Как выставлять счета за ежемесячный аванс (абонентскую плату)

Чтобы выставить счёт за ежемесячный аванс, каждый месяц в одну и ту же дату выставляйте счёт на согласованную сумму, указывайте покрываемый период и срок оплаты, предусмотренный соглашением. Работу вне аванса выставляйте отдельной строкой. Выставлять вперёд, чтобы платёж приходил до начала месяца, — более надёжная привычка.

Что должно быть в счёте за ежемесячный аванс?

В счёте за ежемесячный аванс должно быть всё, что в обычном счёте, плюс покрываемый период, соглашение, на котором он основан, и любые дополнения. Период — то, что чаще всего пропускают, а без него бухгалтерия клиента не может отнести счёт на нужный месяц.

Вот вымышленный пример: счёт от 25 марта за апрель от агентства, которое выставляет оплату вперёд.

Какой именно аванс вы выставляете?

Под «авансом» (retainer) понимают три разные схемы, и каждая выставляется по-своему. Маркетинговые агентства и консультанты чаще всего имеют в виду первые две. Юристы нередко подразумевают третью.

Деньги, хранимые на счёте, могут подпадать под правила о клиентских средствах, поэтому юридической фирме стоит уточнить у своего регулятора, прежде чем что-либо отсюда копировать. Если вы ещё выбираете между авансом и почасовой оплатой, см. почасовая оплата или аванс для консультантов.

Выставлять аванс вперёд или по итогам?

Выставлять аванс вперёд обычно лучше: деньги приходят до работы, а клиента, который перестал платить, можно приостановить, пока вы не потеряли много. Вот как выглядит каждый вариант для работы в декабре.

Счёт за аванс, датированный ноябрём за работу в декабре, в вашем учёте обычно относится к декабрю, а не к ноябрю. Скажите бухгалтеру, как вы выставляете счета, чтобы выручка попадала в нужный месяц.

Когда НДС подлежит уплате по счёту за аванс?

НДС по ежемесячному авансу, как правило, подлежит уплате период за периодом, а авансовый платёж приближает этот момент. Статья 64 Директивы по НДС считает услугу с последовательными платежами завершённой по окончании каждого периода, а статья 65 делает НДС подлежащим уплате при получении авансового платежа. Государства-члены могут отступать от этого по статье 66.

В Великобритании Notice 700 HMRC говорит, что у непрерывной поставки налоговый момент наступает каждый раз, когда вы выставляете счёт с НДС или получаете платёж, смотря что раньше (пункт 14.3). Поэтому счёт за аванс, выставленный 25 марта за апрель, попадает в декларацию, охватывающую 25 марта. Тот же пункт позволяет выставить один счёт с НДС, охватывающий до года регулярных платежей, с указанием суммы без НДС, срока оплаты, ставки НДС и НДС по каждому платежу. Это подходит клиенту, которому нужен один документ.

Как выставить часы сверх лимита или меньше него?

Часы сверх лимита или меньше него выставляются по правилу, согласованному заранее, а не определяемому каждый месяц заново. В правиле три части: сколько стоит дополнительный час, переносятся ли неиспользованные часы и когда перенесённые часы сгорают.

Вот вымышленный пример. Агентство берёт 2 000 € в месяц за 20 часов. Дополнительные часы стоят 110 €. Неиспользованные часы переносятся только на следующий месяц.

За квартал это 3 × 2 000 € + 220 €, то есть 6 220 € без НДС. При НДС 20 % клиент платит всего 7 464 €. Отправляйте с каждым счётом число часов, потому что клиент, который видит таблицу, не задаёт вопросов по строке.

Формулировка для соглашения:

Аванс: 2 000,00 € плюс НДС за календарный месяц, включая до 20 часов маркетинговой поддержки. Счёт выставляется 25-го числа предыдущего месяца и оплачивается до 1-го числа. Неиспользованные часы переносятся только на следующий месяц, затем сгорают. Часы сверх лимита стоят 110,00 € каждый и выставляются в следующем счёте. Любая из сторон может прекратить этот аванс, письменно уведомив за 30 дней.

Ошибки, из-за которых аванс «протекает»

• Строка с названием не того месяца. Шаблон, скопированный на следующий месяц с прошлым названием, вызывает вопросы, а вопрос задерживает оплату.
• Объём работ без границ. Если в соглашении не сказано, что в него не входит, внутри оказывается всё.
• Часы, которые никто не считает. Нельзя выставить сверх лимита то, что вы не записали, и нельзя защитить плату без подсчёта.
• Плата, которая никогда не меняется. Заложите в соглашение ежегодный пересмотр, а о том, как её повысить, читайте в статье о письмах о повышении ставок.
• Условия, опережающие работу. Net 30 для аванса, выставляемого вперёд, превращает его в выставление по итогам. Условия оплаты должны наступать к первому числу месяца.

Настройка счёта за ежемесячный аванс в ERPFlow

В ERPFlow регулярный счёт выставляет аванс по расписанию. Он выставляет счета и никогда не получает деньги: ничто не списывает с карты и не принимает платёж, поэтому клиент платит как обычно, а вы регистрируете платёж. Напоминания по просроченным счетам за аванс отправляются вручную.

Откройте один из счетов клиента и выберите Сделать регулярным или начните с раздела Счета → Регулярные. Выберите ежемесячную периодичность, первую дату и срок оплаты, затем выберите Отправлять каждому клиенту по e-mail или Создавать черновики, отправлю сам. Услуга с её ценой заполняет строку. Каждый запуск создаёт один обычный счёт на клиента с датой дня запуска, который принимает платежи и напоминания, как любой другой, и учитывается в месячном лимите счетов вашего тарифа.

Строки повторяются точь-в-точь, поля для месяца нет. Сформулируйте строку так, чтобы она оставалась верной, например «Ежемесячный аванс: услуги за календарный месяц, следующий за датой счёта», или используйте Создавать черновики и вводите месяц и дополнения в каждый черновик перед выставлением. Черновики — также способ добавить в счёт дополнительные позиции, поскольку пропорционального расчёта и тарификации по использованию нет. Клиент с двумя расписаниями получает два счёта, а не один общий.

В карточке в разделе «Проекты» есть поле «Затрачено времени», которое вводится в часах и минутах и суммируется по проекту и по клиенту, так что в нём можно держать ваш подсчёт относительно лимита. Это время не превращается в позиции счёта: часы оплачиваются так, что в счёте вводятся ставка и количество. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже.