Как выставить счёт в иностранной валюте

Чтобы выставить счёт в иностранной валюте, согласуйте валюту с клиентом, укажите в ней цены в строках и итог и напишите код валюты. Если вы начисляете НДС, правила ЕС и Великобритании также требуют указать сумму НДС в вашей национальной валюте, пересчитанную по допустимому курсу на дату, когда НДС становится подлежащим начислению.

Законно ли выставлять счёт в иностранной валюте?

Выставлять счёт в иностранной валюте законно и в ЕС, и в Великобритании. Статья 230 Директивы о НДС говорит, что суммы в счёте «могут быть выражены в любой валюте» при условии, что подлежащий уплате НДС выражен в национальной валюте соответствующей страны. Уведомление HMRC 700/21 говорит то же самое: суммы могут быть в любой валюте, а общая сумма НДС должна быть в фунтах стерлингов.

Таким образом, пересчёт касается только НДС. В счёте без НДС, например в счёте с обратным начислением для ЕС или в экспортном, пересчитывать на лицевой стороне нечего. Ваша декларация по НДС всё равно подаётся в национальной валюте, поэтому пересчитанная стоимость нужна вам для учёта в любом случае.

Какой курс обмена применять для НДС?

Курс обмена для НДС определяется правилом и применяется в момент, когда НДС становится подлежащим начислению, а не когда платит клиент.

Три детали часто упускают:

• ЕЦБ публикует курсы только к евро. В стране вне еврозоны пересчитывайте через евро, как говорит статья 91, используя курс каждой валюты к евро.
• Курсы ЕЦБ обычно обновляются около 16:00 CET в рабочие дни. Поэтому последний опубликованный курс при выставлении счёта утром — вчерашний. ЕЦБ сообщает, что его курсы публикуются для информации, и настоятельно не рекомендует использовать их в сделках. Статья 91 тем не менее называет их для пересчёта НДС.
• В ЕС курс не обязан быть в счёте. Пояснительные записки Комиссии говорят, что статья 230 не позволяет требовать указания курса или метода. Указать его всё равно любезно по отношению к бухгалтеру клиента.

Разобранный пример: от счёта в долларах до оплаты

Вот выдуманный пример. Фирма из еврозоны выставляет местному клиенту счёт на 5 000 $ плюс НДС 20 % в долларах США, как было согласовано, а курс на дату, когда НДС становится подлежащим начислению, — 1 USD = 0,92 EUR.

В счёте показан столбец в долларах и НДС в евро. Это делает такая строка:

Сумма НДС в EUR: 920,00 € (1 000,00 USD по курсу 1 USD = 0,92 EUR, курс ЕЦБ на дату, когда НДС стал подлежащим начислению).

Фирма вносит в декларацию по НДС 920 €. Через тридцать дней клиент платит 6 000 $, курс изменился до 0,90, и банк зачисляет 5 400 €.

НДС остаётся равным 920 €, потому что статья 91 фиксирует курс на момент, когда НДС стал подлежащим начислению. 120 € — финансовый убыток для вашей бухгалтерии, а декларация по НДС не меняется. Если бы курс вырос, это была бы прибыль. Британская фирма действует так же, только вместо евро — фунты стерлингов.

В какой валюте выставлять счёт: в своей или в валюте клиента?

Счёт в вашей валюте перекладывает курсовой риск на клиента, а в его валюте — на вас. Ни один вариант не является правильным автоматически.

Если вы выставляете счёт в валюте клиента, делайте срок оплаты коротким и рассмотрите оговорку, позволяющую пересмотреть цену, если курс уйдёт дальше согласованной отметки. Длинные условия оплаты растягивают не только ваши деньги, но и ваш курсовой риск.

Как сформулировать счёт в иностранной валюте?

Счёт в иностранной валюте должен называть валюту словами или кодом, чтобы никому не приходилось гадать. Используйте USD, а не одинокий знак $, который может означать и канадские, и австралийские доллары. Добавьте, куда направлять деньги и кто платит комиссии:

Все суммы указаны в долларах США (USD). Просим оплатить 6 000,00 USD полностью на указанный ниже счёт. Банковские комиссии оплачивает отправитель (OUR).

Сначала выясните, что делает ваш банк с платежом. Деньги в USD, отправленные на счёт только в евро, обычно конвертируются по собственному курсу банка, и он может заметно отличаться от справочного. Недоплата из-за банковских комиссий оставляет счёт частично оплаченным, а что делать тогда, описано в руководстве по частичной оплате. Остальное по международному счёту — в руководстве по счетам иностранным клиентам.

Каких ошибок избегать

• Применять для НДС курс на дату оплаты. Датой курса для НДС является момент, когда НДС стал подлежащим начислению. Дата оплаты влияет только на вашу курсовую прибыль или убыток.
• Перевыставлять счёт из-за изменения курса. Изменение курса не меняет счёт.
• Смешивать источники курса. В Великобритании переход на периодический курс HMRC обязывает вас придерживаться его, пока HMRC не согласует изменение. Выберите источник и запишите его.

Счета в иностранной валюте в ERPFlow

В ERPFlow валюта задаётся для каждого документа, а мультивалютность зависит от тарифа: на Free и Starter счета выставляются только в базовой валюте, Growth добавляет одну дополнительную валюту, а Business и Enterprise допускают любое число. Валюты добавляются в Настройки → Реквизиты.

• Курс проставляется в документе. При выборе валюты появляется поле вроде USD → EUR, заполненное справочным курсом центрального банка на дату документа, и вы можете его изменить. Если ваш налоговый орган требует другой курс или дату, введите этот курс. Последующие колебания никогда не меняют цены в сохранённом документе.
• Отчёты остаются в вашей базовой валюте. Панель управления и аналитика по клиентам пересчитывают каждый документ по его собственному курсу, а список счетов показывает базовую стоимость, под которой указана сумма документа.
• Один документ — одна валюта. Валюты по строкам нет, а клиент, которому выставляют счета в двух валютах, получает два счёта.
• Проверяйте цены из каталога. Товары и услуги оцениваются в базовой валюте, и при выборе подставляется это число без пересчёта. Услуга за 100 € в счёте в USD будет читаться как 100, пока вы не измените цену.

PDF и экспорт XML показывают только валюту самого документа, поэтому сумма НДС в национальной валюте сама не печатается. Добавьте её в заметки, как в примере выше, или узнайте у бухгалтера, как он хочет это оформить. Налоговую ставку в каждой строке выбираете вы.

Платежи записываются в валюте счёта. ERPFlow не переоценивает открытые счета, не ведёт мультивалютных банковских счетов и не считает реализованную курсовую прибыль или убыток, поэтому эта сумма берётся из банковской выписки и передаётся бухгалтеру.