НДС на возмещаемые расходы и расходы, оплаченные за клиента (disbursements)

Большинство возмещаемых расходов облагается НДС. Если вы купили что-то для выполнения собственной работы, например билеты, это часть вашей поставки, поэтому вы начисляете на неё НДС по обычной ставке. Настоящие расходы от имени клиента (disbursement), оплаченные как его агентом и перевыставленные по точной стоимости, остаются вне вашего НДС. Критерий — кто получил поставку.

Это руководство посвящено НДС. Сторона выставления счёта, включая настройку и формулировку строк расходов для клиента, описана в руководстве по выставлению возмещаемых расходов.

Чем отличается перевыставление расходов (recharge) от расходов от имени клиента (disbursement)?

Разница между перевыставлением расходов (recharge) и расходами от имени клиента (disbursement) в том, чья это была покупка. Если третья сторона поставила товар или услугу вам, перекладывание затрат — это recharge. Если третья сторона поставила его вашему клиенту, а вы лишь заплатили от его имени, это может быть disbursement.

Право ЕС проводит ту же границу. Статья 78(b) Директивы о НДС включает в вашу налоговую базу дополнительные расходы, относимые на клиента, такие как транспортировка и страхование. Статья 79(c) исключает только возмещение расходов, «понесённых от имени и за счёт клиента» и учтённых на транзитном счёте, требует подтверждения фактической суммы и запрещает вычитать любой НДС по ним. Национальные правила различаются в деталях, поэтому проверьте свои.

Когда можно считать расход расходом от имени клиента (disbursement)?

Расход можно считать расходом от имени клиента, только если выполняются все условия, и в Великобритании раздел 25.1 Уведомления HMRC по НДС 700 перечисляет восемь:

1. Вы действовали как агент клиента, когда платили третьей стороне.
2. Ваш клиент получил и использовал товары или услуги.
3. Ваш клиент отвечал за оплату третьей стороне.
4. Ваш клиент разрешил вам платить от его имени.
5. Ваш клиент знал, что товары или услуги предоставит третья сторона.
6. Вы показываете расход в счёте отдельно.
7. Вы возмещаете только ту сумму, которую заплатили.
8. Товары или услуги явно дополняют то, что вы поставляете сами.

Условие 2 отсеивает большинство кандидатов, потому что поездом, телефоном и почтой обычно пользуетесь вы сами. Эти примеры взяты из руководства HMRC по расходам и disbursements и Уведомления 700.

Примеры с юристом показывают, насколько узка граница, а юридические фирмы сталкиваются с ней постоянно. Назвать строку в счёте «disbursement» — значит ещё не сделать её таковой для НДС.

Разобранный пример: один счёт с обоими видами расходов

Вот выдуманный пример по британскому правилу и ставке 20 %. Консультант выставляет вознаграждение 4 000 £ и три расхода:

• Железнодорожные билеты на 180 £, на которые НДС не начислялся.
• Гостиница за 250 £ плюс 50 £ НДС по счёту с НДС на имя консультанта.
• Установленный законом регистрационный сбор 120 £, который был должен клиент и который консультант оплатил с его разрешения.

На железнодорожные билеты НДС начисляется, хотя консультант его не платил, потому что, по словам HMRC, вы начисляете НДС на recharges «независимо от того, платили ли вы НДС». Консультант возвращает 50 £ по гостинице обычным порядком. Disbursement стоит ниже строки НДС, отдельной позицией, как в примере счёта HMRC.

Как не начислить НДС на НДС?

Чтобы не начислить НДС на НДС, перевыставляйте стоимость без налога, если вы можете вернуть уплаченный НДС. Это самая частая ошибка, и возникает она, когда стоимостью считают итог чека.

В неверном варианте клиент переплачивает 60 £. Консультант к тому же вернул 50 £, то есть заработал на расходе, который хотел переложить по себестоимости.

Если вы не можете вернуть НДС, например потому что не зарегистрированы плательщиком НДС, то сумма с налогом действительно ваша стоимость, и расчёт меняется. См. ответ в FAQ ниже.

Стоит ли считать расход расходом от имени клиента (disbursement)?

Считать расход disbursement обычно стоит, только когда поставщик не начислил НДС или клиент не может вернуть НДС. HMRC говорит об этом прямо. Disbursement лишает вас права вернуть НДС, а ваш клиент без действительного счёта с НДС тоже может не получить возврата.

Сохраняйте доказательства. Раздел 25.1.2 Уведомления 700 говорит хранить, например, бланк заказа или копию счёта, показывающие, что вы вправе исключить платёж, и уметь показать, что вы не возвращали этот НДС. Строка, которую можно скопировать в счёт:

Расход, оплаченный от вашего имени по вашему поручению, по себестоимости без добавления НДС: [поставщик, референс, дата]. Копия счёта поставщика прилагается.

Что с расходами в трансграничном счёте?

Расходы в трансграничном счёте обычно следуют за основной услугой, потому что recharge — часть вашей собственной поставки. Если ваше вознаграждение компании в другой стране ЕС подпадает под обратное начисление, recharge тоже входит в него и не облагается вашим НДС. Он включается в ту же сумму без налога.

Иностранный НДС, уплаченный по пути, — отдельный вопрос. НДС гостиницы в другой стране ЕС не попадает в вашу обычную декларацию. Вы заявляете его онлайн через свой налоговый орган, а некоторые страны отказывают в возврате по отдельным видам затрат, например ресторанам, развлечениям и топливу. Поэтому для recharge ваша реальная стоимость определяется тем, что вы можете вернуть.

Выставление recharges и disbursements в ERPFlow

ERPFlow записывает вашу сторону расхода и позволяет его выставить, но не связывает одно с другим. Расходы хранят поставщика, категорию, НДС и прикреплённый чек. Они не связаны с клиентами или работами, поэтому ничто само не попадает в счёт, и ERPFlow не показывает затраты или маржу по клиентам. В нём нет ни заявок сотрудников на возмещение расходов, ни согласования, ни учёта пробега.

• Добавляйте каждый расход строкой счёта с понятным описанием и суммой без налога.
• На recharges действует ваша обычная налоговая ставка, с которой новая строка и так начинается.
• На disbursements НДС не начисляется. Очистите налоговую ставку в этой строке и начните её описание со слов «Disbursement:», чтобы она была выделена отдельной позицией.
• Прикрепите чек к счёту как файл.

ERPFlow не проверяет, подходит ли расход под условия, поэтому восемь условий остаются за вами. Строка disbursement входит в промежуточный итог и итог счёта, как любая другая, а отдельного промежуточного итога по disbursements нет, поэтому добавьте его в заметки, если хотите показать явно. Порядок с транзитным счётом по статье 79(c) относится к вашей бухгалтерии, поэтому скажите бухгалтеру, какие это строки. Экспорт Peppol XML считает любую строку без налога строкой с нулевой ставкой, поэтому спросите оператора электронных счетов, прежде чем отправлять disbursement таким образом.