Как начислить пеню за просрочку платежа по счёту

Чтобы начислить пеню за просрочку, заранее укажите условия при просрочке платежа, дождитесь, пока пройдёт срок оплаты, рассчитайте простые проценты на просроченную сумму, добавьте причитающуюся фиксированную компенсацию и выставьте это новым счётом со ссылкой на исходный. Для клиентов-компаний закон ЕС и Великобритании даёт вам это право автоматически.

Можно ли начислить пеню по счёту?

Пеню по счёту компании или государственному органу в ЕС или Великобритании начислить можно, даже если договор об этом молчит. С частным потребителем всё иначе.

Фиксированная сумма в Великобритании зависит от долга: 40 £ до 999,99 £, 70 £ от 1 000 £ до 9 999,99 £ и 100 £ от 10 000 £, взыскивается один раз за платёж. И там и там можно также потребовать разумные расходы на взыскание сверх фиксированной суммы, например услуги юриста или коллекторского агентства (статья 6(3); раздел 5A закона).

Право в ЕС сопровождается условиями. По статье 3 вы должны были выполнить собственные обязательства, а проценты не причитаются, если клиент не отвечает за задержку. Если счёт опоздал потому, что в вашем был неверный адрес, от пени лучше отказаться.

Какова сейчас ставка процентов за просрочку платежа?

Ставка процентов за просрочку платежа — это базовая ставка центрального банка плюс 8 процентных пунктов в Великобритании и не менее 8 пунктов в ЕС. На второе полугодие 2026 года это даёт следующее.

Национальные значения взяты из таблицы Your Europe Комиссии. Берите запись для своей страны, а не формулу, потому что ставку определяет национальное право, и некоторые указанные значения от формулы отличаются. Таблица также предупреждает, что государство-член могло ещё не подтвердить ставку, поэтому для крупной суммы проверьте перед выставлением. Страны вне еврозоны используют аналогичную ставку собственного центрального банка.

Ловушка в том, чтобы брать сегодняшнюю ставку центрального банка. Банк Англии 5 ноября 2026 года перешёл к 4 %, а ЕЦБ 16 сентября 2026 года к 2,65 %, но ни то ни другое не меняет приведённые значения, потому что ставка фиксируется на определённые даты. В Великобритании постановление о ставке берёт Bank Rate на 30 июня для процентов, начинающих течь с июля по декабрь, и на 31 декабря для процентов, начинающих течь с января по июнь. В ЕС статья 3(2) Директивы использует ставку на 1 января и 1 июля для каждого полугодия. Поэтому, если Bank Rate останется 4 % на 31 декабря 2026 года, значение для Великобритании по долгам, просроченным в первом полугодии 2027 года, составит 12 %.

Как рассчитать проценты за просрочку платежа?

Проценты за просрочку рассчитываются так: просроченная сумма, умноженная на годовую ставку, умноженная на число дней просрочки и делённая на 365. Это простые проценты, поэтому проценты на проценты не начисляются. Отсчёт начинается на следующий день после срока оплаты, а в ЕС, как говорит Комиссия, он идёт на общую сумму с НДС.

Вот вымышленный пример: счёт на 3 600 с НДС, срок оплаты 15 июля 2026 года, оплачен 29 августа, то есть просрочка 45 дней.

Округляйте только в конце. Метод GOV.UK даёт дневную цифру, которая годится как ориентир, но если округлить её раньше, вы начнёте расходиться: 1,16 £ в день за 45 дней дают 52,20 £, а не 52,15 £. В таблице, где просроченная сумма в B2, ставка в B3, срок оплаты в B4 и дата платежа в B5:

=ROUND(B2*B3*(B5-B4)/365,2)

Если клиент оплатил часть счёта, рассчитайте каждый отрезок по остатку долга в течение этого отрезка и сложите.

Можно ли установить собственную пеню?

Собственную пеню установить можно, если клиент согласился на неё до начала работы, в пределах ограничений с обеих сторон. Договорная ставка заменяет законные проценты: GOV.UK говорит, что вы не можете требовать законные проценты, если в договоре другая ставка.

Правила, которые задают эти пределы.

• В Великобритании условие договора недействительно, если не предусматривает «существенное средство защиты» при просрочке платежа, поэтому нельзя свести это право почти к нулю по договорённости. Начисление, намного превышающее ваши реальные убытки, также может быть неисполнимо как штраф.
• В ЕС условие, полностью исключающее проценты, считается крайне несправедливым, а условие, исключающее 40 €, предполагается таковым (статья 7).
• Для потребителей условие, требующее несоразмерно высокую сумму с того, кто не платит, входит в список условий, которые могут быть несправедливыми, как в директиве ЕС, так и в британском законе по ссылкам в первой таблице.

