Обновлено 6 ноября 2026 г.
Общая информация, а не налоговая или юридическая консультация. Правила зависят от вашей страны и вашей ситуации, поэтому всё, что имеет налоговые или юридические последствия, согласуйте со своим бухгалтером.
Чтобы выставить счёт за оплачиваемые часы, закройте журнал времени на дату закрытия, проверьте записи, сгруппируйте их в несколько строк, умножьте часы на согласованную ставку, добавьте налог и укажите период, который охватывает работа. Держите подробный журнал под рукой: именно его клиент просит первым, если сумма его удивила.
Что должен показывать счёт за часы?
Счёт за почасовую работу должен показывать, что сделано, в каком объёме, по какой ставке и когда. В ЕС счёт с НДС должен содержать «объём и характер оказанных услуг», цену за единицу без НДС и дату поставки или завершения услуг, если она отличается от даты выставления (статья 226 Директивы о НДС).
Для почасовой работы объём — это число часов, цена за единицу — ставка, а дата поставки — отработанный период. Остальные обязательные поля перечислены в статье о полях шаблона счёта с НДС. Национальные правила дополняют их, а в странах за пределами ЕС действуют собственные.
Насколько подробными должны быть строки счёта?
Большинству клиентов подходит одна строка на задачу и ставку. Всё более детальное относится к сводке времени, отправляемой вместе со счётом, потому что счёт из 60 строк провоцирует спор из 60 пунктов.
| Клиент или договор | Что должны показывать строки |
|---|---|
| Одна задача по одной ставке | Одна строка: задача, период, часы, ставка |
| Несколько задач или центров затрат | Одна строка на задачу, чтобы каждую можно было учесть отдельно |
| Разные ставки по уровням | Одна строка на задачу и ставку |
| Договор, задающий формат, как это часто делают страховщики и госорганы | Сводные строки и подтверждающие данные строго в том формате, который требует договор |
| Задача с лимитом или оценкой | Обычные строки и текущий итог относительно лимита в сопроводительной записке |
От журнала времени до счёта шаг за шагом
- Назначьте дату закрытия. Конец месяца, конец задачи или то, о чём вы договорились. Часы после этой даты ждут следующего счёта.
- Соберите недостающее время. Получите записи от всех, прежде чем что-либо проверять.
- Отфильтруйте журнал по этому клиенту, этому периоду, оплачиваемым и ещё не выставленным записям.
- Проверьте его глазами клиента. Перепишите расплывчатые записи, уберите собственные переделки и проверьте ставку.
- Округлите один раз по шагу тарификации из соглашения.
- Сгруппируйте в строки и просуммируйте часы по задачам и ставкам.
- Сверьте. Записанные часы за вычетом не выставленных часов должны равняться выставленным часам.
- Добавьте расходы отдельными строками. См. как выставить возмещаемые расходы.
- Выставьте счёт, затем отметьте журнал. Запишите номер счёта рядом с каждой записью, чтобы ни один час нельзя было выставить дважды.
Разобранный пример: месяц часов, три строки
Вот выдуманный пример. Небольшая консалтинговая фирма закрывает март 2026 г. по одному клиенту. Старший консультант работает по 120 € в час, аналитик — по 75 €, по двум задачам. Одна запись на 1,50 часа аналитика — переделка по собственной ошибке фирмы, поэтому она не выставляется.
| Задача и уровень | Записано часов | Не выставлено | Выставлено часов | Ставка | Без налога |
|---|---|---|---|---|---|
| Обзор рынка, старший | 14,50 | 0,00 | 14,50 | 120 € | 1 740,00 € |
| Обзор рынка, аналитик | 23,50 | 1,50 | 22,00 | 75 € | 1 650,00 € |
| Документ для совета директоров, старший | 6,00 | 0,00 | 6,00 | 120 € | 720,00 € |
| Итого | 44,00 | 1,50 | 42,50 | 4 110,00 € |
НДС 20 % добавляет 822,00 €, поэтому итог счёта — 4 932,00 €.
Сверка — это нижняя строка: 44,00 − 1,50 = 42,50. Если эти цифры не сходятся, запись пропала или посчитана дважды, и выяснить это сейчас куда дешевле. Показывать ли в счёте 1,50 часа из любезности — отдельное решение, разобранное в статье об уменьшении суммы к выставлению и списании.
Формулировки, которые можно скопировать
Описание строки, отвечающее на обычные вопросы:
Обзор рынка, старший консультант, с 1 по 31 марта 2026 г.: 14,50 часа по 120,00 € за час.
Сопроводительная записка, которая упреждает вопрос:
Прилагаю наш счёт за март: 42,50 часа по обзору рынка и документу для совета директоров. К нему также приложена сводка времени, чтобы вы видели, на что ушли часы. Пожалуйста, сообщите, если что-то требует повторной проверки.
Другие варианты есть в руководстве по шаблонам писем со счётом.
Почему клиенты оспаривают почасовые счета?
Клиенты оспаривают почасовые счета, когда их удивляет итог, чаще, чем когда сомневаются в часах.
- Превышение оценки без предупреждения. Сообщите им до отправки счёта, пока они ещё могут изменить план.
- Записи, похожие на ваш дневник. «Внутренняя встреча» говорит клиенту, что он платит за ваши совещания.
- Поздний счёт. Часы трёхмесячной давности трудно проверить и легко оспорить.
- Ставка, о которой никто не говорил. Любое повышение сначала согласуйте. Формулировка есть в руководстве по письму о повышении ставки.
Счёт за оплачиваемые часы в ERPFlow
Сейчас в ERPFlow нет ни таймера, ни табелей, а время, записанное на карточке проекта, не превращается в строки счёта. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже.
Сегодня часы выставляются вводом. Создайте услугу с вашей почасовой ценой, по одной на уровень, если ставки различаются, и добавьте её в новый счёт. При выборе подставляются описание и цена. Часы вы вводите как количество (допускается два знака после запятой), добавляете задачу и период в описание и выбираете налоговую ставку для этой строки. В PDF нет столбца единицы измерения, поэтому напишите «часы» в описании.
- Заказ на закупку клиента вводится в поле «Номер заказа», которое печатается в PDF.
- Сводку времени нужно отправить отдельно. Файлы на карточке «Вложения» счёта внутренние и клиенту по почте никогда не отправляются, поэтому отправьте сводку сами либо укажите ключевые цифры в описании строки или в «Заметках».
- Проект можно связать в разделе «Связанные документы», он тоже внутренний.
- После выставления счёт окончательный. Неверная цифра исправляется через «Аннулировать» и «Дублировать».
Если вы пользуетесь проектами, итог «Затрачено времени» на карточке полезен для сверки с вашим журналом, хотя в нём нет дат и разбивки по сотрудникам.