Обновлено 6 ноября 2026 г.
Правила и данные из других источников проверены 6 ноября 2026 г.. Они меняются, поэтому перед использованием уточните их в первоисточнике.
Общая информация, а не налоговая или юридическая консультация. Правила зависят от вашей страны и вашей ситуации, поэтому всё, что имеет налоговые или юридические последствия, согласуйте со своим бухгалтером.
Предложение называет цену до начала работы. Счёт требует оплаты, когда работа согласована или выполнена, и обычно является налоговым документом. Квитанция подтверждает, что деньги получены. Они отмечают разные моменты одной продажи, и только в счёте обычно есть данные об НДС, которые нужны клиенту, чтобы вернуть налог.
В чём разница между предложением, счётом и квитанцией?
Разница между предложением, счётом и квитанцией в том, на какой вопрос отвечает каждый документ и что из этого следует.
| Предложение | Счёт | Квитанция | |
|---|---|---|---|
| На какой вопрос отвечает | Сколько это будет стоить? | Сколько вы должны и к какому сроку? | Вы заплатили? |
| Когда выдаётся | До работы | В согласованный момент выставления | Когда пришли деньги |
| Кто на него полагается | Клиент, принимающий решение | Бухгалтерия клиента и налоговый орган | Учёт клиента |
| Юридическое значение | Оферта, которую принятие обычно превращает в договор | Устанавливает, что причитается | Доказательство оплаты |
| Номер | Из собственной нумерации | Последовательный и уникальный, для НДС | Не требуется, если не служит упрощённым счётом |
| Влияние на НДС | Нет | Обычно фиксирует или порождает НДС | Само по себе нет |
| Может ли клиент вернуть по нему НДС? | Нет | Да, если счёт действителен | Только если соответствует правилам упрощённого счёта |
| Если с ним ошибка | Выставить заново до принятия | Исправить новым документом | Выдать новую |
Основная путаница возникает оттого, что их принимают за версии одного документа. Это не так. Предложение, перепечатанное под заголовком «СЧЁТ», обычно лишено половины того, что нужно счёту. Что именно должно измениться, разобрано в статье как преобразовать предложение в счёт.
Является ли предложение юридически обязывающим?
Предложение, как правило, обязывает после того, как клиент его принял, потому что принятая оферта обычно образует договор, а ориентировочная оценка, как правило, нет, потому что это лишь обоснованное предположение. Детали определяет национальное договорное право, и в некоторых странах оферту с указанным сроком действия нельзя отозвать до этой даты.
Поэтому называйте документ тем, чем он является. Если цена может измениться, напишите вверху «Оценка» и укажите, что может её изменить. Если вы берёте на себя обязательство, напишите «Предложение», укажите объём работ и срок действия, чтобы старую цену нельзя было принять через год.
Счёт и квитанция — это одно и то же?
Счёт и квитанция — не одно и то же: счёт требует денег, которые ещё не заплачены, а квитанция фиксирует деньги, которые уже получены. Счёт с пометкой об оплате, датой и суммой может выполнять обе роли, и многие малые компании так им и пользуются.
Пересечение, о котором стоит знать, — упрощённый счёт. Кассовый чек может служить документом для НДС при небольшой продаже, если в нём есть нужные данные.
- В ЕС страны обязаны разрешать упрощённый счёт до 100 €, с исключениями для некоторых трансграничных продаж. В нём должны быть как минимум дата выставления, ваши идентификационные данные, вид товаров или услуг, а также сумма НДС или сведения для её расчёта (статьи 220a и 226b Директивы по НДС).
- В Великобритании упрощённый счёт допускается, если поставка не превышает 250 £ и клиент согласен. В нём указываются ваше имя, адрес и номер плательщика НДС, момент поставки, описание, итог и ставка НДС (руководство HMRC по НДС, пункт 16.6.1).
Выше этих лимитов клиенту-компании для возврата НДС нужен полный счёт. Некоторые страны также требуют квитанцию при розничных или наличных продажах, иногда с зарегистрированной кассы, поэтому, если вы продаёте через прилавок, проверьте правила своей страны.
Где место оценкам, проформам и заказам на закупку?
