Обновлено 6 ноября 2026 г.
Правила и данные из других источников проверены 6 ноября 2026 г.. Они меняются, поэтому перед использованием уточните их в первоисточнике.
Общая информация, а не налоговая или юридическая консультация. Правила зависят от вашей страны и вашей ситуации, поэтому всё, что имеет налоговые или юридические последствия, согласуйте со своим бухгалтером.
Уменьшение суммы снижает стоимость работы или долга, но оставляет остальное к получению, например выставление 8 часов из 10 отработанных. Списание убирает всю сумму, потому что вы её никогда не получите, например счёт клиенту, который обанкротился. Фирмы используют оба слова вольно, поэтому определите свои.
В чём разница между уменьшением суммы и списанием?
Разница между уменьшением суммы и списанием в том, остаётся ли что-нибудь. Уменьшение снижает сумму, а списание доводит её до нуля. Само слово обычно говорит меньше, чем момент времени: до счёта вы решаете, сколько выставить, а после него имеете дело с тем, что вам должны.
На практике фирмы, выставляющие часы, обычно называют «уменьшением» время, которое решили не выставлять, а «списанием» долг, от которого отказались. Бухгалтеры могут называть «списанием» и удаление части дебиторской задолженности. Договоритесь об одних значениях внутри фирмы и с бухгалтером.
Когда в цикле выставления счетов происходит то и другое?
То и другое происходит в разных точках цикла выставления счетов, и от точки зависят документы.
| Когда | Ситуация | Обычное название | Документ | Влияние на ваши цифры |
|---|---|---|---|---|
| До счёта | Отработано 10 часов, стоит выставить 8 | Уменьшение суммы за время | Нет. В счёте то, что вы выставляете | Выручка ниже, чем стоили часы |
| До счёта | Целую задачу нельзя выставить | Списание времени | Нет. Отметьте время как неоплачиваемое | То же, и время остаётся в ваших записях |
| После счёта | Цена позже снижена по соглашению | Уменьшение суммы счёта | Кредит-нота | Выручка и НДС с продаж уменьшаются |
| После счёта | Клиент не может или не хочет платить, и вы отказались | Списание долга | Внутренняя запись и заявление на льготу по НДС, если вы на неё имеете право | Выручка остаётся, появляется расход на безнадёжный долг |
Чаще всего путают две последние строки. Кредит-нота говорит, что выставленная сумма изменилась. Безнадёжный долг говорит, что сумма выставлена верно, а денег не будет. Если вы учитываете и невыставленную работу, уменьшение суммы за время сокращает её, и это видно в отчёте о незавершённой работе (WIP).
Разобранный пример: от часов до безнадёжного долга
Вот вымышленный пример, где все три случая в одной работе. Консалтинговая фирма записывает 40 часов по 100 €, начисляет НДС 20 %, и дело постепенно идёт не так.
| Этап | Без налога | НДС | Всего | Что вы делаете |
|---|---|---|---|---|
| Записано времени: 40 часов | 4 000,00 € | Пока ничего | ||
| Уменьшение до выставления: 5 часов | −500,00 € | Не включаете в счёт, отмечаете причину | ||
| Счёт: 35 часов | 3 500,00 € | 700,00 € | 4 200,00 € | Выставляете |
| Согласованное уменьшение после спора | −300,00 € | −60,00 € | −360,00 € | Выписываете кредит-ноту |
| Теперь должны | 3 200,00 € | 640,00 € | 3 840,00 € | |
| Получена частичная оплата | −1 666,67 € | −333,33 € | −2 000,00 € | Регистрируете платёж |
| Не оплачено, клиент неплатёжеспособен | 1 533,33 € | 306,67 € | 1 840,00 € | Списываете и рассматриваете льготу по НДС |
Из 4 000 € времени по стандартным ставкам фирма сначала выставила 87,5 %, после кредит-ноты 80 %, а получила 41,7 % без НДС. Это три отдельные проблемы с тремя отдельными решениями, и если свалить их в «скидки», ничему не научишься.
Если вы хотите, чтобы клиент увидел уступку из вежливости, это можно указать в строке:
Подготовка семинара: 10 часов по 100,00 €, уменьшено до 8 часов по договорённости для первого заказа.
Часы, уменьшенные из-за вашей собственной переделки, в счёте появляться не должны вовсе.
