Обновлено 6 ноября 2026 г.
Чтобы вести учёт плановых и фактических часов в проекте дизайна с фиксированной стоимостью, до начала работы превратите стоимость в бюджет часов по этапам, записывайте время на эти этапы и каждую неделю сравнивайте использованные часы с долей завершённой работы по каждому этапу. Разрыв служит ранним предупреждением, пока ещё есть время действовать.
Как превратить фиксированную стоимость в бюджет часов?
Чтобы превратить фиксированную стоимость в бюджет часов, разделите стоимость за вычетом внешних расходов на вашу среднюю ставку для клиента, а часть часов оставьте в запасе. Вот вымышленный пример: студия дизайна согласовала фиксированную стоимость 24 000 € без внешних расходов, а её команда в среднем работает по 80 € в час.
24 000 € ÷ 80 € = 300 часов. Студия оставляет в запасе 10 %, то есть 30 часов, как резерв, а остальные 270 распределяет.
| Этап | Бюджет часов |
|---|---|
| Концепция | 60 |
| Проработка дизайна | 80 |
| Технические чертежи | 90 |
| Объект и сдача | 40 |
| Распределено | 270 |
| Резерв | 30 |
| Итого | 300 |
В ставку для клиента уже заложена ваша маржа, так что 300 часов дают запланированную прибыль. Со 301-го часа она начинает съедаться. Если ваши этапы следуют плану работ RIBA, разбивку описывает руководство о стоимости по этапам RIBA, а тот же метод подходит маркетинговым агентствам и консультантам с фиксированной стоимостью.
Что сравнивать каждую неделю?
Сравнивайте использованные часы с тем, какая доля каждого этапа действительно завершена. Одни использованные часы говорят о том, сколько вы потратили, и ничего не говорят о том, как далеко вы продвинулись.
Вот тот же вымышленный проект на 10-й неделе:
| Этап | Бюджет | Факт | % выполнено | Заработанные часы | Отклонение |
|---|---|---|---|---|---|
| Концепция | 60 | 68 | 100 % | 60 | −8 |
| Проработка дизайна | 80 | 74 | 75 % | 60 | −14 |
| Технические чертежи | 90 | 12 | 10 % | 9 | −3 |
| Объект и сдача | 40 | 0 | 0 % | 0 | 0 |
| Итого | 270 | 154 | 129 | −25 |
Заработанные часы — это бюджет, умноженный на долю выполненной работы. Отклонение — заработанные часы минус фактические, поэтому отрицательное число означает, что вы потратили больше, чем оправдывает прогресс.
Вводит в заблуждение строка «Проработка дизайна». При 74 часах из 80 кажется, что вы на 6 часов меньше бюджета. Но этап выполнен лишь на 75 %, значит, на деле вы отстаёте на 14 часов. Спросите у того, кто ведёт этап, долю выполненной работы и попросите оценивать её по тому, что осталось сделать, потому что потраченные часы создают приятную иллюзию.
Как спрогнозировать, чем закончится проект?
Завершение можно спрогнозировать двумя способами, а истина обычно лежит между ними.
| Прогноз | Допущение | Расчёт | Часов к завершению |
|---|---|---|---|
| Лучший случай | Всё остальное идёт по бюджету | 154 + (270 − 129) | 295 |
| По текущему тренду | Перерасход продолжается в том же темпе | 270 × 154 ÷ 129 | 322 |
Лучший случай укладывается в 300 часов, с остатком резерва в 5 часов. Тренд выходит на 22 часа за пределы всей стоимости, что при 80 € в час составляет 1 760 € времени, за которое никто не платит. Именно на 10-й неделе это ещё стоит знать, потому что впереди ещё 141 запланированный час работы.
Что делать, когда фактические часы опережают бюджет?
Сначала найдите причину, потому что для каждой ответ свой.
| Причина | Что делать |
|---|---|
| Клиент изменил задание | Согласуйте дополнительную стоимость до начала работы. См. дополнительные услуги |
| Дополнительные круги замечаний | Сошлитесь на количество кругов в вашем предложении и, если соглашение допускает, выставьте плату за большее |
| Ваша собственная переделка | Примите её на себя, зафиксируйте и устраните причину |
| Старшие выполняют работу младших | Передайте её вниз, ведь те же часы на старшем уровне обходятся дороже |
| Оценка была неверной | Примите на себя и исправьте цифру для следующего предложения |
Если изменение вызвал клиент, отправьте письмо до начала работы:
Изменение макета, о котором вы просили 12 марта, выходит за рамки согласованного задания. Оно займёт около 16 часов, что при 80 € в час составляет 1 280 € плюс НДС. Подтвердите, пожалуйста, по электронной почте, и мы добавим его отдельным этапом.
Что делать, когда проект завершён?
Когда проект завершён, запишите итоговые часы по каждому этапу рядом с бюджетом и сохраните таблицу. После нескольких проектов у вас появится нечто лучшее любого практического правила: вы будете знать, что ваш этап концепции занимает 70 часов, а не 60.
Именно эти цифры делают безопасным следующее предложение с фиксированной стоимостью. Дальше тему развивают руководства о паушальной стоимости и почасовой оплате и о том, как составить предложение по стоимости услуг из собственных прошлых часов.
Учёт проекта с фиксированной стоимостью в ERPFlow
В ERPFlow нет бюджетов, ставок, расчёта затрат по проектам и рентабельности, поэтому он не покажет отклонение и не предупредит о перерасходе. Таймера и табелей в ERPFlow сейчас нет. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже.
Вот что можно сделать уже сегодня:
- Проект: одна доска в разделе «Проекты» на работу, связанная с клиентом, с одной карточкой на каждый этап. Укажите бюджет в названии, например «Концепция (бюджет 60 ч)».
- Часы: вводите их в поле Затрачено времени каждой карточки. Список досок показывает итог по проекту. Разбивки по сотрудникам нет, а у времени нет даты.
- Сравнение: таблицу отклонений ведите в электронной таблице. Экспорт карточек в CSV даёт Затрачено времени каждой карточки в целых минутах вместе с названием проекта, так что набирать заново не нужно.
- Стоимость: внесите фиксированную стоимость в коммерческое предложение и на каждом этапе преобразуйте его в счёт. Каждое преобразование создаёт новый черновик всего предложения, и вы сокращаете его до доли этого этапа. Свяжите счёт с проектом в разделе Связанные документы.