Обновлено 6 ноября 2026 г.
Учёт времени консультанта, который помогает выставлять счета, состоит из четырёх этапов: заведите код для каждого проекта до начала работы, записывайте время ежедневно предложениями, которые клиент может прочитать, проверяйте проект счёта перед каждой отправкой и каждый месяц сверяйте выставленные, уменьшенные и ещё не выставленные часы. Все четыре этапа можно вести в таблице.
Консалтинг выставлять труднее, чем большинство почасовой работы, потому что клиент читает детали. Финансовый директор, увидевший «Исследование, 6 часов», спросит, что именно исследовалось, а консультант без лучшей записи может только гадать или уменьшать строку.
Что консультанту записывать по каждому блоку времени?
Запись времени консультанта должна содержать дату, сотрудника, код проекта, этап, часы, отметку об оплачиваемости и одно понятное предложение о том, что было сделано.
| Поле | Пример | Зачем оно нужно для счёта |
|---|---|---|
| Дата | 14 апреля | Позволяет клиенту сопоставить запись со встречей или результатом |
| Сотрудник | Старший консультант | Определяет ставку |
| Проект и этап | NORD-2026-01, Диагностика | Относит часы к нужному счёту и бюджету |
| Часы | 3,5 | В шаге тарификации, указанном в вашем договоре на оказание услуг |
| Оплачиваемое | Да | Сохраняет внутреннее время видимым, не выставляя его |
| Описание | См. ниже | То, к чему клиент придирается |
Как подготовить консалтинговый проект до начала учёта времени?
Подготовьте консалтинговый проект, перенеся условия оплаты из договора на оказание услуг на один лист до того, как записан первый час. Основа оплаты определяет, для чего нужна запись времени.
| Основа оплаты | Что делает запись времени | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Время и материалы | Это доказательство под каждым счётом | Качество описаний |
| Время и материалы с лимитом | Доказательство и раннее предупреждение | Часы до лимита. Предупредите клиента, не доходя до него |
| Фиксированная стоимость | Только внутренняя. Клиент её не видит | Плановые и фактические часы по этапам |
| Ежемесячный аванс (retainer) | Показывает, что купила месячная плата | Лимит часов и условия переноса |
Если вы ещё выбираете между ними, руководство по почасовой оплате и ежемесячному авансу для консультантов сравнивает их.
Дайте каждому проекту собственный код из системы нумерации проектов и заводите только те этапы, по которым действительно будете отчитываться. Запишите ставку для каждого уровня, день выставления счетов и то, оплачивается ли время в пути. Когда через полгода придёт вопрос, этот лист избавит вас от повторного чтения договора.
Как писать записи времени, к которым клиент не придерётся?
Пишите каждую запись как то, что вы сделали, с чем и для чего. Достаточно одного предложения.
| Расплывчатая запись | Запись, которую клиент может одобрить |
|---|---|
| Исследование | Сравнил три короткие списка ERP-систем с требованиями, согласованными 3 апреля |
| Встреча | Встреча руководящей группы: согласовали порядок внедрения и два открытых риска |
| Работа над отчётом | Подготовил разделы 2 и 3 отчёта с вариантами к обсуждению в четверг |
| Администрирование | Не выставляйте. Запишите на внутренний код |
Две привычки важнее формулировки. Записывайте в тот же день, потому что запись, сделанная неделю спустя, превращается в «Исследование». И одна задача — одна запись: несколько задач, свёрнутых в один итог, называют block billing (общим выставлением), и клиент не видит, сколько стоила каждая задача. Некоторые корпоративные клиенты прямо запрещают это в своих правилах выставления счетов.
Что такое проверка проекта счёта и что в ней проверять?
Проверка проекта счёта (pre-bill review) — это сверка черновика счёта: каждую ещё не выставленную запись по проекту читает тот, кто отвечает за клиента, до отправки счёта. Она ловит ошибки, пока их можно исправить бесплатно, ведь выставленный счёт исправляется только другим документом.
- Код: относится ли каждая запись к нужному проекту и этапу?
- Описание: смогли бы вы прочитать его клиенту вслух?
- Дублирование: если двое присутствовали на одной встрече, разрешает ли договор выставить обоих?
- Переделки: время, вызванное вашей ошибкой, снимается.
- Лимит: остаётся ли текущий итог в его рамках?
- Дополнительный объём: есть ли письменное согласие на всё, что выходит за рамки договора?
Всё, что вы решили не выставлять, — это уменьшение суммы к выставлению (write-down). Фиксируйте его с причиной, а не удаляйте запись, иначе вы потеряете представление о том, сколько работы отдаёте.
Разобранный пример: один месяц, от журнала времени до счёта
Вот выдуманный пример. Консалтинговая фирма из двух человек выставляет старшего консультанта по 140 € в час, а аналитика по 85 €; это проверка проекта счёта за апрель по проекту NORD-2026-01.
| Сотрудник | Работа | Записано | Уменьшено | Выставлено | Ставка | Без налога |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Старший | Семинары по диагностике | 14,0 | 0 | 14,0 | 140 € | 1 960 € |
| Старший | Отчёт для руководящей группы | 9,5 | 1,5 | 8,0 | 140 € | 1 120 € |
| Аналитик | Картирование процессов | 31,0 | 0 | 31,0 | 85 € | 2 635 € |
| Аналитик | Очистка данных, переделанная после нашей ошибки | 6,0 | 6,0 | 0 | 85 € | 0 € |
| Итого | 60,5 | 7,5 | 53,0 | 5 715 € |
Теперь сверьте. 60,5 записанных часа равны 53,0 выставленным плюс 7,5 уменьшенным, и ничего не остаётся. Если месяц не сходится к нулю, остаток — это невыставленная работа, и ей место в отчёте WIP.
По стандартным ставкам месяц стоил 6 435 €: 23,5 часа старшего и 37 часов аналитика. Счёт — 5 715 €, поэтому 720 € отдано, и вы выставили 88,8 % стандартной стоимости. Один месяц такого мало что значит. Год такого по одному клиенту — разговор о цене.
Строка счёта может быть такой короткой, а список по записям прилагается, если договор это обещает:
Картирование процессов, этап диагностики, NORD-2026-01, с 1 по 30 апреля: 31,0 часа по 85,00 €
Сколько деталей показывать в самом счёте, объясняет руководство по превращению оплачиваемых часов в счёт.
Как вести консалтинговый проект в ERPFlow
Сейчас в ERPFlow нет ни таймера, ни табелей. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже. Пока ежедневный журнал и проверка проекта счёта ведутся в таблице или в отдельном инструменте учёта времени. В ERPFlow также нет согласования времени и отчётов о времени по сотрудникам, а у проекта нет ставок, лимитов и бюджетов.
ERPFlow закрывает остальные документы консалтингового бизнеса:
- Предложение: напишите его как предложение со строками, а когда придёт время выставления, используйте «Преобразовать в счёт». Два документа остаются связанными. Клиенты не могут принять предложение онлайн, поэтому вы отмечаете его принятым сами.
- Проект: проект — это доска, привязанная к клиенту, с карточками, содержащими исполнителей, сроки, файлы, комментарии и затраченное время в часах и минутах, вводимое вручную. Это время суммируется по проекту и по клиенту. На каждой карточке одна цифра без даты, и она не превращается в строки счёта.
- Ставки: создайте по одной услуге на уровень, с единицей «часы» и почасовой ценой. В счёте выберите услугу и введите количество из вашего журнала. В строке может быть скидка в %, а заказ на закупку клиента вводится в «Номер заказа».