Отчёт о времени по задачам: куда ушли часы каждого сотрудника, месяц за месяцем

Отчёт о времени по задачам показывает, сколько часов каждый человек потратил на каждый вид работы за месяц, с итогами. Вы строите его из строк табеля с датой, человеком, проектом и кодом задачи с помощью сводной таблицы. Сравните несколько месяцев, и увидите, куда смещаются часы.

Как выглядит отчёт о времени по задачам?

В отчёте о времени по задачам задачи стоят в строках, люди в столбцах, а итог и процент справа. Вот выдуманный отчёт за март для проектного бюро из трёх человек и одного совместителя:

Чтение по строкам показывает, кто чем занимается. Анна ведёт три четверти предложений и больше половины выездов на объекты. Чтение по столбцам показывает, как был потрачен месяц одного человека. Бен потратил четверть своего времени на правки.

Разным задачам нужны разные срезы одних и тех же данных, поэтому не путайте этот отчёт с отчётом о плановых и фактических часах, который сравнивает часы с планом заказа, или с загрузкой, которая измеряет оплачиваемую долю.

Как читать время по задачам месяц за месяцем?

Чтобы читать время по задачам месяц за месяцем, разместите долю каждой задачи в строке и ищите устойчивую тенденцию, а не один необычный месяц. Доля корректирует разницу между месяцами с большим и меньшим числом часов, чего сами часы не делают.

Вот та же выдуманная практика, одна задача в течение четырёх месяцев:

Правки выросли более чем вдвое, а общее число часов осталось прежним. 109 часов в апреле — на 57 больше, чем 52 в январе. При выдуманной внутренней стоимости 60 € в час это 3 420 € дополнительных затрат за один месяц, а при работе с фиксированной стоимостью за это никто не платит. Ни один отчёт по заказам этого не покажет, потому что по каждому отдельному заказу превышение выглядит небольшим.

Обычное лекарство коммерческое. Получайте утверждение на каждом этапе и берите плату за изменения после него. Как согласовывать и выставлять такие работы, описано в материале о дополнительных услугах.

Это отправные точки, а не диагнозы. Спросите человека, прежде чем решать, что означает цифра.

Как построить отчёт о времени по задачам?

Отчёт о времени по задачам строят, храня по одной строке на каждую строку табеля и подводя по ним итоги, а не вводя итоги в месячную таблицу вручную. Плоский список позже можно нарезать как угодно, а сводку обратно не разобрать.

Столбец «Месяц» — формула, например =TEXT(A2,"yyyy-mm"), чтобы никто не вводил его вручную. Затем либо вставьте сводную таблицу с задачей в строках, человеком в столбцах, часами в значениях и месяцем в фильтре, либо используйте формулу для каждой ячейки:

=SUMIFS(Hours, Person, "Anna", Task, "Drawings", Month, "2026-03")

Используйте выпадающий список для столбца задачи. Сводная таблица считает «Правки», «правки» и «Правка» разными задачами, и это вредит таким отчётам больше всего остального. В шаблоне табеля команды есть недельный макет, из которого можно собирать эти строки.

Сколько кодов задач нужно?

Для небольшой фирмы разумно от 6 до 12 кодов задач, общих для всех проектов. Проверка каждого кода — можете ли вы назвать решение, которое он изменит. «Правки» проходят проверку, потому что высокий показатель меняет подход к утверждению этапов. «Печать» обычно не проходит: что бы он ни показал, вы ничего не сделаете иначе.

Используйте одни и те же коды в каждом проекте, а проект держите в отдельном столбце. Код вроде «Чертежи Riverside» смешивает то и другое, и вы никогда не сможете сложить чертежи по заказам. Включите код для администрирования, иначе это время спрячется в том клиентском заказе, который у человека оказался открыт. Потом несколько месяцев не трогайте список, потому что код, переименованный посередине, ломает сравнение, которое вы строите.

Как получить время по задачам из ERPFlow

В ERPFlow нет отчёта о времени по задачам и отчётов о времени по сотрудникам. В ERPFlow сегодня нет таймера и табелей. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже, но на такой отчёт это не распространяется, поэтому описанный метод остаётся в таблице.

Ближайшее, что есть сегодня, — поле затраченного времени в карточке в проектах, вводимое в часах и минутах. Если каждая карточка — это одна задача, вы получите итог по задаче. Список досок суммирует время по проектам, а страница клиента — по всем его доскам.

Можно также выгрузить карточки в CSV: название, описание, проект, столбец, срок и затраченное время в минутах. В файле нет исполнителей и дат, потому что карточка хранит один нарастающий итог, а не записи с датами. Поэтому видно время по карточке, но не кто его потратил и не в каком месяце. Чтобы получить приблизительный месячный показатель по карточке, выгружайте в конце каждого месяца и вычитайте минуты предыдущего файла из текущего.