Как составить счёт за бухгалтерские услуги

Счёт за бухгалтерские услуги называет юридическое лицо клиента и охваченный период, показывает каждую фиксированную плату, дополнительную работу и расход отдельной строкой и содержит НДС там, где он применяется. Привяжите каждую фиксированную плату к договору на оказание услуг, чтобы никому не приходилось спрашивать, за что эта сумма.

Что должно быть в счёте бухгалтера?

Счёт бухгалтера должен прежде всего отвечать обычным требованиям к счетам, а затем отвечать на вопросы, которые клиенты бухгалтера действительно задают. В ЕС статья 226 Директивы о НДС устанавливает обязательные сведения, а руководство о реквизитах счёта с НДС разбирает их по одному. Вот что они значат для бухгалтерской работы.

Разобранный пример: счёт за один месяц

Вот вымышленный пример. Бухгалтерская практика выставляет небольшой компании в апреле счёт за работу марта с НДС 20 %.

Итог — 672,00 € плюс 134,40 € плюс 15,00 €. Клиент за десять секунд видит, что регулярное, а что дополнительное, и в строке дополнительной работы сказано, кто её согласовал. Именно эту строку чаще всего оспаривают, поэтому в ней больше всего слов.

Как описывать бухгалтерскую работу в счёте?

Описывайте бухгалтерскую работу, называя услугу, период и соглашение, на которое она опирается. «Профессиональные услуги: 2 400 €» — строка, из-за которой клиент звонит.

Для платы за закрытие года достаточно такой формулировки:

Подготовка годовой отчётности и декларации по налогу на прибыль корпораций за год, закончившийся 31 декабря 2025. Фиксированная плата по договору на оказание услуг от 12 января 2026.

Следите за описаниями, которые пересекаются. Памятка ICAEW о сведениях о гонораре приводит пример клиента, который заплатил за «подготовку отчётности», позже увидел «окончательную доработку отчётности» за тот же период и решил, что с него взяли дважды. Если два счёта касаются одного периода, укажите, чем отличается второй.

Члены ICAEW обязаны также предоставить расшифровку гонорара, если клиент её попросит, с достаточной детализацией, чтобы клиент понял, как рассчитан гонорар. Ясные строки делают такую просьбу менее вероятной и облегчают ответ на неё.

Какие расходы считаются расходами за клиента в счёте бухгалтера?

Расход является транзитным платежом для целей НДС, только если вы оплатили его как агент клиента и перевыставляете точную сумму, и это более узкая проверка, чем думает большинство практик. Условия перечислены в HMRC VAT Notice 700, раздел 25, а основание в ЕС — статья 79 Директивы о НДС.

• Скорее всего подходит: регистрационный сбор, который должен клиент и который вы оплатили за него с его полномочиями и перевыставили по себестоимости.
• Вряд ли подходит: ваши собственные поездки, почта и телефон. HMRC указывает, что эта проверка обычно их исключает. Они входят в ваш гонорар, с НДС.
• Сначала проверьте: подписку на программу, которую вы оформили и перевыставляете. Если поставщик выставляет счёт вам, это обычно говорит, что она часть вашей собственной поставки.

Проверка полностью разобрана в руководстве о НДС с возмещаемых расходов и транзитных платежей. Если вы не уверены, спросите, прежде чем исключать расход, потому что если не включить его в сумму НДС, когда он не подходит, это ошибка по НДС в вашем счёте.

Как выставить счёт бухгалтерскому клиенту из другой страны?

Бухгалтерскому клиенту в другой стране ЕС обычно выставляют счёт без НДС по правилу обратного начисления, если клиент — бизнес. Услуги бизнесу, как правило, поставляются там, где учреждён клиент (статья 44), НДС начисляет клиент (статья 196), а в вашем счёте должно быть указано «Reverse charge» (статья 226(11a)). Это официальная английская формулировка из директивы, её нужно оставить на английском, рядом можно пояснить по-русски: обратное начисление НДС.

С частными клиентами иначе. Услуги бухгалтеров частному лицу, проживающему за пределами ЕС, поставляются там, где это лицо проживает (статья 59(c)). Подробнее об этом рассказывают руководства о выставлении счетов клиентам из ЕС и о формулировке об обратном начислении.

Какие ошибки вызывают вопросы к бухгалтерским счетам

• Счёт адресован директору, а не компании. Тогда у компании на руках счёт на чужое имя.
• Один счёт на группу. Каждому лицу нужен свой, иначе ни одно из них не сможет привязать расход к своим книгам.
• Платежи в счёт будущих услуг без счетов. ICAEW предупреждает, что постоянные поручения могут заставить клиентов считать, что платежи покрывают всё. Укажите, что они покрывают, и будьте готовы сверять гонорары с платежами.
• Дополнительные работы без ссылки на согласование. «Дополнительная работа: 400 €» приглашает к спору. Дата и письмо решают дело.
• Фиксированная плата без периода. «Ежемесячная плата» может относиться к любому месяцу. Назовите его.

Что покрывает плата, относится к разделу о гонорарах в договоре на оказание услуг, а счёту достаточно ссылаться на него.

Выставление счетов бухгалтерским клиентам в ERPFlow

ERPFlow ведёт практику, а не книги ваших клиентов. Страница о бухгалтерских практиках описывает, где проходит эта граница: двойной записи, банковской ленты и обязательной отчётности нет.

• Гонорары: заведите каждый как услугу с ценой. Выберите её в строке, затем перепишите описание, добавив период и дату договора.
• Счета: счёт принимает налоговую ставку на каждую строку, печатается на языке клиента и фиксируется при выставлении, включая данные клиента. Поле Номер заказа хранит заказ клиента, а Заметки печатаются в PDF.
• Ежемесячные гонорары: регулярный счёт выставляет их по расписанию с одинаковыми строками при каждом запуске. Выберите Создавать черновики, отправлю сам, если хотите добавить месяц или дополнительную работу до выставления. Он выставляет, но никогда не взыскивает, поэтому платежи вносятся вручную.
• НДС: вы настраиваете собственные налоговые ставки, включая тип «Обратный налог», и выбираете одну на строку. ERPFlow не подбирает ставку по стране клиента и не проверяет номера плательщиков НДС в VIES, поэтому прочтите PDF на предмет формулировки, которую требует ваш налоговый орган, и добавьте недостающее в Заметки.

Документа «кредит-нота» нет. Выставленный счёт исправляют кнопками Аннулировать и Дублировать, которые дают новый черновик, который вы исправляете и выставляете под новым номером.