Учёт времени и выставление счетов в юридической фирме: порядок работы

Порядок учёта времени и выставления счетов в юридической фирме идёт от договора на оказание услуг через запись времени и проверку предварительного счёта к итоговому счёту и оплате, а деньги клиентов ведутся отдельно. Сначала согласуйте основу гонорара, записывайте время в тот же день с нормальным описанием, пусть ответственный юрист проверяет каждый черновик, а выставляйте по фиксированному циклу.

Из каких шагов состоит порядок выставления счетов в юридической фирме?

Порядок выставления счетов в юридической фирме состоит из восьми шагов, и каждый нужен, чтобы не допустить определённой проблемы позже.

Как юристам записывать оплачиваемое время?

Юристам следует записывать время в тот же день, по делу, в фиксированной единице, с описанием, которое клиент поймёт без пояснений. Шестиминутные единицы — распространённое соглашение в почасовых юридических счетах, но используйте то, что указано в вашем договоре. Таблица единиц тарификации переводит минуты в единицы.

От описания зависит, выдержит ли запись вопрос о гонораре.

Слабо: «Работа по делу. 1,2»

Лучше: «Изучен проект аренды, присланный арендодателем; правки в пунктах 4 и 11; клиенту направлено письмо о праве досрочного расторжения. 1,2»

Записывайте всё время, в том числе то, которое вы не выставите. Сократить его при проверке — видимое решение. Время, которое не записано, ничему не учит и делает следующую фиксированную стоимость догадкой. О том, что делать со временем, которое вы решили не выставлять, рассказано в материале об уменьшении суммы и списании.

Как проверить счёт перед отправкой?

Предварительный счёт — это черновик, который ответственный юрист читает до выставления, и в этой точке проблему с гонораром проще всего исправить. Читайте его так, как прочтёт клиент: объясняет ли себя каждое описание и не стыдно ли будет защищать каждую строку по телефону?

Вот вымышленный пример. Фирма из трёх человек выставляет счёт за месяц работы по коммерческой аренде. Записанное время стоит 1 366 €. При проверке партнёр списывает 0,8 часа дублирующего исследования помощника на сумму 112 €. Клиент внёс 1 000 € авансом при открытии дела.

Реализация по этому счёту составляет 91,8 %: выставлено 1 254 € из записанных 1 366 €. Если отслеживать её по делам, видно, какие виды работы вы постоянно уменьшаете.

Судебный сбор здесь не входит в расчёт НДС, потому что в примере он считается транзитным платежом, оплаченным как агентом клиента. Не каждый расход подходит. Условия HMRC в VAT Notice 700, раздел 25 строги, основание в ЕС — статья 79 Директивы о НДС, а проверка разобрана в руководстве о НДС с возмещаемых расходов и транзитных платежей.

Как деньги клиентов и трастовые счета связаны с выставлением счетов?

Правила о деньгах клиентов и трастовых счетах зависят от юрисдикции, а обязательное для вас правило исходит от вашего регулятора или адвокатской палаты. Два примера ниже показывают, насколько они могут различаться. Ни один из них не говорит, что применимо к вам.

• Англия и Уэльс: по SRA Accounts Rules деньги, полученные в счёт гонораров и неоплаченных расходов до выставления счёта, считаются деньгами клиента (правило 2.1(d), с узким исключением в правиле 2.2). Их хранят отдельно от собственных денег фирмы (правило 4.1), а счёт или иное письменное уведомление о расходах должно быть предоставлено до перевода денег клиента для их оплаты (правило 4.3).
• США: каждый штат устанавливает собственные правила. Многие построены по образцу Model Rule 1.15 Американской ассоциации юристов (American Bar Association) и различаются в деталях, в том числе в том, как трактуется фиксированный гонорар, оплаченный заранее.

В других странах обращайтесь в свою адвокатскую палату или ассоциацию юристов. Правило для выставления счетов действует везде, где вы практикуете: деньги, полученные авансом, не становятся вашим доходом оттого, что счёт существует. Они переходят, когда это разрешают ваши правила, и записываются в книгу, предназначенную для этого, а не в учёт выставленных счетов.

Что корпоративные клиенты и страховщики требуют в счёте?

Корпоративные клиенты и страховщики могут диктовать формат счёта через собственные правила выставления счетов. Это могут быть утверждённые ставки, ограничения на то, кто и за что может выставлять, и электронные счета в формате вроде LEDES с кодами задач UTBMS. Прочтите правила до первого счёта, потому что не соответствующий им счёт могут вернуть неоплаченным.

Как часто юридической фирме отправлять счета?

Юридическая фирма должна отправлять счета по фиксированному циклу, и для большинства почасовых дел подходит ежемесячный. Клиент может осознать гонорары за месяц и всё ещё помнит работу, а счёт за полгода крупнее, и его проще оспорить. Дела с фиксированной стоимостью выставляются на этапах, согласованных в договоре, как при поэтапном выставлении счетов по проекту.

Выставление счетов небольшой практики в ERPFlow

ERPFlow ведёт деловую сторону небольшой юридической практики. Это не система управления юридической практикой, и в нём нет трастового учёта: нет книги клиентских счетов, нет сверки денег, хранимых для клиентов, нет проверки конфликта интересов. Деньги клиентов остаются в системе, которой вы для этого пользуетесь сейчас.

• Обращения: форма заявки на вашем сайте создаёт каждое обращение как лид с указанием источника, и он становится карточкой клиента с перенесёнными файлами, когда вы берёте клиента.
• Дела: открывайте каждое дело как доску проекта, связанную с клиентом, с карточками, ответственными и сроками. Каждый участник, которому доступны проекты, видит все проекты, поэтому фирма, которой нужны этические барьеры между делами, найдёт здесь настоящий пробел.
• Документы: договоры на оказание услуг, сохранённые письма (EML или MSG) и подписанные контейнеры ASiC-E или BDOC можно прикрепить к клиенту, карточке или счёту, до 50 МБ на файл. ERPFlow хранит подписанные файлы, но не подписывает их и не проверяет подписи.
• Счета: счета считают налог по строкам и печатаются на языке клиента, а ежемесячная плата может выставляться регулярным счётом. Частичные платежи вносятся вручную, а напоминание уходит, только когда вы его отправите. Строки не могут быть отрицательными, поэтому деньги, полученные авансом, показывайте в Заметках счёта.

Таймера и табелей в ERPFlow сейчас нет. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже. Сейчас можно вводить затраченное время в карточку, и оно суммируется по делам и клиентам, но в строки счёта не превращается. Это подходит практикам с фиксированной стоимостью и абонентской платой. Фирме, выставляющей время шестиминутными единицами, пока лучше оставить нынешний инструмент записи времени.

ERPFlow не создаёт файлы LEDES, поэтому клиентам, которые их требуют, для таких счетов понадобится другой путь.