при сверке?

Расхождение при сверке обычно само выдаёт свою причину, поэтому прежде чем смотреть на что-либо другое, посмотрите на его размер.

Почему платежи не совпадают со счетами?

Платежи не совпадают со счетами по нескольким обычным причинам, и у каждой есть устоявшееся решение.

У частичных оплат есть своя статья.

Как проверить, что вся работа выставлена?

Что вся работа выставлена, проверяют, начиная со списка работы, а не со списка счетов. По счетам не увидеть, чего в них не хватает. Раз в месяц пройдитесь по этому списку.

• Принятые предложения: счета, созданные из каждого, должны в сумме давать предложение или выставленные к этому моменту этапы.
• Платежи по этапам: по любому этапу, завершённому в этом месяце, должен быть счёт с датой этого месяца.
• Ежемесячные авансы: один счёт на клиента за период. Ежемесячный аванс, который приостановили и не возобновили, легко пропустить.
• Дополнительная работа: всё, о чём договорились по e-mail во время работы.
• Затраты для перевыставления: проверьте расходы на всё, что вы собирались передать клиенту.

Всё найденное попадает в отчёт о незавершённой работе или прямо в счёт. Сделать это через месяц после работы намного проще, чем через три, когда клиент уже закрыл бюджет.

Сверка счетов в ERPFlow

В ERPFlow нет банковской ленты, импорта банковских выписок и сопоставления платежей. Вы читаете выписку и вводите каждое поступление сами через Зарегистрировать платёж в счёте с датой банка и примечанием для ссылки. ERPFlow также не строит приведённое выше доказательство итога на конец месяца, поэтому оно живёт в вашей таблице.

Что он даёт для работы.

• Список счетов фильтруется по Просрочен, Частично оплачен и Переплачен, а также по периоду, так что можно увидеть, что выставлено за месяц.
• Панель показывает К оплате и Просрочено в базовой валюте. Эти показатели не включают НДС, а НДС указан ниже, поэтому сложите их, прежде чем сравнивать со списком остатков выше. Частично оплаченные счета учитываются только на остаток.
• Вложения счёта могут содержать платёжное поручение или подтверждение платежа. Они остаются внутренними и клиенту не отправляются.
• Аннулировать и Зарегистрировать возврат оформляют исправления, если они нужны.

Для второй проверки предложение перечисляет созданные из него счета в разделе Связанные документы, так что видно, что по нему выставлено. Проект тоже можно связать с его клиентом, предложениями, заказами и счетами.