Обновлено 6 ноября 2026 г.
Правила и данные из других источников проверены 6 ноября 2026 г.. Они меняются, поэтому перед использованием уточните их в первоисточнике.
Общая информация, а не налоговая или юридическая консультация. Правила зависят от вашей страны и вашей ситуации, поэтому всё, что имеет налоговые или юридические последствия, согласуйте со своим бухгалтером.
Серия напоминаний о просроченном счёте — это заранее спланированный ряд сообщений, которые со временем становятся жёстче: дружеское напоминание на следующий день после срока оплаты, просьба назвать дату платежа на 7-й день, звонок на 14-й, эскалация на 21-й и последнее уведомление на 30-й.
Смысл серии в том, что вы решаете один раз заранее. Письмо 7-го дня отправить намного проще, когда так написано в графике, чем сомневаться, не покажется ли оно навязчивым.
Какой график напоминаний о просроченном счёте хорош?
Хороший график напоминаний о просроченном счёте начинается на следующий день после срока оплаты и приводит к решению примерно к 30-му дню. Эти дни — разумная отправная точка, а не юридическое требование, поэтому для небольших счетов и новых клиентов сокращайте их.
| Когда | Как | Тон | Чего вы хотите |
|---|---|---|---|
| За 3 дня до срока (по желанию) | Услужливый | Выявить проблему с документами, пока есть время | |
| Через 1 день после | Предполагает недосмотр | Оплату или причину | |
| Через 7 дней после | Прямой | Дату платежа | |
| Через 14 дней после | Звонок, затем подтверждающее письмо | Твёрдый | Настоящую причину и обязательство |
| Через 21 день после | E-mail кому-то из руководства | Серьёзный | Внимание того, кто может решить |
| Через 30 дней после | Письменное последнее уведомление | Формальный | Оплату или ваше решение о следующем шаге |
Прекратите серию, как только деньги придут или клиент поднимет обоснованный вопрос. Хорошего клиента ничто не раздражает так, как третье напоминание по счёту, оплаченному во вторник, поэтому проверяйте банк перед каждым напоминанием.
Напоминание до срока оплаты
Напоминание до срока оплаты стоит отправлять по крупным счетам и первым счетам новому клиенту, потому что оно выясняет, есть ли счёт в чьей-либо системе, пока это ещё можно исправить.
Тема: Срок оплаты счёта [номер] — [срок оплаты]
Здравствуйте, [имя]!
Напоминаю, что срок оплаты счёта [номер] на [сумма] — [срок оплаты]. Копию прикладываю, чтобы вам не пришлось её искать. Если счёт сейчас на согласовании у другого человека, подскажите у кого, и я отправлю его напрямую.
Спасибо, [ваше имя]
Первое напоминание: просрочка 1 день
Первое напоминание о просрочке должно предполагать честный недосмотр и облегчать оплату. Приложите счёт, потому что клиент мог его потерять.
Тема: Срок оплаты счёта [номер] был [срок оплаты]: [сумма]
Здравствуйте, [имя]!
Срок оплаты счёта [номер] на [сумма] был [срок оплаты], и я пока не вижу платежа. Копия приложена. Если платёж уже в пути, спасибо, и не обращайте внимания на это письмо. Если что-то задерживает оплату, ответьте, и я помогу это решить.
Спасибо, [ваше имя]
Второе напоминание: просрочка 7 дней
Второе напоминание о просрочке должно просить назвать дату, потому что вопрос с конкретным ответом игнорировать труднее, чем общую просьбу заплатить.
Тема: Счёт [номер] просрочен на 7 дней: подтвердите, пожалуйста, дату платежа
Здравствуйте, [имя]!
Срок оплаты счёта [номер] на [сумма] был [срок оплаты], сейчас просрочка составляет 7 дней. Скажите, пожалуйста, в какую дату он будет оплачен. Если он ждёт согласования, заказа на закупку или чего-то ещё от меня, напишите, чего не хватает, и вы получите это сегодня же.
