Обновлено 6 ноября 2026 г.
Правила и данные из других источников проверены 6 ноября 2026 г.. Они меняются, поэтому перед использованием уточните их в первоисточнике.
Общая информация, а не налоговая или юридическая консультация. Правила зависят от вашей страны и вашей ситуации, поэтому всё, что имеет налоговые или юридические последствия, согласуйте со своим бухгалтером.
Шаблон счёта с НДС должен содержать все поля из статьи 226 Директивы ЕС о НДС: дату выставления, последовательный номер, названия и адреса обеих сторон, ваш номер плательщика НДС, что поставлено, дату поставки, если она отличается, сумму без налога по каждой ставке, цену за единицу, ставку НДС и сумму НДС. Добавьте номер плательщика НДС клиента и обязательное указание там, где они нужны.
Какие поля должен содержать шаблон счёта с НДС?
Шаблон счёта с НДС должен содержать сведения из статьи 226 Директивы о НДС, где сказано, что «для целей НДС требуются только следующие сведения». Европейская комиссия публикует тот же перечень более простыми словами.
| Поле | Пункт | Пример | Что может пойти не так |
|---|---|---|---|
| Дата выставления | (1) | 12 марта 2026 г. | Формат даты, который клиент читает иначе |
| Последовательный номер | (2) | INV-2026-0042 | Номер, использованный дважды или сброшенный вручную |
| Ваш номер плательщика НДС | (3) | Префикс вашей страны и номер | Вместо него напечатан номер в реестре компаний |
| Полные названия и адреса обеих сторон | (5) | Юридическое лицо и его юридический адрес | Торговое название или имя контактного лица |
| Количество и характер товаров или услуг | (6) | 10 часов дизайна макета, февраль 2026 г. | «Профессиональные услуги», что ничего не говорит инспектору |
| Дата поставки, если она отличается от даты выставления | (7) | Поставка с 1 по 28 февраля 2026 г. | Не указана в ежемесячном счёте, выставленном в следующем месяце |
| Сумма без налога по каждой ставке НДС или освобождению | (8) | 800 € при 20 %, 200 € при 9 % | Одна общая сумма в счёте с разными ставками |
| Цена за единицу без НДС и скидка, не включённая в неё | (8) | 80,00 € за час | Итог без цены, на которой он основан |
| Ставка НДС | (9) | 20 % | Ставка, не действовавшая на дату поставки |
| Сумма НДС | (10) | 160,00 € | НДС в иностранной валюте, не показанный дополнительно в национальной валюте |
Пункт 4 и другие условные пункты описаны дальше, потому что не каждый счёт их содержит.
Какие поля бывают только в некоторых счетах с НДС?
Условные поля появляются в счёте с НДС только тогда, когда этого требует продажа, а если вы пропустили поле, которое нужно, это настоящий дефект.
| Поле | Когда применяется | Пункт |
|---|---|---|
| Номер плательщика НДС клиента | НДС должен уплатить клиент, либо товары продаются с освобождением по статье 138 | (4) |
| Ссылка на освобождение | Поставка освобождена от налога. Пояснительные записки Комиссии допускают слово «Exempt» | (11) |
| «Reverse charge» | НДС должен уплатить клиент. См. руководство по формулировкам | (11a) |
| «Cash accounting» | Ваш НДС возникает при получении оплаты, согласно статье 66(b) | (7a) |
| «Self-billing» | Счёт за вас выставляет клиент | (10a) |
| Указание о специальном режиме маржи | Применяется режим маржи для турагентств, подержанных товаров, предметов искусства или антиквариата | (13), (14) |
| Данные налогового представителя | НДС должен уплатить налоговый представитель | (15) |
| НДС в национальной валюте | Счёт выставлен в другой валюте и начислен НДС | Статья 230 |
Заполненный шаблон счёта с НДС
Вот выдуманный пример, заполненный полностью. Компании вымышлены, номер плательщика НДС — условный, а две ставки нужны для расчёта.
Счёт INV-2026-0042. Выставлен 12 марта 2026 г. Поставка с 1 по 28 февраля 2026 г.
От кого: Harbour Studio Ltd, 1 Quay Street, Exampletown. Номер плательщика НДС XX000000000.