Оценки, проформы и заказы на закупку располагаются вокруг трёх основных документов, и два из них регулярно принимают за счета.
| Документ | Что это | Чего избегать |
|---|---|---|
| Оценка | Ориентировочная цена, которая может измениться | Называть её предложением и оказаться связанным ею |
| Проформа-счёт (pro forma invoice) | Оферта в форме счёта, часто чтобы получить деньги до поставки | Считать налоговым документом. HMRC говорит, что он не подтверждает возврат НДС и должен быть помечен «this is not a VAT invoice» (пункт 17.3), а затем должен последовать настоящий счёт с НДС |
| Заказ на закупку | Собственный документ клиента с обязательством купить | Не указать его номер в вашем счёте |
| Накладная на доставку | Доказательство, что товары доставлены | Отправить её вместо счёта |
| Кредит-нота | Уменьшает или отменяет выставленный счёт | Править сам счёт |
| Акт сверки расчётов | Перечисляет открытые и оплаченные счета одного клиента | Ожидать, что он заменит счета |
Одна работа, все документы: разобранный пример
Вот вымышленный пример. Электрик меняет проводку в магазине за 2 000 € плюс 20 % НДС, 30 % оплачивается при принятии предложения.
| Дата | Документ | Без НДС | НДС | Итого | Клиент должен после этого |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 марта | Предложение QUO-2026-0031 | 2 000 € | 400 € | 2 400 € | 0 €: пока ничего |
| 6 марта | Счёт INV-2026-0107, предоплата 30 % | 600 € | 120 € | 720 € | 720 € |
| 7 марта | Квитанция на предоплату | 720 € | 0 € | ||
| 24 марта | Счёт INV-2026-0119, остаток 70 % | 1 400 € | 280 € | 1 680 € | 1 680 € |
| 30 марта | Квитанция на остаток | 1 680 € | 0 € |
Два счёта в сумме дают предложение: 600 € и 1 400 € без НДС, 120 € и 280 € НДС, 720 € и 1 680 € итого. Само предложение в учёт не попало. Оно зафиксировало договорённость, и в этом вся его задача. Как НДС применяется к предоплате, описано в статье счета на предоплату и окончательный платёж.
Если клиент просит квитанцию, достаточно такого текста:
Получено с благодарностью: 720,00 € 7 марта 2026 года банковским переводом в оплату счёта INV-2026-0107 от Bright Spark Electrical Ltd. Остаток по этому счёту: 0,00 €.
Путаница, которая вызывает настоящие проблемы
- Возврат НДС по предложению или проформе. У клиента нет действительного документа, и при проверке возврат могут отклонить.
- Одна нумерация для предложений и счетов. Отклонённые предложения оставляют пропуски в вашей нумерации счетов, и каждый придётся объяснять.
- Счёт на работу, которую не приняли. Он может создать обязательство по НДС по продаже, которой не будет, а чтобы отменить его, понадобится ещё один документ.
- Чек по карте как квитанция для НДС. Чек, где указана лишь уплаченная сумма, не называет НДС, поэтому не подтверждает возврат.
Предложения, счета и квитанции в ERPFlow
Предложения и счета в ERPFlow — отдельные документы, у каждого своя нумерация, например QUO-2026-0031 и INV-2026-0107. Преобразовать в счёт копирует предложение в новый черновик и связывает два документа. Предложение вы отмечаете принятым или отклонённым вручную, потому что клиенты не могут принять или подписать его онлайн.
В ERPFlow нет документа-квитанции и проформы. После регистрации платежа квитанцию заменяют две вещи. Повторная отправка оплаченного счёта по e-mail отправляет его со строкой о том, что он оплачен полностью, а в PDF частично оплаченного счёта напечатаны Оплачено и К оплате. В PDF полностью оплаченного счёта штамп об оплате не печатается, поэтому, если клиенту нужна официальная квитанция, составьте её по тексту выше.
Квитанции, которые вы получаете от поставщиков, относятся к расходу: к нему можно приложить файл или сфотографировать документ на телефон. ERPFlow не считывает цифры с изображения, поэтому вы вводите их сами.