Для большинства малых компаний законная ставка — простой выбор: она достаточно высока, чтобы иметь значение, и никто не назовёт её чрезмерной.

Что должно быть в ваших условиях и счетах?

В ваших условиях и счетах начисление за просрочку нужно упомянуть заранее, даже если закон этого не требует, потому что клиент, увидевший эту строку, гораздо реже спорит потом. Это отправные точки, которые нужно адаптировать, а юрист может сверить их с вашим договором.

Для ваших условий, ЕС:

Оплата производится в течение 14 дней с даты счёта. При просрочке платежа мы вправе начислять проценты со дня, следующего за сроком оплаты, по законной ставке для коммерческих сделок, а также компенсацию расходов на взыскание не менее 40 € за каждый счёт.

Для ваших условий, Великобритания:

Оплата производится в течение 14 дней с даты счёта. При просрочке платежа мы вправе требовать проценты и компенсацию в соответствии с Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998.

В каждом счёте:

Просрочка платежа: со дня, следующего за сроком оплаты, могут начисляться законные проценты и компенсация.

Для строк счёта на пеню, по британскому примеру выше:

Проценты за просрочку по счёту INV-2026-0117 (3 600,00 £): 45 дней, с 16 июля по 29 августа 2026 года, по ставке 11,75 % годовых. 52,15 £

Фиксированная компенсация по Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, счёт INV-2026-0117. 70,00 £

Облагается ли пеня НДС?

Проценты за просрочку платежа НДС в ЕС и Великобритании не облагаются. Страница Your Europe Комиссии говорит, что НДС на проценты не платится, а руководство HMRC говорит, что проценты, присуждённые или согласованные из-за просрочки платежа, находятся вне сферы действия НДС как компенсация за задержку.

Фиксированная плата может не получить такого же режима. Руководство HMRC о компенсационных платежах говорит, что то, как плата названа, не определяет, является ли она поставкой, и приводит судебную практику ЕС, где некоторые платежи, названные компенсацией, на деле оказались оплатой поставки. Ни тот ни другой источник напрямую не рассматривает фиксированные суммы 40 € или 40–100 £. Поэтому обсудите оба вопроса с бухгалтером, прежде чем задавать налог в строке.

Стоит ли на самом деле её начислять?

Пеню стоит начислять, когда это изменит поведение клиента или когда отношения уже закончены. Сама Европейская комиссия отмечает, что компании, особенно малые, неохотно требуют её из страха испортить отношения, и это коммерческое решение, которое вы вправе принять.

Предложение отказаться от пени часто собирает долг быстрее, чем сама пеня:

Счёт INV-2026-0117 просрочен на 45 дней, что даёт нам право на 122,15 £ процентов и компенсации. Если мы получим 3 600,00 £ до 5 сентября 2026 года, мы на этот раз откажемся от этого начисления.

Шаги до этого момента описаны в серии напоминаний о просрочке, и помогает, если с самого начала согласованы чёткие условия оплаты. Если клиент так и не платит, см. уценка и списание.

Меняются ли правила о просрочке платежей?

Британские правила о просрочке платежей должны измениться, но действующий закон применяется, пока не вступят в силу новые. Законопроект Commercial Payments Bill, который сейчас находится в Палате общин, ограничил бы сроки оплаты между компаниями 60 днями с ограниченными исключениями и ввёл бы обязательные проценты в 8 % сверх базовой ставки. Законом он пока не стал, и дата начала действия не назначена.

В ЕС Комиссия в 2023 году предложила заменить Директиву регламентом. Он не принят, поэтому по-прежнему действует Директива в том виде, в каком она включена в право каждой страны.

Пеня в ERPFlow

В ERPFlow нет расчёта пени, и проценты к счёту он не добавляет. Выставленный счёт окончателен, поэтому пеню нельзя добавить и в исходный.

Поэтому рассчитайте сумму по формуле выше, затем создайте новый счёт на того же клиента со строкой для процентов и строкой для фиксированной суммы и номером исходного счёта в каждом описании. Каждая строка получает собственную налоговую ставку или не получает её, так что задайте её, как советует бухгалтер. Затем нажмите Выставить и отправьте как обычно.

Это обычный счёт, поэтому он получает следующий номер, учитывается в месячном лимите счетов вашего тарифа и попадает в выручку после оплаты. Скажите бухгалтеру, как вы хотите это учитывать.

Отправить напоминание об оплате указывает дни просрочки и сумму к оплате по исходному счёту. Текст фиксирован и о процентах не говорит, поэтому требование пени отправляйте своим письмом или указывайте в новом счёте.