Спасибо, [ваше имя]
Третий шаг: звонок на 14-й день и письменное подтверждение
Третьим шагом должен быть телефонный звонок, потому что письмо можно проигнорировать, а прямой вопрос обычно получает ответ. Попросите того, кто одобряет платежи или руководит ими, и ограничьтесь тремя вопросами.
- Поставлен ли счёт [номер] на [сумма] в график платежей?
- Если нет, что нужно, чтобы он был оплачен?
- Какую дату я могу записать?
Затем в тот же день запишите это. Письменный документ о том, что обещано, придаёт силу следующему шагу.
Тема: После нашего разговора: счёт [номер], оплата до [согласованная дата]
Здравствуйте, [имя]!
Спасибо, что уделили время сегодня. Как мы договорились, [сумма] по счёту [номер] будет оплачена до [согласованная дата]. Если дата изменится, сообщите мне, пожалуйста, до её наступления.
Спасибо, [ваше имя]
Четвёртое напоминание: просрочка 21 день, кому-то из руководства
Четвёртое напоминание должно уйти тому, кто властен над платежом, и излагать историю, чтобы ему не приходилось спрашивать.
Тема: Счёт [номер] просрочен на 21 день: [сумма]
Здравствуйте, [имя руководителя]!
Пишу вам, потому что счёт [номер] на [сумма] со сроком оплаты [срок оплаты] просрочен уже на 21 день. Мы напоминали [контакт] [даты] и говорили [дата], когда оплата была обещана до [согласованная дата]. Она не поступила.
Прошу организовать оплату до [дата]. Мы вправе начислить по этому счёту проценты за просрочку платежа и компенсацию, и я предпочёл бы урегулировать вопрос без них.
С уважением, [ваше имя]
Этот второй абзац используйте только для клиентов-компаний. Частных потребителей законы о просрочке платежей не охватывают, как объясняет статья как начислить пеню за просрочку в счёте.
Последнее уведомление: просрочка 30 дней
В последнем уведомлении должны быть сумма, крайний срок и единственное действие, которое вы предпримете, если срок пройдёт. Пишите только тот шаг, который действительно сделаете, потому что пустая угроза учит клиента вас пережидать.
Тема: Последнее уведомление: счёт [номер], [сумма], оплатить до [дата]
Уважаемый(ая) [имя]!
Счёт [номер] на [сумма] со сроком оплаты [срок оплаты] просрочен на 30 дней, несмотря на наши напоминания [даты].
Если мы не получим полную оплату до [дата], мы без дальнейшего уведомления [передадим долг коллекторскому агентству / подадим иск в суд] и потребуем проценты и расходы на взыскание в дополнение к указанной выше сумме.
Если вы оспариваете какую-либо часть этого счёта, сообщите мне письменно до этой даты и объясните почему. Копия счёта приложена.
С уважением, [ваше имя]
Четырнадцать дней — распространённый крайний срок. В Англии и Уэльсе Practice Direction on Pre-Action Conduct ожидает письма с изложением основания требования, фактов и расчёта суммы и считает 14 дней разумным сроком для ответа в простом деле.
Что, если клиент оплатил часть или оспаривает часть?
Если клиент оплатил часть счёта или оспаривает часть, в напоминании нужно просить только то, что ещё причитается и не вызывает вопросов. Повторно отправлять полную сумму — самый частый способ превратить просрочку в спор.
Вот вымышленный пример. Сумма счёта 2 304,00 €: три позиции по 390 €, 1 250 € и 280 € без НДС плюс НДС 20 %. Клиент задаёт вопрос по позиции на 1 250 €.
| Без НДС | НДС 20 % | Итого | |
|---|---|---|---|
| Оспариваемая позиция | 1 250,00 € | 250,00 € | 1 500,00 € |
| Неоспариваемые позиции | 670,00 € | 134,00 € | 804,00 € |
| Счёт | 1 920,00 € | 384,00 € | 2 304,00 € |
Поэтому сейчас вы просите 804,00 €.