Уменьшает ли списание НДС, который вы должны?
Списание может уменьшить НДС, который вы должны, но только по правилам вашей страны. Статья 90 Директивы ЕС о НДС устанавливает, что налоговая база уменьшается при полной или частичной неоплате на условиях, определяемых каждым государством-членом, и позволяет государствам-членам отступать от этого правила при неоплате. Поэтому условия сильно различаются. Вот два проверенных нами примера:
| Где | Источник | Основные условия |
|---|---|---|
| Великобритания | HMRC VAT Notice 700/18 | НДС уже начислен и уплачен. Долг списан в вашем учёте НДС и перенесён на отдельный счёт безнадёжных долгов. Не продан и не передан факторингу. Не оплачен в течение 6 месяцев с более поздней из дат: срока оплаты и даты поставки. Заявление подаётся в течение 4 лет и 6 месяцев с той же даты |
| Эстония | Налогово-таможенный департамент Эстонии, Закон об НДС § 29¹ | Счёт, соответствующий требованиям, с заявленным НДС. Требование не передано, а покупатель не является связанной стороной. Прошло более 12 месяцев и не более 3 лет после срока оплаты. Списано после реальных попыток взыскания или потому, что взыскание обошлось бы дороже требования. Покупатель уведомлён письменно. Для крупных требований нужно решение суда |
Три момента повторяются. Льгота касается только НДС с неоплаченной части, в примере это 306,67 €. Льготу, как правило, возвращают, если деньги позже появятся, и это говорят и HMRC, и эстонский департамент. А клиенту, возможно, придётся вернуть НДС, который он принял к вычету.
Кредит-нота здесь не вариант. HMRC прямо говорит, что кредит-ноту нельзя выписывать только потому, что клиент не заплатил. В любой другой стране спросите бухгалтера до подачи заявления и заодно спросите о подоходном налоге, потому что вычитаемость безнадёжного долга — отдельный вопрос.
Как фирме принимать и фиксировать такие решения?
Фирме следует принимать решения об уменьшении и списании с назначенным утверждающим и каждый раз записывать причину, потому что причины и есть самое полезное. Достаточно короткого списка:
- Объём вырос без согласования
- Наша ошибка или переделка
- Уступка клиенту
- Спор с клиентом
- Безнадёжный долг
Пусть уменьшения утверждает ответственный за клиента, а всё, что выше заданной суммы, — ещё и второй человек. Через несколько месяцев, если постоянно повторяется «Наша ошибка», решение в самой работе, а если «Объём вырос» — в предложении. Прежде чем списывать долг, убедитесь, что вы действительно закончили взыскание: узнать, на каком этапе дело, помогут последовательность напоминаний и отчёт о дебиторской задолженности по срокам.
Как фиксировать уменьшения и неоплаченные счета в ERPFlow
В ERPFlow нет функции списания, статуса безнадёжного долга, расчёта льготы по НДС по безнадёжным долгам и документа «кредит-нота». Вот что можно сделать.
- До выставления: черновик счёта можно свободно редактировать. Уменьшите количество или воспользуйтесь скидкой в процентах в строке, она печатается в PDF.
- После выставления: счёт окончательный. Кнопки Аннулировать и Дублировать отменяют его и выставляют заново под новым номером, что решает исправление счёта целиком. Частичную кредит-ноту отдельным документом они не заменяют, поэтому она оформляется через вашу учётную систему.
- Долг, от которого вы отказались: счёт остаётся в статусе «Просрочен» или «Частично оплачен» и продолжает учитываться в карточках «К оплате» и «Просрочено» на Дэшборде. Осторожно с аннулированием только ради того, чтобы очистить список. Аннулирование отменяет счёт и убирает его из выручки по клиенту, а любое письмо по аннулированному счёту сообщает клиенту, что платить не нужно. Безнадёжный долг был настоящей продажей, поэтому сначала спросите бухгалтера.
- Клиент: кнопка В чёрный список в карточке клиента помечает его с вашей причиной. Она ничего не блокирует и предупреждает любого, кто собирается отправить ему предложение или счёт.
- Ваш бухгалтер: отразите списание и любую льготу по НДС в вашей учётной системе. Налоговая отчётность в ERPFlow строится по самим счетам, поэтому сообщите бухгалтеру обо всём, что оформлено вне него. Для него можно экспортировать счета в CSV.