Кому: Tern Books Ltd, 4 Mill Road, Exampletown.
| Описание | Кол-во | Цена за единицу | Без налога | Ставка НДС | НДС |
|---|---|---|---|---|---|
| Дизайн макета, часы | 10 | 80,00 € | 800,00 € | 20 % | 160,00 € |
| Печатные справочники | 20 | 10,00 € | 200,00 € | 9 % | 18,00 € |
| Сводка | Без налога | НДС |
|---|---|---|
| По ставке 20 % | 800,00 € | 160,00 € |
| По ставке 9 % | 200,00 € | 18,00 € |
| Итого | 1 000,00 € | 178,00 € |
| К оплате | 1 178,00 € |
Сводная таблица — это пункт 8 в действии. Бухгалтер клиента может внести её в декларацию по НДС, не складывая строки.
Обязателен ли срок оплаты в счёте с НДС?
Срок оплаты в счёте с НДС не обязателен, как и банковские реквизиты или логотип. Ничего из этого нет в статье 226. Тем не менее они вам нужны, потому что именно они помогают получить оплату, а в нашем руководстве по условиям оплаты есть формулировки. Корпоративное право вашей страны может добавить собственные пункты, например регистрационный номер, поэтому спросите бухгалтера, что требуется для вашей организационно-правовой формы.
Комиссия утверждает, что компании всегда могут добавлять сведения сверх обязательного перечня, так что лишнее не повредит. Номера заказов на закупку и ссылки на проекты тоже относятся сюда.
Когда можно использовать упрощённый счёт с НДС?
Упрощённый счёт с НДС допускается для небольших сумм: до 100 € в ЕС или до 400 €, если страна воспользовалась этим правом по статье 238. В нём достаточно даты выставления, сведений о вас, вида товаров или услуг и суммы НДС либо информации, необходимой для её расчёта.
Он допускается не для всего. Пояснения Комиссии исключают его для дистанционных продаж, освобождённых продаж товаров в другие страны ЕС и трансграничных продаж по обратному начислению, независимо от суммы.
Чем отличаются британские счета с НДС?
Британские счета с НДС следуют разделу 4 Уведомления HMRC 700/21, которое во многом совпадает с перечнем ЕС, но в некоторых местах отличается:
- В счёте указывается время поставки, а также дата выставления, если они различаются.
- Общая сумма НДС должна быть в фунтах стерлингов, даже если всё остальное в другой валюте.
- Нужно указать ставку любой предложенной скидки за досрочную оплату.
- Счёт обычно выставляется в течение 30 дней после поставки.
- Упрощённый счёт доступен до 250 £ включая НДС, и в нём не могут быть освобождённые поставки.
Компании из Северной Ирландии, продающей товары клиенту из ЕС, в счёте также нужны префикс XI и номер плательщика НДС клиента в ЕС.
Как заполнить счёт с НДС в ERPFlow
В ERPFlow PDF счёта строится из записи, поэтому шаблон не нужно заполнять и поддерживать. Он печатает ваше юридическое название, адрес и номер плательщика НДС, то же самое для клиента, даты выставления и оплаты, а также количество, цену за единицу, скидку и налоговую ставку каждой строки. В итогах показана одна строка налога на каждый тип и ставку. При выставлении присваивается номер вроде INV-2026-0042, а счёт становится окончательным, и данные обеих сторон фиксируются.
Некоторые поля требуют вашего участия, потому что для них в ERPFlow нет отдельного места:
- Дата поставки. Отдельного поля нет. Если она отличается от даты выставления, укажите её в описании строки или в заметках.
- Сумма без налога по каждой ставке. В итогах показан налог по каждой ставке и один промежуточный итог. В счёте с одной ставкой этого достаточно. В счёте с разными ставками каждая строка показывает свою сумму, а сумму без налога по ставкам можно добавить в заметки, если бухгалтеру нужна приведённая выше сводка.
- НДС в национальной валюте. PDF показывает только валюту самого документа, поэтому для счёта в иностранной валюте с НДС эту сумму нужно указать в заметках.
- Указания вроде «Cash accounting» или «Self-billing». Они тоже указываются в заметках. «Reverse Charge» печатается сам, если в строке используется ставка этого типа.
ERPFlow не решает, какая ставка или какое указание подходят для продажи, поэтому эта проверка остаётся за вами. Чтобы исправить выставленный счёт, используйте Аннулировать и Дублировать, как объясняет руководство по кредит-нотам, потому что отдельного документа кредит-ноты в ERPFlow нет.