Обновлено 6 ноября 2026 г.
Планирование ресурсов для сервисной команды означает сравнение доступных часов каждого человека с часами, уже обещанными проектам, неделя за неделей. Доступное минус назначенное показывает, кто свободен, а отрицательное число — кто перегружен. Небольшой команде достаточно таблицы, обновляемой еженедельно.
Это метод, который вы выполняете сами. ERPFlow не планирует ресурсы, а что он всё же показывает, сказано в последнем разделе.
Как рассчитать доступные часы человека?
Доступные часы человека — это его договорные часы минус отпуск и государственные праздники, минус реалистичный запас на внутреннюю работу. У дизайнера на 37,5 часа с одним государственным праздником на неделе и 5 часами внутренних встреч и администрирования для планирования остаётся 25 часов. Планирование от 37,5 — верный способ развалить график к среде.
Запас — это число, которое люди угадывают. Измерьте его вместо этого: попросите команду в течение месяца отмечать внутреннее время и используйте его. Если вы ведёте учёт отпусков, столбец отпусков берётся оттуда напрямую.
Как увидеть, кто свободен, а кто перегружен?
Чтобы увидеть, кто свободен, а кто перегружен, заведите недельную таблицу, где одна строка — один человек, а один столбец — один проект, и вычтите назначенные часы из доступных. Вот выдуманная неделя в студии из четырёх человек. «Осталось» — доступные минус назначенные.
| Человек | Договор | Отпуск | Внутреннее | Доступно | Alder | Birch | Cedar | Назначено | Осталось |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ведущий дизайнер | 37,5 | 0 | 7,5 | 30,0 | 18 | 12 | 6 | 36 | −6,0 |
| Разработчик | 37,5 | 15 | 5,0 | 17,5 | 10 | 0 | 8 | 18 | −0,5 |
| Дизайнер на неполный день | 30,0 | 0 | 5,0 | 25,0 | 0 | 14 | 4 | 18 | +7,0 |
| Младший разработчик | 37,5 | 0 | 5,0 | 32,5 | 6 | 0 | 8 | 14 | +18,5 |
| Команда | 142,5 | 15 | 22,5 | 105,0 | 34 | 26 | 26 | 86 | +19,0 |
Читайте строки и не обращайте внимания на правый нижний угол. Итог по команде говорит, что свободны 19 часов, и кажется, что всё хорошо. На самом деле ведущий дизайнер перегружен на 6 часов, а большая часть свободного времени принадлежит младшему разработчику, который не может взять дизайнерскую работу.
Решение видно в таблице: передать 6 дизайнерских часов дизайнеру на неполный день, у которого после этого останется 1 час. Из-за получаса перегрузки разработчика совещание проводить не стоит.
Что делать, если кто-то перегружен?
Если кто-то перегружен, пробуйте варианты в порядке возрастания их стоимости для вас, от самого дешёвого.
| Вариант | Когда использовать | Чего это стоит |
|---|---|---|
| Оставить как есть | Перегрузка на час-два, на одну неделю | Ничего. Проверьте снова на следующей неделе |
| Передать тому, у кого такая же квалификация | У коллеги есть свободные часы | Передача дел и, возможно, часть маржи |
| Перенести на более позднюю неделю | Срок внутренний или гибкий | Ничего, если клиента это не затрагивает |
| Попросить клиента перенести срок | Срок клиента, и никто не может заменить | Часть доверия, тем меньше, чем раньше вы спросите |
| Привлечь подрядчика | Перегрузка на несколько недель | Разница между его ставкой и вашей ценой |
| Отказаться от новой работы или пересмотреть цену | Перегрузка на месяцы | Выручка в обмен на выполнение уже данных обещаний |
Есть и седьмой вариант — то, что происходит, когда никто не решает: человек работает допоздна, а внутренний запас тихо уходит в ноль. Так можно пережить неделю. Делайте это целый квартал, и начнут страдать обучение, администрирование и сами люди.
Если нужно перенести срок клиента, спросите заранее и дайте ему выбор:
Мы планируем ближайшие две недели, и обзор дизайна, намеченный на 14-е, пересекается с другим сроком. Мы можем сдать его 18-го без изменения стоимости или сохранить 14-е, добавив второго дизайнера по согласованной ставке. Что вам больше подходит?
Прежде чем передавать работу более дешёвому сотруднику, проверьте, что это делает с маржой задачи. Ответ различается для почасовой работы и работы за фиксированную плату, как показывает материал о прибыльности проектов по сотрудникам.
Как планировать работу, которая ещё не подтверждена?
Планируйте неподтверждённую работу, держа её в отдельной строке и проверяя план с этой задачей и без неё, а не резервируя её процент. Вероятность 50 % для задачи на 40 часов не означает 20 часов на следующей неделе. Это либо ничего, либо 40 часов, и план, построенный на 20, неверен в обоих случаях.
На примере недели выше у команды свободно 19 часов. Если эта задача на 40 часов состоится, вам не хватит 21 часа, поэтому решите заранее, что вы сделаете: какую работу перенесёте или какому подрядчику позвоните. Если не состоится, ничего не изменится. Когда клиент подпишет, она переходит в столбцы назначенных часов.
На какой срок вперёд планировать сервисной команде?
Небольшой сервисной команде стоит планировать примерно на две недели подробно, проект за проектом, и на шесть-восемь недель в приблизительных итогах. Дальше план в основном отражает то, что вы надеетесь продать. Макет для взгляда на несколько недель вперёд даёт руководство по шаблону планирования мощности.
Раз в месяц сравнивайте то, что вы назначили, с часами, которые люди реально потратили. Если задачи постоянно занимают на 20 % больше запланированного, ваша таблица занижает назначенные часы на столько же, значит, люди менее свободны, чем показано, и исправлять нужно оценки. Как провести такое сравнение для работы за фиксированную плату, показывает материал о плановых и фактических часах, а загрузка даёт взгляд назад по всей команде.
Кто отсутствует и кто занят: что показывает ERPFlow
ERPFlow не занимается планированием ресурсов. В нём нет отчётов о мощности и загрузке, нет графика смен и нет способа назначить часы человека на проект, поэтому таблица и расчёты по ней остаются в вашей электронной таблице.
То, что ERPFlow показывает, — полезные данные для таблицы:
- Календарь одного человека: вкладка «Календарь» в карточке сотрудника показывает доступные для записи часы, записи, отпуска и государственные праздники по неделям или месяцам. Доступные часы и записи берутся со страниц бронирования, поэтому у того, кого нет ни на одной, доступных для записи часов нет. Каждая роль видит только то, что ей разрешено.
- Кто отсутствует: в разделе «Отпуска» есть календарь команды — месячная сетка с одной строкой на сотрудника, отсутствия показаны полосами, а государственные праздники заштрихованы. Утверждённое отсутствие также убирает этого человека из свободных слотов на настраиваемой странице бронирования.
- Что и когда сдавать: карточки проектов показывают, кто назначен и когда срок каждой, и становятся янтарными, а затем красными по мере приближения срока. Ничто не суммирует, на сколько часов это обязывает кого-либо.