Как выставлять счета за профессиональные услуги

Чтобы выставить счёт за профессиональные услуги, выставляйте его по условиям из договора на оказание услуг и описывайте работу так, чтобы клиент мог согласовать её, не звоня вам: период, что сделано, часы и ставка или фиксированная стоимость, расходы и выплаты за клиента отдельными строками, затем НДС, итог и срок оплаты.

Клиент может пересчитать доставленные паллеты. Консультацию пересчитать нельзя, поэтому её должен показать счёт. Этим счёт консалтинговой компании, юридической фирмы, бухгалтера или агентства отличается от обычного. Общие шаги описаны в статье как выставить счёт клиенту.

Как выставлять счёт при каждой схеме оплаты?

Счёт при каждой схеме оплаты нужно выставлять так, чтобы позиция повторяла то, что обещано в договоре на оказание услуг, и по возможности теми же словами.

Если вы не записали основу оплаты, исправьте это раньше, чем счёт. Что включить, показано в статье раздел о стоимости в договоре на оказание услуг.

Сколько деталей должно быть в счёте за профессиональные услуги?

В счёте за профессиональные услуги должно быть достаточно деталей, чтобы определить услугу и её объём, этого же требует закон. Статья 226(6) Директивы ЕС по НДС требует указать «объём и вид оказанных услуг». Руководство HMRC по НДС просит описание, достаточное для их определения, и отмечает, что ценой за единицу услуги может быть почасовая ставка или цена стандартной услуги.

Помните о конфиденциальности. Счёт проходит через бухгалтерию, которой ни к чему знать об увольнении или споре. Для деликатной работы формулируйте позицию нейтрально («Консультация по трудовым вопросам, март 2026, 6 часов»), а подробное описание отправляйте своему контакту отдельно.

Разобранный пример: гонорары, часы, расход и выплата за клиента

Вот вымышленный пример: небольшая консалтинговая компания выставляет клиенту счёт за март, НДС 20 % взят для иллюстрации.

Итог — это 6 735 € плюс 1 347 € НДС плюс выплата за клиента 120 €.

Именно на двух последних строках фирмы чаще всего ошибаются. Ваш билет на поезд — издержки выполнения вашей собственной работы, поэтому он входит в вашу цену и облагается НДС, как бы вы его ни назвали в счёте. HMRC говорит, что по его условиям собственные поездки, телефон и почтовые расходы консультанта обычно не могут считаться выплатами за клиента (пункт 25.1 указанного выше руководства и руководство о расходах и выплатах за клиента).

Настоящая выплата за клиента устроена иначе. Вы заплатили как агент клиента, клиент получил и использовал купленное, а вы передаёте точную сумму. В ЕС основанием служит статья 79(c) Директивы по НДС, которая также требует подтверждения фактической суммы и запрещает вам вычитать НДС, начисленный на неё. Проверки разобраны в статье НДС на возмещаемые расходы и выплаты за клиента.

Как часто выставлять счета за профессиональные услуги?

Раз в месяц — самый надёжный вариант по умолчанию для услуг, оплачиваемых по времени: короткий счёт за недавнюю работу читают и оплачивают, а пятимесячный счёт обсуждают. К тому же проблема проявляется после гонорара за один месяц, а не за пять.

Какой бы ритм вы ни выбрали, указывайте период в каждом счёте. Статья 226(7) требует дату поставки, если она отличается от даты выставления, и запись «с 1 по 31 марта 2026» отвечает и на это требование, и на первый вопрос клиента.

Выполненная и не выставленная работа — это деньги, которые вы одалживаете. Отчёт о незавершённой работе показывает, сколько их. Если вы берёте деньги в счёт будущего до начала работы, то как выставить такой счёт, смотрите в статье счета на предоплату и окончательный платёж, а если вы держите деньги клиента, сначала действуют правила вашего регулятора.

Как показать скидку или списанные часы?

Списанные часы лучше показывать видимой скидкой, а не тихо выставлять меньше часов: тогда клиент видит и работу, и уступку. Статья 226(8) в любом случае требует показывать скидки, если они не включены в цену за единицу.

Вот вымышленный пример. Консультант отработал 40 часов по 95 € и решает выставить 34.

Эти 3 230 € — ровно 34 часа по 95 €, и разговор о бюджете на следующий месяц начинается с реальной цифры. Разницу между этими двумя вариантами разбирает наша статья о скидках и списаниях.

Как сделать так, чтобы счёт не удивил клиента?

Чтобы счёт не удивил клиента, расскажите, что в нём, раньше, чем он его откроет. Основную работу делает сопроводительная записка из трёх строк, а в статье шаблоны писем со счётом есть другие варианты.

Во вложении счёт INV-2026-0088 за март: 8 202,00 €, срок оплаты 14 апреля. В нём этап 1 анализа по согласованной фиксированной стоимости и 32,5 часа сопутствующей работы по согласованным ставкам, в пределах оценки в 40 часов, которую мы обсуждали. Часы по датам указаны в приложенной сводке.

Если счёт превысит оценку, сначала позвоните. Клиент, который узнал о превышении от вас, обычно готов его обсуждать. Клиент, который нашёл его в счёте, обычно его оспаривает.

Счета за профессиональные услуги в ERPFlow

В ERPFlow нет таймера и табелей. Почасовая работа оплачивается так: в счёте вводятся ставка и количество, обычно из услуги, где хранятся ставка и налог. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже.

Пока что ведите учёт времени там, где вы вели его раньше, и вводите итоги вручную. Проект можно связать с клиентом, его предложениями и счетами, а в каждой карточке есть поле «Затрачено времени», куда вводятся часы и минуты; оно суммируется по проекту и по клиенту. Эта сумма не превращается в позиции счёта, и отчёта по сотрудникам нет.

Счёт из примера выше в ERPFlow можно выставить как есть. У каждой позиции своё количество, цена, необязательная скидка и налоговая ставка, поэтому позиции гонораров могут облагаться НДС, а позиция выплаты за клиента — нет. Сводку по времени можно добавить в карточку счёта Вложения, но письмо содержит только PDF счёта, поэтому сводку вы отправляете сами. Ежемесячные авансы можно вести регулярными счетами: они выставляют счёт клиенту по расписанию, но никогда не получают деньги.

В проектах нет ставок, бюджетов, расчёта затрат и рентабельности, а отчёта о незавершённой работе в ERPFlow нет. Расходы не связаны с клиентами и заказами, поэтому перевыставление — это позиция, которую вы вводите в счёт вручную.