Тема: Счёт [номер]: ваш вопрос по [позиция] и неоспариваемая сумма
Здравствуйте, [имя]!
Спасибо, что задали вопрос по [позиция]. Отвечу вам по нему до [дата]. Остальная часть счёта вопросов не вызывает, поэтому прошу оплатить [неоспариваемая сумма] до [дата], пока мы урегулируем оставшиеся [оспариваемая сумма].
Спасибо, [ваше имя]
Если клиент оплатил часть без вопросов:
Тема: Счёт [номер]: остаток [остаток] всё ещё к оплате
Здравствуйте, [имя]!
Спасибо за [оплаченная сумма], полученные [дата]. По счёту [номер] со сроком оплаты [срок оплаты] остаётся [остаток]. Когда ждать остальное?
Спасибо, [ваше имя]
Чего никогда не должно быть в напоминании об оплате?
В напоминании об оплате не должно быть ничего, чего вы не можете подтвердить, потому что оно может оказаться перед судом или коллекторским агентством.
- Угроза, которую вы не выполните. Если её проигнорируют, каждое следующее сообщение будет весить меньше.
- Начисление, которое вам не причитается. Законные проценты предусмотрены для клиентов-компаний, а договору с потребителем нужно собственное действительное условие.
- Полная сумма, когда часть уже оплачена.
- Что-либо для публики. Рассказывая другим, что клиент вам должен, вы можете создать юридическую проблему, большую чем долг, поэтому оставляйте это между вами и клиентом.
Что делать после последнего уведомления?
После последнего уведомления вы решаете, стоит ли взыскивать долг, и принимать это решение нужно в день крайнего срока, не откладывая. Обычные варианты:
- Прекратить дальнейшую работу, если договор это позволяет.
- Обратиться в коллекторское агентство. Обычно оно берёт долю взысканного, поэтому сравните её с размером долга.
- Подать иск в суд. В Англии и Уэльсе можно подать иск онлайн. Для трансграничного иска в ЕС на сумму до 5 000 € во всех странах ЕС, кроме Дании, действует Европейская процедура рассмотрения малых требований.
- Списать долг и спросить у бухгалтера об освобождении от НДС по безнадёжному долгу. См. уценка и списание.
Если это повторяется, пересмотрите условия, а не напоминания. Чёткие условия оплаты и предоплата от новых клиентов дадут вам больше, чем лучше составленное письмо.
Напоминания об оплате в ERPFlow
Напоминания в ERPFlow ручные, один щелчок на счёт. В просроченном счёте кнопка Отправить напоминание об оплате открывает диалог с подставленным адресом клиента и отправляет по e-mail напоминание с приложенным PDF, где указано, на сколько дней просрочка, и запрашивается итог или, для частично оплаченного счёта, оставшаяся сумма к оплате. Затем на странице счёта показано, когда ушло последнее напоминание. По расписанию ничего не отправляется, поэтому серию выше вы ведёте сами.
Текст этого письма фиксирован, на языке счёта. В нём сказано, что по вашим данным оплата просрочена, и клиенту предлагается не обращать внимания, если он уже заплатил, что подходит для первого напоминания. Оно не может просить назвать дату, эскалировать или упоминать проценты. Для этого используйте Скачать PDF и отправляйте шаблоны выше из своей почты, а затем добавьте к счёту комментарий, чтобы записать, что вы отправили. Комментарии остаются внутренними и никогда не печатаются в PDF.
Действие появляется только когда счёт просрочен, поэтому напоминание до срока оплаты тоже отправляется из вашей почты.
Чтобы увидеть, за чем нужно следить, используйте фильтры списка счетов Просрочен и Частично оплачен, показатели «К оплате» и «Просрочено» на панели или вкладку «Аналитика» у клиента. ERPFlow один раз, в ночь после истечения срока оплаты, отправляет письмо вашей команде, если уведомления не отключены. Отчёта о дебиторской задолженности по срокам в нём нет, и пеню он не рассчитывает.